Trabajar con presupuestos

María José

Saludos. En otros momentos me han dado consejos interesantes, por lo que quiero preguntarles sobre cómo incorporar el trabajo con presupuestos en la empresa. El caso es que hay desorden y caos en los gastos, poca previsión y planificación. En fin, qué implica trabajar con presupuestos?

Golfredo

Hola, @maría-josé | Implementar un sistema de presupuestos en una empresa es como crear un «mapa de ruta» financiero. Este mapa te indica dónde estás, a dónde quieres ir y qué recursos necesitas para llegar allí.

Creo que es importante desglosar algunos puntos.

1_ Beneficios de trabajar con presupuestos:

Orden y control: Establece límites de gastos y ayuda a controlar el flujo de efectivo.
Planificación: Permite anticipar gastos futuros y tomar decisiones más informadas.
Mejora en la toma de decisiones: Facilita la evaluación de proyectos y oportunidades de inversión.
Aumento de la eficiencia: Identifica áreas donde se pueden reducir costos y optimizar recursos.
Mayor claridad: Proporciona una visión clara de la situación financiera de la empresa.

2_ Pasos para implementar un sistema de presupuestos:

Definir objetivos: Establecer metas claras y medibles para la empresa. Es necesario definir el período. Puedes trabajar con un presupuesto mensual, trimestral, semestral o, en casos excepcionales, un presupuesto anual.
Identificar ingresos y gastos: Hacer un inventario detallado de todos los ingresos y gastos.
Crear categorías o partidas: Agrupar los gastos en categorías (sueldos, materiales, marketing, etc.).
Establecer límites: Asignar un presupuesto a cada categoría. Este punto es esencial. Debes estimar o asignar los montos por partida y fijar criterios para permitir sobrepasar los mismos.
Monitorear y ajustar: Comparar los gastos reales con el presupuesto y hacer ajustes si es necesario.
Comunicar: Involucrar a todo el equipo en el proceso de presupuestación.

3_ Algunas claves para iniciar con presupuestos son estas:

Comienza por lo básico: No es necesario implementar un sistema de presupuestos extremadamente complejo desde el principio.
Utiliza herramientas tecnológicas: Existen software y aplicaciones que pueden facilitar la gestión de presupuestos.
Sé flexible: Los presupuestos son herramientas dinámicas y deben ajustarse según las necesidades del negocio.
Busca asesoría: Si lo necesitas, consulta a un contador o asesor financiero.

Dos preguntas para que reflexiones:

¿Qué tipo de presupuesto es más adecuado para mi empresa? (por ejemplo, presupuesto estático, flexible, incremental)
¿Qué indicadores financieros debo monitorear?

Ghelly

@maría-josé, ¡Hola!

Complementando lo que mencionó @Golfredo, es importante que al implementar el presupuesto en el negocio te enfoques en la disciplina del seguimiento. Además de establecer los límites y controlar tus ingresos y gastos, también es crucial monitorear constantemente cómo va evolucionando tu presupuesto en comparación con la realidad. Esto te permitirá hacer ajustes rápidamente si ves que algún costo o gasto se está saliendo de control.

También te sugiero que, tal como lo señala @Golfredo, comiences de forma simple, priorizando las áreas donde hay más desorden, y luego expandas a otros aspectos de la empresa conforme avances.

Recuerda que el presupuesto es una herramienta flexible, no algo rígido, y debe adaptarse a los cambios en tu negocio.

GestionaFácil

@maría-josé - Un punto importante es que se debe trabajar con un presupuesto equilibrado. Es decir, los ingresos deben ser iguales a los costos más los gastos.

Esto significa que todo el dinero que se espera recibir (ingresos discriminados en partidas, si es posible) es asignado a las partidas de costos y gastos (egresos por partidas), de tal forma que el total de ingresos es igual al total de egresos. De esta manera, el orden en el gasto está garantizado y, solo en casos excepcionales, la empresa puede tener costos o gastos no previstos para el período correspondiente.

Aspectos positivos de este enfoque:

Importancia de la igualdad entre ingresos y egresos: Resalta la necesidad de que una empresa planifique sus gastos de acuerdo con sus ingresos esperados, evitando así desequilibrios financieros.
Detalle en la asignación de partidas: Subraya la importancia de desglosar los ingresos y gastos en partidas específicas para un mejor control y seguimiento.
Énfasis en el orden en el gasto: Indica que un presupuesto equilibrado promueve una gestión financiera disciplinada.

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que un presupuesto efectivo debe ser flexible, realista y estratégico. No puede ser una “camisa de fuerza” sin propósito claro.

Flexibilidad: Debe permitir ajustes ante cambios en el entorno económico y en las operaciones de la empresa.

Realismo: Las proyecciones de ingresos y gastos deben ser realistas, basadas en datos históricos y análisis de mercado, entre otras fuentes posibles de información.

Estrategia: Debe alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa, considerando inversiones y posibles riesgos.

María José

Buen día.
Gracias por los comentarios y sugerencias.
Tienen algún ejemplo que sirva de guía?

Golfredo

@maría-josé
Te dejo una plantilla que puede servirte de ejemplo. Ten en cuenta que puedes discriminar las partidas o categorías tanto como desees para tener mayor control en la ejecución del presupuesto de gastos e ingresos.

Consejos:

Sé lo más detallado posible: Cuantos más detalles incluyas, mejor podrás controlar tus gastos e identificar áreas de mejora.
Sé realista: Evita ser demasiado optimista al estimar tus ingresos y gastos.
Revisa y ajusta tu presupuesto regularmente: Las condiciones del mercado cambian constantemente, por lo que es importante revisar y ajustar el presupuesto periódicamente.
Utiliza herramientas tecnológicas: Existen numerosas herramientas y software de contabilidad que pueden ayudarte a crear y gestionar tu presupuesto de manera eficiente.

María José

@golfredo dijo en Trabajar con presupuestos:

@maría-josé
Te dejo una plantilla que puede servirte de ejemplo. Ten en cuenta que puedes discriminar las partidas o categorías tanto como desees para tener mayor control en la ejecución del presupuesto de gastos e ingresos.

Consejos:

Sé lo más detallado posible: Cuantos más detalles incluyas, mejor podrás controlar tus gastos e identificar áreas de mejora.

Sé realista: Evita ser demasiado optimista al estimar tus ingresos y gastos.

Revisa y ajusta tu presupuesto regularmente: Las condiciones del mercado cambian constantemente, por lo que es importante revisar y ajustar el presupuesto periódicamente.

Utiliza herramientas tecnológicas: Existen numerosas herramientas y software de contabilidad que pueden ayudarte a crear y gestionar tu presupuesto de manera eficiente.

¡Gracias!