@GestionaFácil
Organizar las tareas diarias en las áreas de comercial y operaciones es fundamental para maximizar la eficiencia y lograr los objetivos del negocio.

A continuación, le presentamos algunas estrategias que puede implementar:

Área comercial

Establecer metas claras y medibles: Definir objetivos específicos, como el número de llamadas a realizar, prospectos a contactar o ventas a cerrar. Priorizar las tareas: Identificar las actividades más importantes y urgentes y dedicarles mayor tiempo. Usar la Matriz de Eisenhower. Utilizar herramientas de gestión: Implementar un CRM (Customer Relationship Management) para gestionar la información de los clientes, programar llamadas y realizar seguimientos. Dedicar tiempo a la prospección: Invertir tiempo en buscar nuevos clientes y generar oportunidades de negocio. Optimizar la comunicación: Utilizar herramientas de comunicación eficientes, como el correo electrónico o las redes sociales, para mantener un contacto fluido con los clientes.

Área de operaciones

Crear listas de tareas: Elaborar listas detalladas de las actividades diarias, semanales y mensuales. Establecer rutinas: Definir horarios y rutinas de trabajo para mantener la organización y la disciplina. Delegar tareas: Identificar las tareas que pueden ser delegadas a otros miembros del equipo para liberar tiempo y concentrarse en actividades de mayor valor agregado. Optimizar procesos: Analizar los procesos existentes y buscar formas de simplificarlos y automatizarlos. Controlar el inventario: Realizar un seguimiento exhaustivo del inventario para evitar faltantes y sobre-stocks.

Consejos adicionales para aumentar la productividad:

— Establecer horarios de trabajo: Definir claramente los horarios de inicio y finalización de la jornada laboral.
— Tomar descansos cortos: Realizar pausas cortas durante la jornada laboral para recargar energías.
— Evitar las distracciones: Minimizar las interrupciones y concentrarse en una tarea a la vez.
— Medir los resultados: Realizar un seguimiento regular de los resultados obtenidos para identificar áreas de mejora.
— Formarse y capacitarse: Invertir en la formación continua para adquirir nuevas habilidades y conocimientos.

Herramientas útiles:

Existen diversas herramientas digitales que pueden ayudar a organizar las tareas y aumentar la productividad, como:

Calendarios digitales: Google Calendar, Outlook Aplicaciones de gestión de tareas: Trello, Asana, Todoist CRM: Salesforce, HubSpot, Platzilla Hojas de cálculo: Google Sheets, Excel

¡Hola! Gracias por las sugerencias. Estamos evaluando los cambios que haremos, tomando como claves los sugeridos por @Congruencia en su respuesta. Esperamos aplicarlos de inmediato. Saludos.

Hola, @roberto-manzano | Espero que ya estés resolviendo el problema que planteaste. Un problema similar tuvo un cliente hace tiempo.

Te paso una solución “completa”. No es inmediata, pero funciona en el mediano plazo y resuelve para siempre ese tipo de problema.

Implementar un sistema de gestión de pedidos (ERP): Un sistema ERP puede ayudarte a seguir y gestionar todos los pedidos de manera eficiente, desde la recepción hasta la entrega.

Capacitación del personal: Asegúrate de que tu equipo esté capacitado para manejar el sistema de pedidos y para ofrecer un servicio de atención al cliente excepcional.

Mejora de la comunicación interna: Establecer canales de comunicación efectivos para que todos los departamentos estén al tanto de los pedidos y los cambios en tiempo real.

Evaluación de procesos: Analiza y evalúa tus procesos actuales para identificar cuellos de botella y áreas de mejora.

Implementar políticas de garantía y devolución: Establecer políticas claras y justas para la garantía y el reembolso que te ayuden a construir confianza con tus clientes.

Atención al cliente activa: Mantener una comunicación proactiva con los clientes, informándoles sobre el estado de sus pedidos y cualquier retraso o cambio. La transparencia es un valor esencial.

Recolección de feedback: Solicita y analiza el feedback de tus clientes regularmente para entender mejor sus necesidades y cómo puedes mejorar.

Marketing y comunicación: Trabaja en una estrategia de marketing que refleje los valores y la calidad de «Todo Ruedas», y comunica tus esfuerzos de mejora a tus clientes y la comunidad.

