Trabajar con presupuestos

María José

Saludos. En otros momentos me han dado consejos interesantes, por lo que quiero preguntarles sobre cómo incorporar el trabajo con presupuestos en la empresa. El caso es que hay desorden y caos en los gastos, poca previsión y planificación. En fin, qué implica trabajar con presupuestos?

Golfredo

Hola, @maría-josé | Implementar un sistema de presupuestos en una empresa es como crear un «mapa de ruta» financiero. Este mapa te indica dónde estás, a dónde quieres ir y qué recursos necesitas para llegar allí.

Creo que es importante desglosar algunos puntos.

1_ Beneficios de trabajar con presupuestos:

Orden y control: Establece límites de gastos y ayuda a controlar el flujo de efectivo.
Planificación: Permite anticipar gastos futuros y tomar decisiones más informadas.
Mejora en la toma de decisiones: Facilita la evaluación de proyectos y oportunidades de inversión.
Aumento de la eficiencia: Identifica áreas donde se pueden reducir costos y optimizar recursos.
Mayor claridad: Proporciona una visión clara de la situación financiera de la empresa.

2_ Pasos para implementar un sistema de presupuestos:

Definir objetivos: Establecer metas claras y medibles para la empresa. Es necesario definir el período. Puedes trabajar con un presupuesto mensual, trimestral, semestral o, en casos excepcionales, un presupuesto anual.
Identificar ingresos y gastos: Hacer un inventario detallado de todos los ingresos y gastos.
Crear categorías o partidas: Agrupar los gastos en categorías (sueldos, materiales, marketing, etc.).
Establecer límites: Asignar un presupuesto a cada categoría. Este punto es esencial. Debes estimar o asignar los montos por partida y fijar criterios para permitir sobrepasar los mismos.
Monitorear y ajustar: Comparar los gastos reales con el presupuesto y hacer ajustes si es necesario.
Comunicar: Involucrar a todo el equipo en el proceso de presupuestación.

3_ Algunas claves para iniciar con presupuestos son estas:

Comienza por lo básico: No es necesario implementar un sistema de presupuestos extremadamente complejo desde el principio.
Utiliza herramientas tecnológicas: Existen software y aplicaciones que pueden facilitar la gestión de presupuestos.
Sé flexible: Los presupuestos son herramientas dinámicas y deben ajustarse según las necesidades del negocio.
Busca asesoría: Si lo necesitas, consulta a un contador o asesor financiero.

Dos preguntas para que reflexiones:

¿Qué tipo de presupuesto es más adecuado para mi empresa? (por ejemplo, presupuesto estático, flexible, incremental)
¿Qué indicadores financieros debo monitorear?

Ghelly

@maría-josé, ¡Hola!

Complementando lo que mencionó @Golfredo, es importante que al implementar el presupuesto en el negocio te enfoques en la disciplina del seguimiento. Además de establecer los límites y controlar tus ingresos y gastos, también es crucial monitorear constantemente cómo va evolucionando tu presupuesto en comparación con la realidad. Esto te permitirá hacer ajustes rápidamente si ves que algún costo o gasto se está saliendo de control.

También te sugiero que, tal como lo señala @Golfredo, comiences de forma simple, priorizando las áreas donde hay más desorden, y luego expandas a otros aspectos de la empresa conforme avances.

Recuerda que el presupuesto es una herramienta flexible, no algo rígido, y debe adaptarse a los cambios en tu negocio.

GestionaFácil

@maría-josé - Un punto importante es que se debe trabajar con un presupuesto equilibrado. Es decir, los ingresos deben ser iguales a los costos más los gastos.

Esto significa que todo el dinero que se espera recibir (ingresos discriminados en partidas, si es posible) es asignado a las partidas de costos y gastos (egresos por partidas), de tal forma que el total de ingresos es igual al total de egresos. De esta manera, el orden en el gasto está garantizado y, solo en casos excepcionales, la empresa puede tener costos o gastos no previstos para el período correspondiente.

