Cómo elimnar el retrabajo

JosefinaV

Hola. En nuestra pyme (de alimentos) tenemos claro que el retrabajo es uno de los desperdicios más comunes en las empresas, y que es una de las causas por las que una empresa no avanza.
Quisiéramos saber cómo detectar y eliminar el retrabajo para aplicarlo en nuestro caso… ¿Existe algún método?

Congruencia

Hola @josefinav

Lo primero que debes tener claro es que la eliminación del retrabajo, es un proceso continuo.

Y por lo tanto, requiere de análisis constante, y también de compromiso, para que tu empresa avance al optimizar tus procesos, reducir costos, y en consecuencia, mejorar la calidad de tus productos.

Entonces, para detectar en dónde se origina la situación, puedes cumplir con lo siguiente:

• Analiza los procesos: Mapea detalladamente cada paso de tus procesos de producción, desde la recepción de materias primas hasta el producto final. De esta forma, podrás identificar los puntos donde se generan más repeticiones o errores, para aplicar correctivos.

• Establece indicadores clave de desempeño (KPI): Monitorea métricas como el porcentaje de productos rechazados, el tiempo de ciclo de producción, y el costo por unidad. Un aumento en estos indicadores suele indicar presencia de retrabajo.
• Realiza encuestas a empleados: Pueden ser anónimas, para facilitar el que tus colaboradores compartan sus observaciones, sobre las áreas donde se repite el trabajo o se cometen imprecisiones o errores.

Además, como se trata de una empresa que produce alimentos, es conveniente que revises si se están cumpliendo los procedimientos de seguridad e higiene que evitan contaminaciones y reprocesos, si hay control de la caducidad de los insumos, o si se están cumpliendo las regulaciones sanitarias.

Y como preguntas por métodos, quiero mencionarte 3 para la detección del problema:

• Diagrama de Ishikawa: Para identificar las causas raíz de un problema, como el retrabajo.

• 5 porqués: Una técnica sencilla para llegar a la raíz de un problema haciendo preguntas repetidas.

• Análisis de modo y efecto de fallo (AMEF): Que permite identificar y evaluar los posibles fallos en un proceso y sus efectos.

¿Cómo eliminar el retrabajo?

Una vez detectadas las causas del retrabajo, puedes proceder a:

• Estandarizar procesos: Define procedimientos claros y concisos para cada tarea, asegurando que todos los empleados los sigan de la misma manera.
• Capacitar al personal: Imparte capacitaciones regulares para que tu equipo adquiera las habilidades necesarias y conozca los estándares de calidad.
• Implementar la mejora continua: Implementa herramientas como el 5S o el Lean Manufacturing para identificar y eliminar las causas raíz de los problemas.
• Aplicar la automatización: Evalúa qué tareas pueden automatizarse para reducir el margen de error y aumentar la eficiencia.
• Establecer el control de calidad: Establece puntos de control a lo largo de la línea de producción para detectar y corregir errores a tiempo.

Si requieres de otras orientaciones, no dudes en consultar de nuevo.

Golfredo

@josefinav Para complementar la respuesta de @Congruencia, te dejo estos comentarios:

Uno, sobre la capacitación del personal. Realiza capacitaciones periódicas para el personal, enfocándose en mejoras en técnicas y prácticas de “producción” y ejecución de tareas, que reduzcan el retrabajo. Esto debería incluir la capacitación en nuevas tecnologías y formas de trabajo (actualización de procesos).

Dos, automatización y tecnología: Considera la inversión en tecnología que pueda automatizar ciertas tareas y reducir la probabilidad de errores humanos. Los sistemas de monitoreo y control en tiempo real pueden ayudar a detectar problemas antes de que se conviertan en retrabajos.

JosefinaV

@Congruencia @Golfredo, excelente, tomaré algunos de los puntos señalados, implementables en este momento en nuestra empresa. Salud2.

apereira

¡Hola!

