Trabajar con presupuestos

María José

Saludos. En otros momentos me han dado consejos interesantes, por lo que quiero preguntarles sobre cómo incorporar el trabajo con presupuestos en la empresa. El caso es que hay desorden y caos en los gastos, poca previsión y planificación. En fin, qué implica trabajar con presupuestos?

Golfredo

Hola, @maría-josé | Implementar un sistema de presupuestos en una empresa es como crear un «mapa de ruta» financiero. Este mapa te indica dónde estás, a dónde quieres ir y qué recursos necesitas para llegar allí.

Creo que es importante desglosar algunos puntos.

1_ Beneficios de trabajar con presupuestos:

Orden y control: Establece límites de gastos y ayuda a controlar el flujo de efectivo.
Planificación: Permite anticipar gastos futuros y tomar decisiones más informadas.
Mejora en la toma de decisiones: Facilita la evaluación de proyectos y oportunidades de inversión.
Aumento de la eficiencia: Identifica áreas donde se pueden reducir costos y optimizar recursos.
Mayor claridad: Proporciona una visión clara de la situación financiera de la empresa.

2_ Pasos para implementar un sistema de presupuestos:

Definir objetivos: Establecer metas claras y medibles para la empresa. Es necesario definir el período. Puedes trabajar con un presupuesto mensual, trimestral, semestral o, en casos excepcionales, un presupuesto anual.
Identificar ingresos y gastos: Hacer un inventario detallado de todos los ingresos y gastos.
Crear categorías o partidas: Agrupar los gastos en categorías (sueldos, materiales, marketing, etc.).
Establecer límites: Asignar un presupuesto a cada categoría. Este punto es esencial. Debes estimar o asignar los montos por partida y fijar criterios para permitir sobrepasar los mismos.
Monitorear y ajustar: Comparar los gastos reales con el presupuesto y hacer ajustes si es necesario.
Comunicar: Involucrar a todo el equipo en el proceso de presupuestación.

3_ Algunas claves para iniciar con presupuestos son estas:

Comienza por lo básico: No es necesario implementar un sistema de presupuestos extremadamente complejo desde el principio.
Utiliza herramientas tecnológicas: Existen software y aplicaciones que pueden facilitar la gestión de presupuestos.
Sé flexible: Los presupuestos son herramientas dinámicas y deben ajustarse según las necesidades del negocio.
Busca asesoría: Si lo necesitas, consulta a un contador o asesor financiero.

Dos preguntas para que reflexiones:

¿Qué tipo de presupuesto es más adecuado para mi empresa? (por ejemplo, presupuesto estático, flexible, incremental)
¿Qué indicadores financieros debo monitorear?

Ghelly

@maría-josé, ¡Hola!

Complementando lo que mencionó @Golfredo, es importante que al implementar el presupuesto en el negocio te enfoques en la disciplina del seguimiento. Además de establecer los límites y controlar tus ingresos y gastos, también es crucial monitorear constantemente cómo va evolucionando tu presupuesto en comparación con la realidad. Esto te permitirá hacer ajustes rápidamente si ves que algún costo o gasto se está saliendo de control.

También te sugiero que, tal como lo señala @Golfredo, comiences de forma simple, priorizando las áreas donde hay más desorden, y luego expandas a otros aspectos de la empresa conforme avances.

Recuerda que el presupuesto es una herramienta flexible, no algo rígido, y debe adaptarse a los cambios en tu negocio.

GestionaFácil

@maría-josé - Un punto importante es que se debe trabajar con un presupuesto equilibrado. Es decir, los ingresos deben ser iguales a los costos más los gastos.

Esto significa que todo el dinero que se espera recibir (ingresos discriminados en partidas, si es posible) es asignado a las partidas de costos y gastos (egresos por partidas), de tal forma que el total de ingresos es igual al total de egresos. De esta manera, el orden en el gasto está garantizado y, solo en casos excepcionales, la empresa puede tener costos o gastos no previstos para el período correspondiente.

Aspectos positivos de este enfoque:

Importancia de la igualdad entre ingresos y egresos: Resalta la necesidad de que una empresa planifique sus gastos de acuerdo con sus ingresos esperados, evitando así desequilibrios financieros.
Detalle en la asignación de partidas: Subraya la importancia de desglosar los ingresos y gastos en partidas específicas para un mejor control y seguimiento.
Énfasis en el orden en el gasto: Indica que un presupuesto equilibrado promueve una gestión financiera disciplinada.

