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Estoy trabajando con una panadería que tiene problemas para controlar sus costos de materia prima. ¿Qué estrategias puedo recomendarles?

Hola. Comparto una situación (¿síntoma o problema?) que se viene presentando en los últimos 6 meses... El caso es que debemos hacer constantes ajustes en el inventario digital por fallas (faltantes y sobrantes) en físico. A pesar de que facturamos y automáticamente el inventario se actualiza, tenemos diferencias. ¿Qué opinan? ¿Qué hacer?

Estoy interesado en conocer opiniones sobre cómo enfocar el diseño de la estructura para una pyme cuyo objeto es prestar servicios profesionales en dos áreas: atención al cliente (con un enfoque amplio) y el área de ‘finanzas y contabilidad’.

@victor dijo en Consistencia de datos:

Buen día! ¿Cómo evalúo la consistencia de los datos que me da el balance general y el estado de resultados a una fecha dada? Necesito saber si hay una forma sencilla de verificar esos estados financieros y la consistencia entre ellos.

Evaluar la consistencia entre el balance general y el estado de resultados es crucial para asegurar la fiabilidad de la información financiera.

Dos consejos prácticos:

Verifica la relación entre la utilidad neta y el patrimonio:

• Concepto clave: La utilidad neta del estado de resultados debe reflejarse en el aumento del patrimonio en el balance general.
• Cómo hacerlo:
  • Localiza la utilidad neta en el estado de resultados.
  • Compara esta cifra con el cambio en la cuenta de "utilidades retenidas" o "patrimonio" en el balance general entre dos períodos consecutivos.
  • Si la utilidad neta es positiva, el patrimonio debería haber aumentado en una cantidad similar, considerando también otros movimientos de capital.
    Debes tomar en cuenta que puede haber otros movimientos en el capital, como dividendos o aportes de los socios.

Analiza las cuentas clave y sus variaciones:

• Concepto clave: Las cuentas relacionadas entre ambos estados financieros deben mostrar coherencia en sus variaciones.
• Cómo hacerlo:
  • Inventarios: El costo de ventas en el estado de resultados debe corresponder con las variaciones en los inventarios del balance general.
  • Cuentas por cobrar y por pagar: Los cambios en estas cuentas en el balance general deben estar relacionados con los ingresos y gastos por ventas y compras en el estado de resultados.
  • Depreciación: El gasto por depreciación en el estado de resultados debe coincidir con la acumulación de la depreciación en el activo fijo del balance general.
  • Flujo de efectivo: Comparar el estado de resultados con el flujo de efectivo, para verificar que las entradas y salidas de efectivo, correspondan con las operaciones reflejadas en el estado de resultados.

Espero que estos consejos te sean de utilidad.

Interesante.

La insatisfacción del cliente a menudo actúa como una señal de alerta (síntoma), indicando que existen problemas subyacentes en la empresa. Estos problemas pueden incluir:

1. Deficiencias en la calidad del producto o servicio.
2. Problemas en la atención al cliente.
3. Ineficiencias en los procesos internos.
4. Desajustes en las expectativas del cliente; se ofrece más de lo que se da.

En este sentido, la baja satisfacción es un indicador de que algo no está funcionando correctamente y que se requiere un análisis más profundo para identificar las causas raíz.

Y también puede ser vista como problema. La insatisfacción del cliente, por sí misma, puede tener graves consecuencias para la empresa, tales como:

• Pérdida de clientes y disminución de la fidelidad.
• Daño a la reputación de la marca.
• Reducción de las ventas y los ingresos.
• Aumento de los costos asociados a la captación de nuevos clientes.

En cualquier caso, es una debilidad / amenaza a resolver con la urgencia del caso, pues trae consigo riesgos potenciales que afectan el ingreso.

¡Hola! Una caída del 50 % en las ventas en tan poco tiempo, sin cambios en productos, precios o calidad, tal como lo indicas, es definitivamente un síntoma de que algo “grave” está ocurriendo. Causas puede haber muchas.

Tienes que hacer un análisis para determinar la/s causa/s... de tal caída en ventas. Por ejemplo:

¿Aparecieron nuevos competidores?
¿Hay cambios en las necesidades o hábitos de los clientes?
¿Son los clientes habituales los que no están regresando?
¿Ha disminuido tu actividad en redes, promociones o publicidad boca a boca?

Recomendaciones inmediatas:

• Encuesta o conversación directa con clientes. Pregunta por qué han dejado de venir o comprar.
• Revisión del entorno competitivo. Visita la competencia y analiza si están haciendo algo nuevo.
• Auditoría interna. Verifica cómo están atendiendo tus empleados nuevos, revisa cámaras (si tienes), tiempos de atención, errores.
• Análisis de indicadores. ¿Qué productos han caído más? ¿En qué días? ¿En qué horarios?