Es excelente que en su pyme de alimentos tengan identificado el retrabajo como un punto crítico. Tienen toda la razón: es un gran devorador de tiempo, recursos y motivación, y frena el crecimiento. La buena noticia es que sí, existen métodos muy efectivos para detectarlo y eliminarlo, muchos de ellos derivados de la filosofía Lean Manufacturing, que busca la eficiencia y la minimización de desperdicios.

Asumiendo que tienes claro cómo detectar el retrabajo, lo que no siempre es obvio, especialmente cuando se ha normalizado, su eliminación requiere un enfoque sistemático y la implementación de cambios.

Aquí les presento un método basado en principios Lean aplicados en una pyme recientemente:

1- Estandarización de procesos (SOP)

Documenten cada paso: Para cada producto y tarea, deben tener un Procedimiento Operativo Estándar (POE) o SOP detallado. Desde la recepción de materias primas hasta el empaque final.
Claridad en las instrucciones: Asegúrense de que las instrucciones sean claras, visuales si es posible, y que no dejen lugar a la interpretación. Usen fotos, diagramas, listas de verificación.
Capacitación constante: Todo el personal debe estar capacitado y recapacitado periódicamente en los SOP. No asuman que “ya lo saben”.

2- Implementación de “Poka-Yoke” (a prueba de errores)

Esta técnica japonesa busca prevenir el error humano antes de que ocurra, o detectarlo inmediatamente para que no avance en la cadena.
Ejemplos en alimentos:
- Sistemas que no permiten iniciar una máquina si una compuerta de seguridad no está cerrada.
- Moldes que solo permiten colocar un ingrediente de una forma específica.
- Básculas con alarmas si el peso no está dentro de un rango predefinido.
- Chequeos visuales obligatorios con listas de revisión al final de cada etapa.

3- Mantenimiento Preventivo (MP)

Máquinas en buen estado: El equipo defectuoso es una fuente común de retrabajo (mezclas incorrectas, empaques mal sellados, cortes imprecisos).
Programa de MP: Implementen un programa de mantenimiento regular para toda la maquinaria, no esperen a que fallen.

4- Control de Calidad en el Origen y Autocontrol

Inspección en cada etapa: En lugar de esperar al final para inspeccionar, hagan que los operarios autocontrolen su trabajo en cada paso. Si detectan un error, deben detenerse y corregirlo de inmediato.
Implementen sistemas (visuales o sonoros) para que cualquier operario pueda avisar de un problema grave inmediatamente, deteniendo la línea si es necesario hasta que se solucione. Esto evita que el error se propague.

5- Análisis de Causa Raíz

Cuando detecten retrabajo, no solo lo corrijan, sino que pregunten “¿Por qué ocurrió?”, varias veces (la técnica de los “5 porqués”).
Ejemplo: Producto mal empaquetado.
- ¿Por qué? Porque el operario no siguió el procedimiento.
- ¿Por qué? Porque no lo conocía bien.
- ¿Por qué? Porque la capacitación fue deficiente.
- ¿Por qué? Porque el supervisor no verificó que la entendiera.
- ¿Por qué? Porque el supervisor tiene demasiadas tareas.
- Causa Raíz: Falta de tiempo del supervisor para asegurar la capacitación efectiva. La solución no es regañar al operario, sino apoyar al supervisor.

6- Mejora Continua (Kaizen)

Reuniones periódicas: Organicen encuentros cortos y frecuentes con el equipo para identificar nuevas fuentes de retrabajo y proponer soluciones.
Involucramiento del personal: Los operarios son quienes mejor conocen los procesos. Empodérenlos para que recomienden mejoras. Un buzón de sugerencias o reuniones de “círculos de calidad” pueden ser muy útiles.
Medición y seguimiento: Continúen midiendo los indicadores de retrabajo (porcentaje de defectos, horas de reproceso) para ver si las mejoras están funcionando.

Aplicar estos métodos en su pyme de alimentos les ayudará no solo a reducir el retrabajo, sino a mejorar la calidad del producto, reducir costos y aumentar la satisfacción de sus empleados y clientes.