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que un presupuesto efectivo debe ser flexible, realista y estratégico. No puede ser una “camisa de fuerza” sin propósito claro.

Flexibilidad: Debe permitir ajustes ante cambios en el entorno económico y en las operaciones de la empresa.

Realismo: Las proyecciones de ingresos y gastos deben ser realistas, basadas en datos históricos y análisis de mercado, entre otras fuentes posibles de información.

Estrategia: Debe alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa, considerando inversiones y posibles riesgos.

María José

Buen día.
Gracias por los comentarios y sugerencias.
Tienen algún ejemplo que sirva de guía?

Golfredo

@maría-josé
Te dejo una plantilla que puede servirte de ejemplo. Ten en cuenta que puedes discriminar las partidas o categorías tanto como desees para tener mayor control en la ejecución del presupuesto de gastos e ingresos.

Consejos:

Sé lo más detallado posible: Cuantos más detalles incluyas, mejor podrás controlar tus gastos e identificar áreas de mejora.
Sé realista: Evita ser demasiado optimista al estimar tus ingresos y gastos.
Revisa y ajusta tu presupuesto regularmente: Las condiciones del mercado cambian constantemente, por lo que es importante revisar y ajustar el presupuesto periódicamente.
Utiliza herramientas tecnológicas: Existen numerosas herramientas y software de contabilidad que pueden ayudarte a crear y gestionar tu presupuesto de manera eficiente.

María José

@golfredo dijo en Trabajar con presupuestos:

@maría-josé
Te dejo una plantilla que puede servirte de ejemplo. Ten en cuenta que puedes discriminar las partidas o categorías tanto como desees para tener mayor control en la ejecución del presupuesto de gastos e ingresos.

Consejos:

Sé lo más detallado posible: Cuantos más detalles incluyas, mejor podrás controlar tus gastos e identificar áreas de mejora.

Sé realista: Evita ser demasiado optimista al estimar tus ingresos y gastos.

Revisa y ajusta tu presupuesto regularmente: Las condiciones del mercado cambian constantemente, por lo que es importante revisar y ajustar el presupuesto periódicamente.

Utiliza herramientas tecnológicas: Existen numerosas herramientas y software de contabilidad que pueden ayudarte a crear y gestionar tu presupuesto de manera eficiente.

¡Gracias!

Avance

Queremos completar este chat, pues es un tema muy interesante.

Trabajar con presupuestos en una empresa implica implementar un proceso estructurado y disciplinado para planificar, controlar y evaluar los ingresos y gastos.

Es una herramienta clave para la gestión financiera que ayuda a evitar el desorden y el caos en los gastos, promoviendo una mayor previsión y planificación. A continuación, te explicamos los aspectos más importantes que implica trabajar con presupuestos y cómo puedes incorporarlos de manera efectiva en tu empresa:

1- Definición del propósito del presupuesto
El primer paso es entender por qué necesitas un presupuesto. Los presupuestos no son solo números en un documento; tienen objetivos claros:

Controlar los gastos: Evita gastos innecesarios o fuera de lo planificado.
Planificar recursos: Asigna los recursos disponibles de manera eficiente.
Medir el desempeño: Compara los resultados reales con lo presupuestado para identificar desviaciones.
Tomar decisiones informadas: Proporciona datos para tomar decisiones estratégicas.

En tu caso, parece que el desorden y la falta de previsión son problemas centrales. Un presupuesto puede ayudarte a establecer límites claros y a crear una cultura de responsabilidad financiera.

2- Tipos de presupuestos que puedes implementar
Dependiendo de las necesidades de tu empresa, puedes trabajar con diferentes tipos de presupuestos:

a) Presupuesto operativo

Se enfoca en los ingresos y gastos relacionados con las operaciones diarias de la empresa (ventas, costos de producción, gastos administrativos, etc.).
Ejemplo: Establecer un límite mensual para gastos de suministros, salarios, marketing, etc.

b) Presupuesto de capital

Se utiliza para planificar inversiones en activos fijos, como equipo, tecnología o infraestructura.
Ejemplo: Planificar la compra de una nueva máquina para producción en los próximos 12 meses.

c) Presupuesto de efectivo

Ayuda a gestionar el flujo de caja, asegurando que siempre haya suficiente liquidez para cubrir los compromisos financieros.
Ejemplo: Proyectar los ingresos y egresos mensuales para evitar problemas de liquidez.

d) Presupuesto financiero

Incluye proyecciones de estados financieros como el balance general, el estado de resultados y el flujo de efectivo.

