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Feliz tarde, @maría-josé,

Una cosa que muchas veces se olvida al hablar de presupuestos es el factor humano. Es decir: el presupuesto no lo ejecuta una hoja de Excel, lo hace tu equipo. Y si no hay claridad sobre quién gestiona qué parte del gasto, el caos se multiplica.

Mi sugerencia es que definas roles presupuestarios claros: quién aprueba compras, quién hace seguimiento, quién reporta desvíos. Incluso si eres una empresa pequeña, esa definición evita malentendidos y te ayuda a crecer de forma ordenada.

Y, si aún no lo tienes, este puede ser el momento perfecto para armar un pequeño manual de procesos financieros, ¡no tiene que ser formal ni largo! Solo algo que dé estructura a lo que hoy es improvisado.

Créeme, eso te va a dar oxígeno.

Hola, Josefina

Qué bueno que estés enfocada en eliminar el retrabajo.

Desde mi experiencia, una de las claves está en cómo trabajamos como equipo, más que en los procesos en sí.

¿Tienen roles claros?
¿Cada quién sabe qué se espera de él o ella en cada fase del proceso?

Lo que recomiendo es construir —si aún no lo tienen— un manual de procesos con responsabilidades definidas, y validarlo con el equipo.

También, ayuda mucho realizar simulacros o auditorías internas: pides a alguien externo (o de otra área) que intente seguir un procedimiento. Si no lo logra sin ayuda, es señal de que hay algo que corregir.

Y no olvides algo clave: la comunicación interna constante. A veces el retrabajo se da porque la info no fluye, o porque los equipos no saben cuándo algo cambió.

Reuniones cortas al inicio del día ayudan muchísimo.

¡Mucho éxito con los ajustes!

Buen dia
El caos operativo muchas veces nace por falta de estructura, no de talento.

Antes de pensar en crecer, puedes documentar lo que ya haces.

Un pequeño manual de operaciones aunque sea en Google Docs:

1. ¿Quién hace qué?
2. ¿Cómo se hace ?
3. ¿Qué herramientas usa?

Puede ahorrarte horas de desgaste. Y si cada nuevo integrante entra sabiendo las reglas del juego, ganas tiempo y paz mental.

La claridad en los roles evita microgestión.

Si todo termina en manos del empresario es porque no se sabe bien quién debe encargarse de qué, o no se confía en que lo harán bien. Eso se corrige con procesos claros y feedback frecuente, no con más control.

Algo que no siempre se dice: no todo se delega al principio, pero sí se puede preparar el terreno desde ya. Se puede empezar con lo repetitivo, lo que no necesita decisiones complejas. De a poco vas soltando el resto.

Hola @apereira

Como lo indica Avance separar los costos en categorías claras ayuda a ver tu empresa con claridad.

Te sugiere que, más allá de dividir en “producción” y “otros gastos”, analiza la frecuencia de cada gasto.

De esa forma, puedes planificar pagos mensuales o trimestrales, asignando en cada período un presupuesto específico.

También, establecer un orden de prioridad (de producción o soporte) permitirá tomar decisiones que no comprometan el crecimiento de tu negocio ni la eficiencia de tu equipo.

Con una estructura bien planificada, lograrás ver los resultados reflejados en la rentabilidad y la cohesión operativa.

¡Hola!

Me encantó esta conversación porque conecta con uno de los grandes desafíos que veo en muchas organizaciones: saber cómo se sienten realmente los equipos… sin esperar a que “exploten” los problemas.

Quiero sumar un punto muy concreto desde la gestión interna: usa la encuesta, también, como oportunidad para detectar desajustes en roles y procesos.

Un par de preguntas útiles podrían ser:

1. ¿Sientes que tu rol está claramente definido y sabes qué se espera de ti cada semana?

2. ¿Qué tareas haces frecuentemente que crees que no te corresponden (o que no suman valor)?

Estas preguntas te ayudan a detectar “zonas grises” en la estructura organizativa. Muchas veces los problemas de clima vienen más por confusión y sobrecarga que por malas intenciones.

Otro consejo: Si detectas áreas con baja claridad o insatisfacción, no asumas, conversa. Un pequeño focus group o entrevista después de la encuesta puede revelar cosas que los formularios no captan del todo.

Y, sobre todo, no tengas miedo a los resultados. A veces incomodan, pero son un regalo si los tomas con mentalidad de mejora.

¡Vamos adelante con esas encuestas inteligentes y bien gestionadas!

Hola a todos...
Cuando se gestiona un equipo, la herramienta que usamos también influye en la coordinación y flujo de trabajo.
Con el plan gratuito, los colaboradores pueden experimentar con ChatGPT y aprender a usarlo sin riesgo ni inversión inicial.

