Hola, Josefina.
¡Qué bueno que estés planeando organizar tu contabilidad! Desde mi experiencia en optimización, quiero sugerirte lo siguiente:

Crea un manual simple que explique cómo registrar los ingresos, gastos y separar cuentas. Esto no solo te ayuda, sino que facilita la formación de cualquier persona que colabore contigo, a esto se le llama estructurar los procesos.

Si cuentas con un equipo, involúcralos. Por ejemplo, asigna roles claros: quién registra los gastos, quién supervisa los pagos a proveedores, etc, es decir, implementa una delegación inteligente.

Habla de tus avances y objetivos financieros en reuniones internas (aunque seas tú sola, escribe tus reflexiones). Esto fomenta un enfoque disciplinado y refuerza la importancia de las buenas prácticas. (Cultura financiera)

Y recuerda, ¡La claridad en las finanzas mejora todo el funcionamiento del negocio!

Desde otra perspectiva, en el ámbito de la contabilidad y las finanzas en las pymes, los errores más comunes en balances generales y estados de ganancias y pérdidas suelen estar relacionados con aspectos de registro, control y análisis.

Algunos errores comunes en el balance general:

Inexactitud en la clasificación de activos y pasivos. Esto es, por ejemplo, cuando se confunde activos corrientes con no corrientes (por ejemplo, incluir cuentas por cobrar a largo plazo como corrientes). O mezclar pasivos a corto y largo plazo.

Subestimación o sobreestimación de inventarios. Caso, por ejemplo, al no realizar ajustes adecuados para inventarios obsoletos o dañados o inflar los valores para mostrar una mayor solvencia.

Falta de conciliación bancaria. Suelen presentarse diferencias entre los registros contables y los saldos reales en las cuentas bancarias que no se corrigen.

No considerar la depreciación acumulada o usar métodos inconsistentes para calcularla.

Con respecto a los errores comunes en el estado de ganancias y pérdidas:

Reconocimiento inadecuado de ingresos y gastos: Registrar ingresos antes de que se realicen (principio de devengo). No incluir todos los gastos relacionados con el periodo, como los costos indirectos.

Errores en la clasificación de gastos: Mezclar costos operativos con no operativos (por ejemplo, incluir intereses como parte de costos de operación).

Falta de detalle en los costos de ventas: No reflejar correctamente el costo real de los productos vendidos, lo que afecta el margen bruto.

Subregistro de gastos: No registrar todos los gastos relacionados con pequeñas transacciones (pequeña caja, gastos personales del dueño incluidos como operativos).

Algunas recomendaciones para evitar o corregir estos errores:

Implementar sistemas contables automatizados que minimicen errores. Realizar auditorías internas periódicas. Capacitar al personal contable en normativas contables vigentes. Contar con el asesoramiento de un contador público certificado.

Desde el punto de vista de los riesgos para la pyme... El principal es la insolvencia. Es decir, la incapacidad de cumplir con las obligaciones financieras a corto plazo, lo que podría llevar al cierre :-(.

¿Por qué es tan grave este riesgo? Hay 4 puntos que quiero destacar:

Al no poder pagar a tiempo a los proveedores, estos pueden dejar de suministrar los insumos necesarios para la producción. La falta de liquidez puede generar retrasos en el pago de salarios, lo que a su vez afecta la moral y la productividad de los trabajadores. Con un flujo de caja limitado, será difícil invertir en nuevas maquinarias, tecnología o campañas de marketing para impulsar el crecimiento y las ventas. Al no tener suficiente capital de trabajo disponible, la pyme puede perder oportunidades de negocio importantes.

Por esto, la recomendación es mejorar el flujo de caja mediante acciones como:

Optimizar los costos de producción. Negociar mejores precios con los proveedores. Analizar y reducir los costos fijos (alquiler, servicios, etc.). Evaluar la eficiencia de los procesos productivos para identificar posibles mejoras. Acelerar el cobro de cuentas por cobrar. Establecer plazos de pago más cortos. Ofrecer incentivos por pagos anticipados. Implementar un sistema de gestión de cobranzas eficiente. Negociar mejores condiciones de pago con los proveedores: Solicitar plazos de pago más extendidos. Explorar opciones de pago parcial o diferido.

Otras acciones pueden ser: buscar financiamiento a corto plazo, solicitar un préstamo bancario a corto plazo, ajustar los precios de venta si es posible, ofrecer paquetes o promociones para incentivar las ventas y reducir el inventario, entre otras.