Establecer metas y KPI: Define metas claras y claves de rendimiento (KPI) para medir el éxito de tus esfuerzos de mejora. En este punto, te recomiendo indagar sobre el método OKR.

Continuar la innovación: Busca maneras de innovar en tus procesos y productos para mantenerte competitivo y satisfacer las demandas del mercado.

Recuerda que la clave es la implementación de cambios sistemáticos y la adaptación continua a las necesidades de tus clientes y del entorno.

@ross-esteves Para complementar lo indicado por @Desempeño, te dejo los pasos comunes para poner orden, asumiendo que cuentas con recursos para tal fin.

Sistema de Gestión de Inventarios (SGI):
Implementa un sistema de gestión de inventarios que permita llevar un registro detallado de todos los productos en cada ubicación. Este sistema debe incluir: Inventario en tiempo real: Actualización automática de los niveles de inventario. Alertas de reabastecimiento: Notificaciones cuando los niveles de inventario caen por debajo de ciertos umbrales. Historial de movimientos: Registro de todas las entradas y salidas de productos. Procedimientos Estándar de Operación:
Establece procedimientos estándar para la gestión de inventarios, incluyendo: Recepción de productos: Verificación de cantidades y calidad al recibir mercancía. Almacenamiento: Ubicación específica para cada tipo de producto. Rotación de inventario: Métodos como FIFO (First In, First Out) para asegurar que los productos más antiguos se vendan primero. Transferencias entre tiendas: Procedimientos claros para la transferencia de productos entre la tienda principal y las sucursales.

Capacitación del Personal:
Capacita a tu personal en el uso del sistema de gestión de inventarios y en los procedimientos estándar. Asegúrate de que todos entiendan la importancia de seguir estos procedimientos y cómo hacerlo correctamente.

Auditorías Regulares:
Realiza auditorías periódicas del inventario para verificar la precisión de los registros. Esto puede incluir:

Inventarios físicos: Conteo manual de productos en almacén. Reconciliaciones*: Comparación de los registros del sistema con los conteos físicos.

Tecnología de Código de Barras o RFID:
Implementa tecnología de código de barras o RFID para facilitar el seguimiento de productos. Esto puede mejorar la precisión y eficiencia del control de inventarios.

Responsabilidad y Rendición de Cuentas
Asigna responsabilidades claras para la gestión de inventarios y establece mecanismos de rendición de cuentas. Esto puede incluir:

Responsables de inventario: Personas específicas encargadas de la gestión de inventarios en cada tienda. Evaluaciones de desempeño: Revisión regular del desempeño de los responsables de inventario.

Implementar estas estrategias te ayudará a mejorar el control del inventario, reducir el desorden y el descontrol, así como optimizar la gestión en todas las ubicaciones.

@jean-spinetti Hola
Jean puedes empezar a gestionar y ordenar los procesos de de la empresa sin la necesidad de invertir recursos financieros.

Te sugiero abordar los problemas organizativos de inmediato para evitar que el caos afecte negativamente a la productividad y las ventas de madera.

Podrías enfocarte en los siguientes aspectos sin necesidad de inversión financiera inmediata:
Por ejemplo:

Redefine los Roles y Responsabilidades de tu equipo de trabajo:

Clarifica los roles y responsabilidades de cada empleado para reducir confusiones y duplicaciones de trabajo.

Mejora la Comunicación Interna:

Establece reuniones regulares y utiliza herramientas gratuitas para mejorar la comunicación y coordinación.

Optimiza los Procesos Existentes:

Revisa y documenta los procesos actuales, buscando formas de simplificarlos y eliminar pasos innecesarios.

Y, lo otro que debes estar claro en implementar los procesos, ya los tienes bien definidos?

Porque, en tal caso, implica que debes monitorear y evaluar los procesos de forma continua para identificar áreas de mejora.

Implementa Herramientas de Gestión Gratuitas:

Usa herramientas gratuitas para gestionar proyectos y tareas, manteniendo a todos informados y organizados.

Fomenta la Cultura de Colaboración:

Incentiva a los empleados a compartir ideas para mejorar la eficiencia y resolver problemas organizativos juntos.

Capacitación Interna:

Realiza sesiones de capacitación interna donde empleados más experimentados compartan sus conocimientos y mejores prácticas con el resto del equipo.

Estas acciones pueden mejorar la organización y eficiencia sin necesidad de inversión financiera, y te prepara para una mejor situación económica en el futuro.