Feliz tarde, @maría-josé,

Una cosa que muchas veces se olvida al hablar de presupuestos es el factor humano. Es decir: el presupuesto no lo ejecuta una hoja de Excel, lo hace tu equipo. Y si no hay claridad sobre quién gestiona qué parte del gasto, el caos se multiplica.

Mi sugerencia es que definas roles presupuestarios claros: quién aprueba compras, quién hace seguimiento, quién reporta desvíos. Incluso si eres una empresa pequeña, esa definición evita malentendidos y te ayuda a crecer de forma ordenada.

Y, si aún no lo tienes, este puede ser el momento perfecto para armar un pequeño manual de procesos financieros, ¡no tiene que ser formal ni largo! Solo algo que dé estructura a lo que hoy es improvisado.

Créeme, eso te va a dar oxígeno.

Hola, Josefina

Qué bueno que estés enfocada en eliminar el retrabajo.

Desde mi experiencia, una de las claves está en cómo trabajamos como equipo, más que en los procesos en sí.

¿Tienen roles claros?
¿Cada quién sabe qué se espera de él o ella en cada fase del proceso?

Lo que recomiendo es construir —si aún no lo tienen— un manual de procesos con responsabilidades definidas, y validarlo con el equipo.

También, ayuda mucho realizar simulacros o auditorías internas: pides a alguien externo (o de otra área) que intente seguir un procedimiento. Si no lo logra sin ayuda, es señal de que hay algo que corregir.

Y no olvides algo clave: la comunicación interna constante. A veces el retrabajo se da porque la info no fluye, o porque los equipos no saben cuándo algo cambió.

Reuniones cortas al inicio del día ayudan muchísimo.

¡Mucho éxito con los ajustes!

Buen dia
El caos operativo muchas veces nace por falta de estructura, no de talento.

Antes de pensar en crecer, puedes documentar lo que ya haces.

Un pequeño manual de operaciones aunque sea en Google Docs:

1. ¿Quién hace qué?
2. ¿Cómo se hace ?
3. ¿Qué herramientas usa?

Puede ahorrarte horas de desgaste. Y si cada nuevo integrante entra sabiendo las reglas del juego, ganas tiempo y paz mental.

La claridad en los roles evita microgestión.

Si todo termina en manos del empresario es porque no se sabe bien quién debe encargarse de qué, o no se confía en que lo harán bien. Eso se corrige con procesos claros y feedback frecuente, no con más control.

Algo que no siempre se dice: no todo se delega al principio, pero sí se puede preparar el terreno desde ya. Se puede empezar con lo repetitivo, lo que no necesita decisiones complejas. De a poco vas soltando el resto.

Hola @apereira

Como lo indica Avance separar los costos en categorías claras ayuda a ver tu empresa con claridad.

Te sugiere que, más allá de dividir en “producción” y “otros gastos”, analiza la frecuencia de cada gasto.

De esa forma, puedes planificar pagos mensuales o trimestrales, asignando en cada período un presupuesto específico.

También, establecer un orden de prioridad (de producción o soporte) permitirá tomar decisiones que no comprometan el crecimiento de tu negocio ni la eficiencia de tu equipo.

Con una estructura bien planificada, lograrás ver los resultados reflejados en la rentabilidad y la cohesión operativa.

¡Hola!

Me encantó esta conversación porque conecta con uno de los grandes desafíos que veo en muchas organizaciones: saber cómo se sienten realmente los equipos… sin esperar a que “exploten” los problemas.

Quiero sumar un punto muy concreto desde la gestión interna: usa la encuesta, también, como oportunidad para detectar desajustes en roles y procesos.

Un par de preguntas útiles podrían ser:

1. ¿Sientes que tu rol está claramente definido y sabes qué se espera de ti cada semana?

2. ¿Qué tareas haces frecuentemente que crees que no te corresponden (o que no suman valor)?

Estas preguntas te ayudan a detectar “zonas grises” en la estructura organizativa. Muchas veces los problemas de clima vienen más por confusión y sobrecarga que por malas intenciones.

Otro consejo: Si detectas áreas con baja claridad o insatisfacción, no asumas, conversa. Un pequeño focus group o entrevista después de la encuesta puede revelar cosas que los formularios no captan del todo.