@mr-peligro dijo en Constantes ajustes en el inventario:

Lo que describes es un problema operativo crítico, no solo un síntoma. La necesidad de ajustes constantes en el inventario digital por discrepancias con el físico, a pesar de la automatización de la facturación, indica una probable falla “global” en tus procesos.

Excelente... Y qué acciones sugieres para resolver ese grave problema?

Gracias por responder.
Resumen:

1- Gestión de inventario precisa:

• Implementar el método FIFO (Primero en Entrar, Primero en Salir).
• Controlar el stock en tiempo real con hojas de cálculo o software y establecer niveles de stock mínimo y máximo.

2- Negociación y diversificación de proveedores:

• Realizar compras consolidadas con otros negocios y negociar plazos de pago y descuentos.

3- Estandarización de procesos y porciones:

• Crear fichas técnicas con las cantidades exactas de ingredientes y capacitar al personal para medir con precisión y seguir las recetas.
• Auditar los desperdicios para identificar y corregir las causas.

4- Análisis de rentabilidad por producto:

• Calcular el costo real de cada producto, incluyendo mano de obra y energía, y priorizar la venta de productos rentables.
• Ajustar los precios si aumentan los costos de los insumos o reformular las recetas.

5- Reducción de mermas y aprovechamiento de sobrantes:

• Reutilizar subproductos (ej: pan duro para pan rallado).
• Donar o vender excedentes a bajo costo (ej: a través de apps como Too Good To Go).
• Optimizar los horarios de producción según la demanda.

6- Involucrar al equipo:

• Incentivar a los empleados por reducir costos y desperdicios.
• Realizar reuniones periódicas para discutir problemas y soluciones.

7- Compras programadas y tecnología:

• Planificar las compras según el análisis del consumo diario o semanal.
• Utilizar software de gestión para automatizar cálculos y generar alertas de pedidos.

@apereira dijo en Consistencia de datos:

Evaluar la consistencia entre el balance general (estado de situación financiera) y el estado de resultados (estado de pérdidas y ganancias) es fundamental para asegurar la integridad de la información financiera.

Aquí te comparto un método útil para verificarlos:

1. Relación entre el Resultado Neto y las Utilidades Retenidas

• Estado de Resultados: El resultado neto (utilidad o pérdida del período) debe coincidir con el cambio en las utilidades retenidas del balance general (a menos que haya distribuciones de dividendos o ajustes contables).
• Verificación: Compara el resultado neto del estado de resultados con el incremento/disminución de las utilidades retenidas en el balance.

2. Depreciación y Amortización

• Estado de Resultados: La depreciación y amortización registrada como gasto debe reflejarse en el balance general como una reducción del valor de los activos fijos (por ejemplo, en “activos fijos netos”).
• Verificación: Asegúrate de que la depreciación acumulada del balance general aumente en el monto del gasto por depreciación del estado de resultados (ajustando por posibles ventas de activos).

3. Deuda e Intereses

• Balance General: Los pasivos financieros (préstamos, bonos) deben relacionarse con los intereses pagados en el estado de resultados.
• Revisión:
  • Calcula el costo promedio de la deuda:
  • Si la tasa es muy diferente a la contractual, puede haber inconsistencias.

4. Impuestos

• Estado de Resultados: El gasto por impuestos debe coincidir con los impuestos por pagar o pagados en el balance general.
• Comprobación:
  • Compara el gasto por impuestos del estado de resultados con el cambio en la cuenta de “impuestos por pagar” del balance (considerando pagos realizados).

Esta es una muy buena respuesta.

Para organizar bien el trabajo, es clave que los instructivos sean prácticos y específicos para cada grupo involucrado. Para el equipo en campo, enfócate en procedimientos de seguridad, uso de maquinaria, identificación de riesgos y coordinación con los inspectores. Deben tener claro el paso a paso de la canalización, cómo manejar imprevistos y reportar avances.

Para los inspectores y los ingenieros subcontratados, el instructivo debe centrarse en cómo recibir y analizar reportes de obra, qué aspectos técnicos supervisar y cómo comunicarse eficientemente con el equipo en campo.

En cuanto a la administradora, su guía debe abordar la gestión de documentación, seguimiento de costos y tiempos, y coordinación con los demás equipos.

Además, define protocolos de comunicación: frecuencia de reportes, canales preferidos y responsables de cada área. Un flujo de información claro evita confusiones y agiliza el proceso.

Es una pregunta relevante, especialmente en el contexto de una PYME que busca crecer y profesionalizarse. En nuestro caso, ya pasamos por una situación similar. Comparto parte de lo que consideramos que hicimos en su momento.