Aspectos positivos de este enfoque:

Importancia de la igualdad entre ingresos y egresos: Resalta la necesidad de que una empresa planifique sus gastos de acuerdo con sus ingresos esperados, evitando así desequilibrios financieros.
Detalle en la asignación de partidas: Subraya la importancia de desglosar los ingresos y gastos en partidas específicas para un mejor control y seguimiento.
Énfasis en el orden en el gasto: Indica que un presupuesto equilibrado promueve una gestión financiera disciplinada.

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que un presupuesto efectivo debe ser flexible, realista y estratégico. No puede ser una “camisa de fuerza” sin propósito claro.

Flexibilidad: Debe permitir ajustes ante cambios en el entorno económico y en las operaciones de la empresa.

Realismo: Las proyecciones de ingresos y gastos deben ser realistas, basadas en datos históricos y análisis de mercado, entre otras fuentes posibles de información.

Estrategia: Debe alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa, considerando inversiones y posibles riesgos.

María José

Buen día.
Gracias por los comentarios y sugerencias.
Tienen algún ejemplo que sirva de guía?

Golfredo

@maría-josé
Te dejo una plantilla que puede servirte de ejemplo. Ten en cuenta que puedes discriminar las partidas o categorías tanto como desees para tener mayor control en la ejecución del presupuesto de gastos e ingresos.

Consejos:

Sé lo más detallado posible: Cuantos más detalles incluyas, mejor podrás controlar tus gastos e identificar áreas de mejora.
Sé realista: Evita ser demasiado optimista al estimar tus ingresos y gastos.
Revisa y ajusta tu presupuesto regularmente: Las condiciones del mercado cambian constantemente, por lo que es importante revisar y ajustar el presupuesto periódicamente.
Utiliza herramientas tecnológicas: Existen numerosas herramientas y software de contabilidad que pueden ayudarte a crear y gestionar tu presupuesto de manera eficiente.

María José

@golfredo dijo en Trabajar con presupuestos:

@maría-josé
Te dejo una plantilla que puede servirte de ejemplo. Ten en cuenta que puedes discriminar las partidas o categorías tanto como desees para tener mayor control en la ejecución del presupuesto de gastos e ingresos.

Consejos:

Sé lo más detallado posible: Cuantos más detalles incluyas, mejor podrás controlar tus gastos e identificar áreas de mejora.

Sé realista: Evita ser demasiado optimista al estimar tus ingresos y gastos.

Revisa y ajusta tu presupuesto regularmente: Las condiciones del mercado cambian constantemente, por lo que es importante revisar y ajustar el presupuesto periódicamente.

Utiliza herramientas tecnológicas: Existen numerosas herramientas y software de contabilidad que pueden ayudarte a crear y gestionar tu presupuesto de manera eficiente.

¡Gracias!

Avance

Queremos completar este chat, pues es un tema muy interesante.

Trabajar con presupuestos en una empresa implica implementar un proceso estructurado y disciplinado para planificar, controlar y evaluar los ingresos y gastos.

Es una herramienta clave para la gestión financiera que ayuda a evitar el desorden y el caos en los gastos, promoviendo una mayor previsión y planificación. A continuación, te explicamos los aspectos más importantes que implica trabajar con presupuestos y cómo puedes incorporarlos de manera efectiva en tu empresa:

1- Definición del propósito del presupuesto
El primer paso es entender por qué necesitas un presupuesto. Los presupuestos no son solo números en un documento; tienen objetivos claros:

Controlar los gastos: Evita gastos innecesarios o fuera de lo planificado.
Planificar recursos: Asigna los recursos disponibles de manera eficiente.
Medir el desempeño: Compara los resultados reales con lo presupuestado para identificar desviaciones.
Tomar decisiones informadas: Proporciona datos para tomar decisiones estratégicas.

En tu caso, parece que el desorden y la falta de previsión son problemas centrales. Un presupuesto puede ayudarte a establecer límites claros y a crear una cultura de responsabilidad financiera.