Pero, si la organización empieza a integrar la IA en procesos formales
como:

1. Elaboración de manuales
2. Redacción de políticas
3. Soporte de comunicación interna, el plan de pago aporta estabilidad y continuidad.

Además, evita los cuellos de botella que se generan cuando varios miembros del equipo dependen de una herramienta que, en horas pico, puede ralentizarse o bloquearse.

Mi recomendación: iniciar con el gratuito para capacitar al equipo, y migrar al Plus cuando la herramienta se convierta en parte estructural del trabajo diario.

Saludos Cordiales @josefinav

Te comento el caso de un laboratorio geológico que gestionaba a 55 personas bajo la dirección de un gerente y un equipo estructurado: un líder por disciplina, y, con una persona dedicada exclusivamente a la gestión del personal, un analista mayor de administración que controlaba aspectos administrativos como vacaciones, asistencias y procura, en sí se tenía un sistema robusto para reducir la carga en la gestión de RRHH.

Al delegar ciertas responsabilidades, particularmente en el analista de administración, el porcentaje de la dedicación a la gestión del personal se vio reducida considerablemente.

Esto, sumado a que cada departamento tenía su propio supervisor para asignar y seguir proyectos, significó que la operativa diaria estaba en gran medida descentralizada.

En este caso la dedicación por parte del gerente en la gestión del equipo del laboratorio geológico se enfocaba a revisar lo que cada líder tenía, según un plan mensual, ajustando los que se debía mejorar.

En sí se debe tener un seguimiento y control de todos los involucrados, para que al final el porcentaje del tiempo tuyo dedicado a la gestión del equipo baje.

Sin embargo, si el porcentaje de tiempo dedicado sigue siendo alto, podría ser porque aún te encuentras involucrado en decisiones o tareas que podrían ser completamente delegadas o porque la estructura de reporte no es lo suficientemente clara, lo que genera duplicidad en el trabajo.

Recuerda con una buena estructura del personal asumiendo "la persona correcta en el puesto correcto", la dedicación debería disminuir, y podría optimizarse aún más revisando los flujos de trabajo y la comunicación entre los diferentes roles de tu empresa.
Saludos...

Cordial saludo Colegas
@nathalymps, una parte que muchas veces se pasa por alto es el equipo de trabajo.
La experiencia del cliente depende en gran medida de cómo tu personal atiende, se comunica y transmite confianza.
Si estás pensando en cobrar un precio más alto, tu equipo debe estar alineado con esa propuesta de valor.
**Eso significa capacitarlos para brindar un servicio más cercano, eficiente y consistente. También ayuda definir roles claros:

1.Quién recibe al cliente.
2. Quién gestiona reclamaciones.
3. Quién da seguimiento después de la compra.

Cuando todo fluye de manera organizada, el cliente lo percibe. Esa coherencia interna se traduce en confianza externa y justifica por qué tu negocio cobra más que la competencia.

¡Hola @trinidad y comunidad!

Algo que quiero sumar a la conversación es el valor de revisar la estructura de trabajo y roles definidos. En mi experiencia, cuando hay ausentismo creciente en equipos que antes eran estables, a menudo hay confusión interna sobre responsabilidades, límites y expectativas.

¿Qué recomiendo hacer?:

1. Revisa si los roles están claros (¿cada uno sabe lo que se espera de él?)
2. Evalúa si hay tareas que no están asignadas oficialmente pero que alguien está “cargando solo”
3. Ajusta procesos si detectas cuellos de botella o doble carga

Muchas veces los equipos se sobrecargan en silencio, y eso termina afectando su bienestar y asistencia. También, sugiero tener una mini-rutina de feedback semanal, aunque sea de 15 minutos por equipo. No solo para ver tareas, sino cómo se sienten con lo que están haciendo.

Organizar no es solo poner reglas, es diseñar el ambiente donde todos puedan rendir sin agotarse. Y eso reduce faltas, te lo aseguro.

Hola a todos...
"¡Qué buen tema!

La empatía, más allá de ser una habilidad, es casi un 'superpoder' en ventas.

¿Cómo lograr que tu equipo la adopte como un valor del negocio?

Primero, hay que empezar por el ejemplo.

Si tus líderes muestran empatía, los demás van a seguir.

Además, capacita a tu equipo, no solo en habilidades técnicas, sino en cómo escuchar activamente al cliente. Usa role-playing, crea escenarios reales y reconoce públicamente cuando se haga bien.

Eso, amigo, es lo que convierte a un cliente satisfecho en uno fiel.