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Evaluar los puestos de trabajo y definir con claridad los perfiles profesionales es clave para alinear las capacidades del equipo con los objetivos estratégicos de la empresa.

Algunos métodos sencillos, pero efectivos para hacerlo, aplicados en nuestra empresa, sin necesidad de invertir grandes recursos, son:

1-. Evaluación de puestos de trabajo

a) Análisis por competencias

Es uno de los métodos más útiles y fáciles de implementar. Consiste en identificar:

• Funciones principales del puesto
• Habilidades técnicas y blandas requeridas
• Responsabilidades y nivel de autonomía
• Impacto del puesto en los resultados de la empresa

Herramienta simple: Una plantilla de análisis (en Excel o Google Sheets) con columnas como:

• Nombre del puesto
• Departamento
• Funciones principales
• Habilidades técnicas
• Habilidades personales
• Nivel de experiencia
• Relaciones internas y externas

b) Matriz de Valor del Puesto

Permite comparar puestos entre sí para establecer estructuras salariales o priorizar capacitación. Se pueden usar criterios simples como:

• Complejidad técnica
• Responsabilidad sobre personas o recursos
• Impacto en resultados
• Grado de autonomía
• Poder de dicisión

Se puede usar una escala simple (por ejemplo: Bajo, Medio, Alto) para cada criterio.

c) Entrevistas a Supervisores/Colaboradores

Realiza entrevistas breves a jefes directos o colaboradores para entender cómo perciben el nivel de exigencia de cada puesto.

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2-. Definición de Perfiles Profesionales

a) Perfil por Competencias

Una vez que tienes claro el análisis del puesto, puedes armar un perfil que incluya:

• Formación mínima deseada
• Experiencia previa
• Competencias técnicas
• Competencias conductuales (comunicación, liderazgo, trabajo en equipo, etc.)
• Valores culturales que deben alinearse con la empresa

Usa ejemplos reales de buenos desempeños dentro de la empresa para identificar qué características hacen exitoso a alguien en ese rol.

b) Benchmarking Interno

Observa quiénes están teniendo buenos resultados en ciertos puestos y analiza sus rasgos comunes. Eso te dará pistas para construir un perfil base.

c) Cuestionarios o checklists

Puedes crear formularios cortos para que los colaboradores respondan sobre sus habilidades, conocimientos y experiencias. Esto ayuda a validar si el perfil actual coincide con la realidad.

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3.- Herramientas sencillas y gratuitas

• Google Forms / Microsoft Forms: Para levantar información de colaboradores y supervisores.
• Excel / Google Sheets: Ideal para organizar perfiles y evaluaciones.
• Trello / Miro: Para visualizar estructura organizacional y relaciones entre puestos.

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4-. Recomendaciones Prácticas para PYMES

• Empieza por los puestos críticos: aquellos que tienen mayor impacto en los resultados de la empresa.
• Involucra a los líderes de área: ellos conocen mejor los requisitos de sus equipos.
• Hazlo participativo: cuando los empleados entienden por qué se hace, se sienten parte del cambio.
• No busques perfección al inicio: lo importante es comenzar con algo funcional y mejorar con el tiempo.

@gestionafácil dijo en Despedir a un trabajador:

@anadavila, Estos son los pasos para un despido responsable y legal, según nuestra experiencia.

i. Preparación previa

1. Documentar objetivamente los motivos del despido, asegurándose de que estén completamente sustentados.

2. Revisar el contrato del trabajador y verificar:
   - Términos de desvinculación
   - Período de preaviso
   - Condiciones de liquidación

ii. Proceso de comunicación

1. Programar una reunión privada y personal con el trabajador.

2. En la reunión:
   - Ser directo pero respetuoso
   - Explicar claramente los motivos del despido
   - Enfatizar que la decisión no se debe a su rendimiento
   - Mostrar empatía por la situación

iii. Aspectos legales y económicos

1. Preparar la liquidación completa, incluyendo:
   - Salarios pendientes
   - Proporción de aguinaldo
   - Vacaciones no tomadas
   - Indemnización según corresponda

2. Entregar documentación oficial:
   - Carta de despido
   - Liquidación detallada
   - Certificado de trabajo

iv. Aspectos humanos

1. Ofrecer una carta de recomendación que destaque sus fortalezas profesionales

2. Si es posible, brindar apoyo en la búsqueda de nuevas oportunidades laborales:
   - Referencias
   - Contactos en la red profesional
   - Información sobre posibles vacantes

v. Consideraciones finales

• Mantener la confidencialidad del proceso
• Tratar al trabajador con dignidad y respeto
• Documentar cada paso del proceso

Excelente guía

Gracias a todos. Excelente aportes