2- Tipos de presupuestos que puedes implementar
Dependiendo de las necesidades de tu empresa, puedes trabajar con diferentes tipos de presupuestos:

a) Presupuesto operativo

Se enfoca en los ingresos y gastos relacionados con las operaciones diarias de la empresa (ventas, costos de producción, gastos administrativos, etc.).
Ejemplo: Establecer un límite mensual para gastos de suministros, salarios, marketing, etc.

b) Presupuesto de capital

Se utiliza para planificar inversiones en activos fijos, como equipo, tecnología o infraestructura.
Ejemplo: Planificar la compra de una nueva máquina para producción en los próximos 12 meses.

c) Presupuesto de efectivo

Ayuda a gestionar el flujo de caja, asegurando que siempre haya suficiente liquidez para cubrir los compromisos financieros.
Ejemplo: Proyectar los ingresos y egresos mensuales para evitar problemas de liquidez.

d) Presupuesto financiero

Incluye proyecciones de estados financieros como el balance general, el estado de resultados y el flujo de efectivo.

3- Pasos para implementar un sistema de presupuestos

a) Análisis de la situación actual

Revisa los registros financieros actuales para entender cuáles son los principales ingresos y gastos.
Identifica áreas problemáticas, como gastos excesivos o ingresos inconsistentes.

b) Definir objetivos claros

Establece metas específicas, medibles y alcanzables. Por ejemplo:
- Reducir los gastos operativos en un 10% en el próximo año.
- Aumentar las ventas en un 15% en los próximos 6 meses.

Nota: Puedes usar la metodología OKR para fijar objetivos.

c) Participación de todos los departamentos

Involucra a los responsables de cada área (ventas, producción, finanzas, marketing, etc.) en la elaboración del presupuesto.
Esto garantiza que las cifras sean realistas y que todos se sientan comprometidos con su cumplimiento.

d) Establecer límites y asignaciones

Define montos máximos para cada categoría de gasto.
Ejemplo: $5,000 mensuales para marketing, $2,000 para mantenimiento, etc.

e) Monitoreo y seguimiento

Implementa un sistema para comparar los resultados reales con el presupuesto de manera periódica (mensual o trimestral).
Identifica desviaciones y ajusta el presupuesto si es necesario.

f) Ajustes y flexibilidad

El presupuesto no debe ser rígido. Si surgen cambios en el entorno externo (como aumentos en los costos de insumos o disminución en las ventas), debes estar preparado para hacer ajustes.

4- Beneficios de trabajar con presupuestos
Implementar un sistema de presupuestos puede traer múltiples beneficios a tu empresa:

Mejora la planificación financiera: Permite anticipar problemas y oportunidades.
Controla los gastos: Reduce el riesgo de sobregiros o gastos innecesarios.
Fomenta la transparencia: Todos saben cuánto se puede gastar y en qué.
Facilita la toma de decisiones: Proporciona información clara sobre el estado financiero.
Motiva al cumplimiento de objetivos: Al establecer metas claras, incentiva a los equipos a trabajar hacia ellas.

5- Cultura organizacional y compromiso

Uno de los mayores desafíos al implementar un sistema de presupuestos es cambiar la cultura organizacional. Para lograrlo:

Capacita a tu equipo: Enséñales la importancia del presupuesto y cómo contribuir a su cumplimiento.
Comunica los objetivos: Haz que todos entiendan cómo sus acciones impactan en los resultados financieros.
Reconoce logros: Premia a los departamentos o empleados que cumplan o superen sus metas presupuestarias.
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Trabajar con presupuestos implica mucho más que simplemente asignar números. Es un proceso integral que requiere planificación, colaboración, seguimiento y ajustes constantes.

Para abordar el desorden y el caos en los gastos de tu empresa, te recomiendo comenzar con un análisis detallado de la situación actual, definir objetivos claros y establecer un sistema de monitoreo periódico.

Con el tiempo verás cómo el presupuesto se convierte en una herramienta poderosa para mejorar la gestión financiera y el desempeño general de tu empresa.