Con respecto al role-palying:

Es una técnica de aprendizaje práctica que consiste en simular situaciones reales para que los participantes asuman distintos roles y pongan en práctica habilidades o comportamientos.

En el contexto de ventas, por ejemplo, los vendedores pueden representar el papel de un cliente difícil mientras otro actúa como el vendedor que busca resolver el problema.

Esta dinámica permite que el equipo desarrolle habilidades de comunicación, empatía y resolución de conflictos en un entorno seguro antes de aplicarlas en situaciones reales.

El objetivo es mejorar la respuesta en escenarios reales, fortaleciendo la confianza del equipo y permitiéndoles encontrar soluciones más creativas.

Además, fomenta la autocrítica y el aprendizaje colaborativo, lo que resulta en un equipo más preparado para enfrentar desafíos cotidianos.

¡Empatía en acción!"

Saludos...

Cuando una empresa integra IA sin una estructura clara, puede terminar generando más caos que eficiencia.

Por eso, antes de implementar herramientas inteligentes, es clave tener definidos los roles, flujos de comunicación y procesos base.

La IA amplifica lo que ya existe: si hay orden, potencia el rendimiento; si hay desorganización, la multiplica.

Una adopción exitosa requiere acompañar la tecnología con capacitación, claridad en las responsabilidades y espacios para que los equipos comprendan cómo la IA mejora su trabajo diario.

La verdadera transformación ocurre cuando las personas y la tecnología avanzan al mismo ritmo.

¡Hola a todos!

Quiero aportar una mirada desde la gestión de equipos y procesos. Muchas veces, una baja en la satisfacción del cliente es el reflejo directo de procesos internos mal definidos o de un equipo que no tiene claridad en sus funciones.

Por eso, propongo una herramienta complementaria a las encuestas externas: auditorías internas rápidas. Es decir, conversar con el equipo y preguntar:

1. ¿Qué está afectando la experiencia del cliente?
2. ¿Qué pasos del proceso están generando fricciones o demoras?
   Este diagnóstico interno puede darte pistas muy concretas sobre el origen de la insatisfacción.

Además, sugiero crear un manual de atención al cliente que incluya cómo recoger comentarios de manera informal en cada punto de contacto. Así, todos los colaboradores se convierten en sensores de satisfacción.

Medir al cliente está bien, pero fortalecer la estructura interna para actuar sobre esos datos es lo que marca la diferencia a largo plazo.

Saludos a todos los que están construyendo negocios sólidos desde adentro.

¡Hola, María José! Este dilema es más común de lo que imaginas.

Te recomiendo lo siguiente:

Optimiza tus procesos internos primero. Antes de invertir en marketing, asegúrate de que todo está funcionando a la perfección (atención al cliente, tiempos de respuesta, calidad del producto/servicio). De nada sirve atraer más clientes si no puedes gestionarlos bien.

Una vez hecho esto, puedes combinar ambos enfoques. Usa la inversión en marketing para atraer clientes y apoya el crecimiento orgánico con estrategias como programas de fidelización.

Además, involucra a tu equipo: ellos tienen ideas que podrían mejorar el servicio y atraer clientes de forma orgánica. ¡A veces, lo más sostenible comienza desde adentro!

Hola TQM. Si vas a organizar o participar en esta micro feria, mi consejo es tener todo bien estructurado: define roles claros si participas con otros emprendedores (quién monta, quién atiende, quién gestiona pagos) y establece un pequeño manual de procedimientos para el día del evento.

Esto evita confusiones y estrés innecesario.

Además, considera preparar un plan de contingencia: por ejemplo, si hay cambios de clima, problemas de transporte o falta de stock, que cada quien sepa exactamente qué hacer.

Así tu feria será profesional, incluso si es “micro”.

Hola, @maría-josé

¡Vaya! Triplicar el inventario suena como un gran paso.

Además del crédito bancario, tienes otras opciones interesantes para financiar esa expansión.

Primero, podrías explorar alianzas con proveedores para obtener mercancía en consignación o con términos de pago extendidos.

También, está el crowdfunding, que funciona genial si presentas bien tu proyecto.

Otra opción es buscar inversores ángeles interesados en el sector tecnológico.

Y, no descartes el financiamiento colectivo con amigos o familiares, siempre formalizando todo.

Estas alternativas te permiten mantener el control sin depender únicamente del crédito bancario.

Saludos...

Hola Josefina

Con 15 personas y 5 departamentos, es urgente pasar de una gestión centralizada a una gestión estructurada. Delegar no es solo una acción puntual, es parte de una evolución organizacional. Y como tal, necesita estructura.

