Delegar decisiones
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En la empresa tenemos problemas con el "poder de decisión" que se ha delegado. No es claro el alcance y esto conlleva extralimitaciones al decidir en forma autónoma en algunas áreas. En particular, cuando se trata de gastos o adquisición de insumos.
¿Qué nos sugieren para poner orden en este aspecto? (Centralizar todas las decisiones es imposible).
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Hola, @maríafernanda
Creo que para solucionar el problema con el "poder de decisión" en tu empresa, es fundamental establecer límites claros y específicos para cada área.
Esto se puede lograr creando políticas y procedimientos detallados que definan el alcance de las decisiones que cada persona puede tomar, especialmente en cuanto a gastos y adquisición de insumos.
Además, establecer un sistema de aprobación escalonado puede ser útil: decisiones menores pueden ser tomadas autónomamente, mientras que decisiones más grandes requieren la aprobación de un nivel superior.
De esta manera, se evita la centralización total, pero se mantiene un control adecuado para evitar extralimitaciones.
Por ejemplo, te expongo el caso del laboratorio geológico, cada líder de área técnica (Sedimentología, Bioestratigrafía, Rayos X, Nucleoteca) tenía un nivel de aprobación definido para los gastos del personal bajo su cargo.
Esta estructura permitía una gestión ágil y específica, ya que decisiones menores podían resolverse directamente en cada área.
Sin embargo, para gastos mayores o adquisiciones importantes, era necesario contar con la autorización del gerente, asegurando un control centralizado en decisiones críticas.
Este enfoque garantiza un equilibrio entre la autonomía de los líderes y el control gerencial, lo que es clave para mantener el orden sin ahogar la toma de decisiones en empresas más grandes.
Saludos...
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Hola @MaríaFernanda
En este caso, centro la atención en 2 aspectos fundamentales:
• Definir claramente las áreas de autoridad, y los niveles de competencia, mediante:Un organigrama detallado en donde se visualicen las relaciones jerárquicas y las responsabilidades de cada puesto. Y para acompañar el desempeño en cada nivel, es necesario elaborar manuales de funciones, con las tareas, responsabilidades y los límites de autoridad de cada puesto.
Así quedará claro qué decisiones requieren aprobación de un nivel superior, especialmente en lo que respecta a gastos y adquisiciones. Esto puede controlarse al implementar formatos para la aprobación necesaria antes de que se ejecute, por ejemplo, una compra.
- Implementar un Sistema de Control Interno. Para ello:
Crea políticas claras para la toma de decisiones, la gestión de gastos y las adquisiciones, establece controles presupuestarios e implementa un sistema de presupuestos y seguimiento de gastos, para garantizar que se cumplan los objetivos financieros.
Adicionalmente, llevar a cabo auditorías internas permitirá verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos.
Aquí estaremos atentos a cualquier otra consulta.
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@maríafernanda Hola,
Además de las sugerencias dadas por Milagros y Maricí te dejo las siguientes:
Toma en cuneta que para poner orden en el "poder de decisión" sin tener que centralizar todo, lo ideal es estructurar mejor quién decide qué y hasta dónde. Esto no tiene por qué ser complicado.
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Crea "rango de acción":
Define límites claros para cada área. Por ejemplo, establece montos máximos que cada líder puede autorizar sin necesidad de aprobación superior. Así, todos saben hasta dónde pueden llegar sin que se les vaya la mano. -
Checklist básico:
Diseña un checklist simple que cada líder use antes de tomar decisiones importantes. Esto asegura que se cumplan ciertos pasos antes de dar luz verde a un gasto o adquisición. De esta manera, evitas las sorpresas desagradables. -
Revisiones periódicas, no invasivas:
Haz revisiones mensuales o trimestrales de las decisiones tomadas. Esto no solo ayuda a detectar cualquier extralimitación a tiempo, sino que también permite ajustar los procesos y empoderar a quienes lo están haciendo bien.
La clave es darles a todos las herramientas y límites necesarios para tomar decisiones con confianza, sin perder el control global.
¡Orden sí, burocracia no! -
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@maríafernanda, aprender a delegar es un punto clave en la gestión de toda empresa, pequeña, mediana o grande. En empresas maduras y con manuales de cargos y de procedimientos, suele incluirse en la documentación el nivel de decisión adjudicado a cada puesto y una serie de criterios a seguir.
En el caso de pymes sin Manual de Norma y Procedimientos, lo ideal es fijar criterios para delegar la toma de decisiones y hacer obligatorio el registro de toda decisión con impacto en la gestión y, en particular, en el flujo de caja. Se trata de que exista el hábito de dejar documentada la decisión, los criterios, los responsables y otros detalles del caso. Esto permitirá hacer el seguimiento correspondiente.
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@golfredo @Desempeño @Maricí @Milagros-Torres
Bien, gracias por los comentarios, las recomendaciones y sugerencias. Tomaremos lo que, creemos, es implementable en nuestro caso.
