Sobre organizar las tareas diarias

[GestionaFácil]

Un microempresario de Lima nos pregunta, vía correo electrónico: info@gestionar-facil.com, sobre cómo se pueden organizar las tareas diarias en comercial y operaciones para aumentar la productividad…

** Nos deja su inquietud después de leer el post https://www.gestionar-facil.com/juego-tetris/

[Maricí]

Hola, @GestionaFácil / Microempresario de Lima

Organizar las tareas diarias en comercial y operaciones todas deberían encajar a la perfección.

Para aumentar la productividad, empieza por priorizar las tareas según su impacto en los objetivos de la empresa.

Define un calendario diario donde las tareas más importantes se ejecuten primero, y asegúrate de que cada miembro del equipo sepa exactamente qué se espera de ellos.

Usa herramientas de gestión de proyectos para mantener todo en orden y facilitar la colaboración.

Y, por supuesto, revisa y ajusta el plan semanalmente para mantener todo fluyendo.

Además, te dejo varias estrategias que se pueden aplicar:

Área de Operaciones:

1. Optimización del flujo de trabajo: Implementa un sistema de gestión visual (como un tablero Kanban) para monitorizar el progreso de las tareas en tiempo real. Esto te ayudará a identificar cuellos de botella y redistribuir recursos según sea necesario.
2. Automatización de procesos: Identifica tareas repetitivas que puedan automatizarse, como el seguimiento de inventarios o la generación de reportes de producción. Esto reducirá errores y liberará tiempo para actividades más estratégicas.
3. Mejora continua: Adopta metodologías como Lean o Six Sigma para identificar y eliminar desperdicios en los procesos. Realiza reuniones de retroalimentación semanal para que el equipo proponga mejoras en la eficiencia operativa.

Al respecto, te dejo el siguiente material:

• Optimización de procesos: Aplica la metodología Six Sigma en tu empresa

• Optimización de procesos: aplica la metodología Lean

Área de Comercial:

1. Segmentación de clientes: Clasifica a tus clientes en segmentos según su comportamiento de compra y necesidades. Esto permitirá personalizar las estrategias de venta y maximizar el impacto de cada interacción.
2. Capacitación en técnicas de venta: Proporciona formación continua al equipo comercial en técnicas de ventas consultivas, que les permitan entender mejor las necesidades del cliente y ofrecer soluciones más acertadas.

En este caso, puedes consultar el siguiente post:
¿Qué es la venta consultiva o de soluciones? Aplícala

3. Uso de CRM: Implementa un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM) para seguir de cerca cada oportunidad de venta. Esto garantizará que no se pierdan leads y permitirá hacer un seguimiento más efectivo del proceso de ventas.

¡Puedes lograr que cada pieza encaje!

[Desempeño]

Hola, @Microempresario de Lima

Para organizar eficazmente las tareas diarias en comercial y operaciones, un buen punto de partida es establecer una rutina que maximice el uso del tiempo y los recursos.

Además, te puedes enfocar en los siguientes aspectos:

Asignación de roles claros: Asegúrate de que cada miembro del equipo tenga roles y responsabilidades bien definidos. Esto evita confusiones y asegura que cada tarea tenga un responsable.

Bloques de tiempo: Divide el día en bloques de tiempo dedicados a tareas específicas. Por ejemplo, las mañanas pueden enfocarse en actividades que requieran más concentración, como la planificación y el análisis, dejando las tardes para reuniones o tareas operativas.

Revisión de procesos: Revisa regularmente los procesos internos tanto en comercial como en operaciones para identificar áreas que puedan simplificarse o mejorarse. La agilidad es clave.

Delegación inteligente: No todas las tareas necesitan pasar por tus manos. Delegar tareas que no requieren tu intervención directa permite que te concentres en lo que realmente agrega valor al negocio.

Comunicación continua: Mantén una comunicación fluida entre los equipos de comercial y operaciones para que todos estén alineados con los objetivos y puedan colaborar de manera más efectiva.

Y recuerda, la clave está en ser flexible y ajustar las estrategias según los resultados que vayas obteniendo.

¡La mejora continua es parte del juego!

[Golfredo]

@GestionaFácil
Organizar las tareas diarias en las áreas de comercial y operaciones es fundamental para maximizar la eficiencia y lograr los objetivos del negocio.

A continuación, le presentamos algunas estrategias que puede implementar:

Área comercial

1. Establecer metas claras y medibles: Definir objetivos específicos, como el número de llamadas a realizar, prospectos a contactar o ventas a cerrar.
2. Priorizar las tareas: Identificar las actividades más importantes y urgentes y dedicarles mayor tiempo. Usar la Matriz de Eisenhower.
3. Utilizar herramientas de gestión: Implementar un CRM (Customer Relationship Management) para gestionar la información de los clientes, programar llamadas y realizar seguimientos.
4. Dedicar tiempo a la prospección: Invertir tiempo en buscar nuevos clientes y generar oportunidades de negocio.
5. Optimizar la comunicación: Utilizar herramientas de comunicación eficientes, como el correo electrónico o las redes sociales, para mantener un contacto fluido con los clientes.

Área de operaciones

1. Crear listas de tareas: Elaborar listas detalladas de las actividades diarias, semanales y mensuales.
2. Establecer rutinas: Definir horarios y rutinas de trabajo para mantener la organización y la disciplina.
3. Delegar tareas: Identificar las tareas que pueden ser delegadas a otros miembros del equipo para liberar tiempo y concentrarse en actividades de mayor valor agregado.
4. Optimizar procesos: Analizar los procesos existentes y buscar formas de simplificarlos y automatizarlos.
5. Controlar el inventario: Realizar un seguimiento exhaustivo del inventario para evitar faltantes y sobre-stocks.

Consejos adicionales para aumentar la productividad:

— Establecer horarios de trabajo: Definir claramente los horarios de inicio y finalización de la jornada laboral.
— Tomar descansos cortos: Realizar pausas cortas durante la jornada laboral para recargar energías.
— Evitar las distracciones: Minimizar las interrupciones y concentrarse en una tarea a la vez.
— Medir los resultados: Realizar un seguimiento regular de los resultados obtenidos para identificar áreas de mejora.
— Formarse y capacitarse: Invertir en la formación continua para adquirir nuevas habilidades y conocimientos.

Herramientas útiles:

Existen diversas herramientas digitales que pueden ayudar a organizar las tareas y aumentar la productividad, como:

• Calendarios digitales: Google Calendar, Outlook
• Aplicaciones de gestión de tareas: Trello, Asana, Todoist
• CRM: Salesforce, HubSpot, Platzilla
• Hojas de cálculo: Google Sheets, Excel