Mi recomendación:
1. Comienza por definir los roles y responsabilidades por área.
2. Establece qué decisiones puede tomar cada quien y cuáles deben escalar.
3. Apóyate en manuales operativos y en la creación de protocolos de decisión.

Esto no solo alivia tu carga, sino que también reduce errores y conflictos internos.

Y muy importante: asegúrate de tener canales de comunicación internos efectivos. La delegación sin buena comunicación puede generar más problemas de los que resuelve. Cuando todo el equipo entiende cómo fluye la información y quién decide qué, todo funciona más fluido… y tú podrás enfocarte en liderar, no en apagar fuegos.

Saludos a todos...

En el contexto de una pyme, «gestionar fácil» es mucho más que un concepto; es una estrategia para hacer que la administración de tu negocio sea más fluida, eficiente y menos abrumadora.

En el foro de Gestionar Fácil, este enfoque se traduce en proporcionar herramientas y métodos que simplifican la gestión diaria y permiten a los empresarios centrarse en lo que realmente importa: el crecimiento y la innovación.

Entonces, ¿cómo definimos «gestionar fácil»? Es una filosofía que busca reducir la complejidad en la administración de una pyme.

Esto se logra a través de la implementación de procesos estandarizados, el uso de tecnologías adecuadas y la optimización de los recursos disponibles.

Se trata de facilitar la toma de decisiones, mejorar la comunicación interna y externa, y garantizar que cada aspecto del negocio funcione con la mayor eficiencia posible.

En lugar de perder tiempo con trámites engorrosos y procedimientos complicados, «gestionar fácil» te ayuda a adoptar enfoques más directos y efectivos para abordar los desafíos cotidianos.

En Gestionar Fácil, encontrarás guías prácticas, consejos útiles y soluciones adaptadas a las necesidades de las pymes, que te permitirán operar de manera más inteligente y ágil.

Y, «gestionar fácil» es una invitación a simplificar, innovar y optimizar la forma en que diriges tu empresa, para que puedas enfocarte en lo que realmente impulsa tu negocio hacia adelante.

¿Listo para hacer que la gestión de tu pyme sea más fácil y eficiente?

¡Vamos a ello!

Hola, José

Desde mi experiencia en gestión de equipos y procesos, te recomiendo que lleves un equipo bien preparado para interactuar con los visitantes de manera efectiva.

Designa personas específicas que puedan explicar claramente los productos, resolver preguntas y, lo más importante, crear conexiones que puedan traducirse en futuras ventas.

Un consejo adicional es llevar un sistema simple para recopilar datos de contacto de los asistentes

Te cuento la experiencia del Laboratorio Geológico donde trabajé:
En el Congreso Internacional de Sedimentología, el Laboratorio Geológico destacó con un stand interactivo que atrajo la atención de los asistentes. La exposición presentó, de forma didáctica, los principales procesos de análisis geológico, desde la sedimentología hasta la bioestratigrafía, con el uso de microscopios y pantallas digitales que permitieron a los visitantes explorar muestras en tiempo real.

Los visitantes recibieron trípticos informativos sobre los procedimientos del laboratorio, así como pendrives y lapiceros personalizados como recuerdos.

Estos detalles ayudaron a generar conexiones y mantener la atención en los servicios innovadores ofrecidos por el laboratorio.
Espero que estas ideas te ayuden...

Hola, @JoséTJ!

Entiendo lo abrumador que puede ser elegir el software contable adecuado para tu pyme.

Una recomendación que te podría ayudar es comenzar por definir exactamente qué es lo que necesitas. ¿Te interesa algo simple o buscas funcionalidades más avanzadas como control de inventarios, integración con tu e-commerce o reportes detallados?

También piensa en el crecimiento de tu empresa: un software escalable será clave para evitar complicaciones más adelante.

No te olvides de evaluar si el servicio al cliente es eficiente, porque cuando se trata de contabilidad, resolver un problema rápido puede marcar la diferencia.

Saludos

Saludos.
¡Totalmente clave este tema! Muchas veces creemos que tener roles definidos es suficiente, pero si no hay claridad operacional manuales, procesos, estructura la gente correcta se pierde o se sobrecarga.

El componente “Personas” de EOS se apoya en la estructura. Si estás armando tu pyme, empieza por algo simple pero poderoso: un cuadro de responsabilidades donde cada quien sepa qué debe lograr, con qué recursos y a quién debe reportar.

He visto equipos con buen talento, pero desorganizados, generando desgaste innecesario. ¿Solución? Estandarizar. Manuales breves, checklist por cargo, canales de comunicación claros. Y sí, eso también ayuda a saber si alguien está o no en el asiento correcto.

Porque una cosa es tener buenas personas, y otra es construir el entorno para que den lo mejor de sí.