Y, sobre todo, no tengas miedo a los resultados. A veces incomodan, pero son un regalo si los tomas con mentalidad de mejora.

¡Vamos adelante con esas encuestas inteligentes y bien gestionadas!

Hola a todos...
Cuando se gestiona un equipo, la herramienta que usamos también influye en la coordinación y flujo de trabajo.
Con el plan gratuito, los colaboradores pueden experimentar con ChatGPT y aprender a usarlo sin riesgo ni inversión inicial.

Pero, si la organización empieza a integrar la IA en procesos formales
como:

1. Elaboración de manuales
2. Redacción de políticas
3. Soporte de comunicación interna, el plan de pago aporta estabilidad y continuidad.

Además, evita los cuellos de botella que se generan cuando varios miembros del equipo dependen de una herramienta que, en horas pico, puede ralentizarse o bloquearse.

Mi recomendación: iniciar con el gratuito para capacitar al equipo, y migrar al Plus cuando la herramienta se convierta en parte estructural del trabajo diario.

Saludos Cordiales @josefinav

Te comento el caso de un laboratorio geológico que gestionaba a 55 personas bajo la dirección de un gerente y un equipo estructurado: un líder por disciplina, y, con una persona dedicada exclusivamente a la gestión del personal, un analista mayor de administración que controlaba aspectos administrativos como vacaciones, asistencias y procura, en sí se tenía un sistema robusto para reducir la carga en la gestión de RRHH.

Al delegar ciertas responsabilidades, particularmente en el analista de administración, el porcentaje de la dedicación a la gestión del personal se vio reducida considerablemente.

Esto, sumado a que cada departamento tenía su propio supervisor para asignar y seguir proyectos, significó que la operativa diaria estaba en gran medida descentralizada.

En este caso la dedicación por parte del gerente en la gestión del equipo del laboratorio geológico se enfocaba a revisar lo que cada líder tenía, según un plan mensual, ajustando los que se debía mejorar.

En sí se debe tener un seguimiento y control de todos los involucrados, para que al final el porcentaje del tiempo tuyo dedicado a la gestión del equipo baje.

Sin embargo, si el porcentaje de tiempo dedicado sigue siendo alto, podría ser porque aún te encuentras involucrado en decisiones o tareas que podrían ser completamente delegadas o porque la estructura de reporte no es lo suficientemente clara, lo que genera duplicidad en el trabajo.

Recuerda con una buena estructura del personal asumiendo "la persona correcta en el puesto correcto", la dedicación debería disminuir, y podría optimizarse aún más revisando los flujos de trabajo y la comunicación entre los diferentes roles de tu empresa.
Saludos...

Cordial saludo Colegas
@nathalymps, una parte que muchas veces se pasa por alto es el equipo de trabajo.
La experiencia del cliente depende en gran medida de cómo tu personal atiende, se comunica y transmite confianza.
Si estás pensando en cobrar un precio más alto, tu equipo debe estar alineado con esa propuesta de valor.
**Eso significa capacitarlos para brindar un servicio más cercano, eficiente y consistente. También ayuda definir roles claros:

1.Quién recibe al cliente.
2. Quién gestiona reclamaciones.
3. Quién da seguimiento después de la compra.

Cuando todo fluye de manera organizada, el cliente lo percibe. Esa coherencia interna se traduce en confianza externa y justifica por qué tu negocio cobra más que la competencia.

¡Hola @trinidad y comunidad!

Algo que quiero sumar a la conversación es el valor de revisar la estructura de trabajo y roles definidos. En mi experiencia, cuando hay ausentismo creciente en equipos que antes eran estables, a menudo hay confusión interna sobre responsabilidades, límites y expectativas.

¿Qué recomiendo hacer?:

1. Revisa si los roles están claros (¿cada uno sabe lo que se espera de él?)
2. Evalúa si hay tareas que no están asignadas oficialmente pero que alguien está “cargando solo”
3. Ajusta procesos si detectas cuellos de botella o doble carga

Muchas veces los equipos se sobrecargan en silencio, y eso termina afectando su bienestar y asistencia. También, sugiero tener una mini-rutina de feedback semanal, aunque sea de 15 minutos por equipo. No solo para ver tareas, sino cómo se sienten con lo que están haciendo.

Organizar no es solo poner reglas, es diseñar el ambiente donde todos puedan rendir sin agotarse. Y eso reduce faltas, te lo aseguro.

Hola a todos...
"¡Qué buen tema!

La empatía, más allá de ser una habilidad, es casi un 'superpoder' en ventas.

¿Cómo lograr que tu equipo la adopte como un valor del negocio?

Primero, hay que empezar por el ejemplo.

Si tus líderes muestran empatía, los demás van a seguir.

Además, capacita a tu equipo, no solo en habilidades técnicas, sino en cómo escuchar activamente al cliente. Usa role-playing, crea escenarios reales y reconoce públicamente cuando se haga bien.

Eso, amigo, es lo que convierte a un cliente satisfecho en uno fiel.

Con respecto al role-palying:

Es una técnica de aprendizaje práctica que consiste en simular situaciones reales para que los participantes asuman distintos roles y pongan en práctica habilidades o comportamientos.

En el contexto de ventas, por ejemplo, los vendedores pueden representar el papel de un cliente difícil mientras otro actúa como el vendedor que busca resolver el problema.

Esta dinámica permite que el equipo desarrolle habilidades de comunicación, empatía y resolución de conflictos en un entorno seguro antes de aplicarlas en situaciones reales.

El objetivo es mejorar la respuesta en escenarios reales, fortaleciendo la confianza del equipo y permitiéndoles encontrar soluciones más creativas.

Además, fomenta la autocrítica y el aprendizaje colaborativo, lo que resulta en un equipo más preparado para enfrentar desafíos cotidianos.

¡Empatía en acción!"

Buen dia
Colegas
Me gusta pensar que una Empresa B no solo transforma su entorno externo, sino también su dinámica interna. Para llegar a ese nivel de compromiso social y ambiental, es necesario contar con equipos alineados, roles claros y una comunicación transparente.

El propósito debe sentirse en cada área: desde operaciones hasta talento humano.
Si los colaboradores no entienden cómo contribuyen a ese propósito, la certificación se convierte en un simple distintivo, no en una cultura viva.

Por eso, gestionar bien los procesos internos, documentar y fomentar la participación son pasos fundamentales para mantener la coherencia y hacer que el “equilibrio entre ganancias y propósito” sea realmente sostenible.

Buen dia
@nathalymps 😊
Desde la gestión de equipos y procesos, hay un aspecto que muchas veces pasa desapercibido: el valor del servicio también se transmite internamente.
Si tus instructoras o tu equipo perciben las clases como algo recreativo y no como una experiencia profesional y transformadora, esa percepción se filtra al cliente.

Mi sugerencia es trabajar primero desde adentro:

Crea un pequeño manual con la filosofía del estudio y cómo debe comunicarse el valor del Pole Dance.

Define roles claros y un estándar de servicio (desde cómo se da la bienvenida hasta cómo se celebran los logros de las alumnas).

Capacita al equipo en atención y comunicación emocional con las clientas.

Cuando el equipo cree en el propósito y lo transmite de forma coherente, la percepción externa cambia automáticamente. Esa cohesión interna es la base para justificar un precio más alto sin resistencia.

Carlos
Saludos
Algo que a menudo se pasa por alto en estos casos es la gestión interna. El flujo de caja también se ve afectado por cómo trabaja tu equipo y cómo fluyen las decisiones.
Si no hay claridad sobre quién autoriza compras, cómo se priorizan los gastos o cuándo se programan pagos, el dinero se va sin control.
Te recomiendo revisar los procesos de aprobación y control interno:

1. Define roles claros para gastos y pagos.

2. Establece un flujo simple pero ordenado de información financiera.

3. Asegúrate de que todos comprendan cómo sus decisiones afectan la caja.

Cuando hay orden en los procesos, el flujo de caja mejora naturalmente, porque cada gasto pasa por un filtro consciente. No todo es vender más o gastar menos; también es gestionar mejor desde adentro.

Un saludo cordial...
Un comentario desde gestión interna: las herramientas no arreglan problemas de organización, más bien los exponen. Si implementas digitalización sin orden, generas doble trabajo. ¿La clave? Procesos primero, herramientas después.

Antes de instalar un CRM o Trello, define:

• Quién hace qué (roles claros)

• Cómo se hace (procedimientos simples)

• Cuándo se revisa (rituales de trabajo)

Sin esto, el equipo ve las herramientas como vigilancia o “más trabajo”.

Pero, cuando lo combinas con un sistema simple:

• Reunión de 15 min semanal

• Documentación ligera

• Manual “mínimo viable”

… la productividad sube sin resistencia. La herramienta ayuda, pero la gestión ordena.

Saludos a todos...

Lo peor que puede pasar en un negocio con buena energía, como el tuyo, es funcionar a puro instinto. Te falta método, no ganas. Para aclarar si vas bien, organiza el negocio en 5 sistemas mínimos, incluso si eres emprendedora sola:

Sistema de ventas → cómo entran los clientes cada semana

Sistema de precios y cotización → reglas claras para no improvisar

Sistema operativo → pasos repetibles por servicio o producto

Sistema financiero → control de caja + pagos + reservas

Sistema de seguimiento → metas con revisión semanal

Cuando el negocio tiene sistema, deja de sentir caos y empieza a mostrar progreso. No es suerte, es orden.

Si este proyecto web lo van a desarrollar dentro de la empresa, mi consejo es organizarlo como un mini proyecto profesional, porque si no se define bien quién hace qué, termina siendo un dolor de cabeza que nunca se publica.

Crea una lista simple de responsabilidades:

Y clave: define un proceso de actualización trimestral. Si la web se queda igual tres años, se vuelve obsoleta.

Hola, a todos...
La adopción de IA no es técnica, es cultural. El error frecuente es meter herramientas sin preparar a las personas. Antes de implementar IA, hay que fortalecer estos tres pilares:

Claridad de roles: dejar por escrito qué sigue siendo responsabilidad humana y qué apoya la IA.

Protocolos de colaboración humano–IA: cómo se revisa, aprueba y entrega el trabajo generado con IA.

Capacitación continua: no basta con enseñar prompts; hay que enseñar criterio profesional para validar resultados.

Si haces esto, la IA no reemplaza el trabajo del equipo: lo profesionaliza. Y un equipo que se siente competente no teme a la tecnología, la adopta.

Cuando una empresa llega a 35 empleados, como en tu caso, ya no puedes depender del “control por presencia”. Necesitas estructura mínima que permita autonomía. Antes de delegar, define estas 4 cosas en tu equipo:

Roles claros – que nadie dude qué le toca y qué no.

Autoridad definida – qué decisiones puede tomar cada cargo sin pedir permiso.

Flujos de trabajo simples – paso a paso documentado para tareas clave.

Canales de comunicación – cuándo se informa, cómo y por dónde.

Si omites esto, delegar se vuelve caos y terminarás microgestionando para apagar incendios.

La mejor forma de garantizar calidad no es revisar todo, sino diseñar un sistema que funcione sin ti.

¡Hola, participantes del foro de Gestionar Fácil!

Desde la perspectiva de gestión, la IA solo funciona si los procesos y roles están claros. No sirve de nada automatizar tareas si los responsables de revisarlas no saben qué esperar de la tecnología.

Mi recomendación: antes de implementar IA, documenta bien los procesos actuales, define responsabilidades y comunica a todos cómo la IA interactuará con su trabajo.

Esto evita confusiones, resistencia y errores, y permite que la adopción sea mucho más fluida y segura.

Hola TQM. Si vas a organizar o participar en esta micro feria, mi consejo es tener todo bien estructurado: define roles claros si participas con otros emprendedores (quién monta, quién atiende, quién gestiona pagos) y establece un pequeño manual de procedimientos para el día del evento.

Esto evita confusiones y estrés innecesario.

Además, considera preparar un plan de contingencia: por ejemplo, si hay cambios de clima, problemas de transporte o falta de stock, que cada quien sepa exactamente qué hacer.

Así tu feria será profesional, incluso si es “micro”.