3- Pasos para implementar un sistema de presupuestos

a) Análisis de la situación actual

Revisa los registros financieros actuales para entender cuáles son los principales ingresos y gastos.
Identifica áreas problemáticas, como gastos excesivos o ingresos inconsistentes.

b) Definir objetivos claros

Establece metas específicas, medibles y alcanzables. Por ejemplo:
- Reducir los gastos operativos en un 10% en el próximo año.
- Aumentar las ventas en un 15% en los próximos 6 meses.

Nota: Puedes usar la metodología OKR para fijar objetivos.

c) Participación de todos los departamentos

Involucra a los responsables de cada área (ventas, producción, finanzas, marketing, etc.) en la elaboración del presupuesto.
Esto garantiza que las cifras sean realistas y que todos se sientan comprometidos con su cumplimiento.

d) Establecer límites y asignaciones

Define montos máximos para cada categoría de gasto.
Ejemplo: $5,000 mensuales para marketing, $2,000 para mantenimiento, etc.

e) Monitoreo y seguimiento

Implementa un sistema para comparar los resultados reales con el presupuesto de manera periódica (mensual o trimestral).
Identifica desviaciones y ajusta el presupuesto si es necesario.

f) Ajustes y flexibilidad

El presupuesto no debe ser rígido. Si surgen cambios en el entorno externo (como aumentos en los costos de insumos o disminución en las ventas), debes estar preparado para hacer ajustes.

4- Beneficios de trabajar con presupuestos
Implementar un sistema de presupuestos puede traer múltiples beneficios a tu empresa:

Mejora la planificación financiera: Permite anticipar problemas y oportunidades.
Controla los gastos: Reduce el riesgo de sobregiros o gastos innecesarios.
Fomenta la transparencia: Todos saben cuánto se puede gastar y en qué.
Facilita la toma de decisiones: Proporciona información clara sobre el estado financiero.
Motiva al cumplimiento de objetivos: Al establecer metas claras, incentiva a los equipos a trabajar hacia ellas.

5- Cultura organizacional y compromiso

Uno de los mayores desafíos al implementar un sistema de presupuestos es cambiar la cultura organizacional. Para lograrlo:

Capacita a tu equipo: Enséñales la importancia del presupuesto y cómo contribuir a su cumplimiento.
Comunica los objetivos: Haz que todos entiendan cómo sus acciones impactan en los resultados financieros.
Reconoce logros: Premia a los departamentos o empleados que cumplan o superen sus metas presupuestarias.
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Trabajar con presupuestos implica mucho más que simplemente asignar números. Es un proceso integral que requiere planificación, colaboración, seguimiento y ajustes constantes.

Para abordar el desorden y el caos en los gastos de tu empresa, te recomiendo comenzar con un análisis detallado de la situación actual, definir objetivos claros y establecer un sistema de monitoreo periódico.

Con el tiempo verás cómo el presupuesto se convierte en una herramienta poderosa para mejorar la gestión financiera y el desempeño general de tu empresa.

Frank

Incorporar presupuestos de manera efectiva es fundamental para mejorar la gestión en cualquier empresa. Las claves importantes para lograrlo son estas:

1. Integración y alineación estratégica:

Vinculación con los objetivos generales:** El presupuesto no debe ser un documento aislado. Debe estar directamente ligado a los objetivos estratégicos de la empresa. Cada partida presupuestaria debe contribuir al logro de metas específicas.
Participación de todos los niveles: Involucra a los responsables de cada área en la elaboración de sus propios presupuestos. Esto fomenta el compromiso, la comprensión y la responsabilidad.
Comunicación clara: Asegúrate de que todos los empleados comprendan la importancia del presupuesto y cómo su trabajo contribuye a su cumplimiento.

2. Elaboración detallada y realista:

Análisis histórico: Utiliza datos históricos de ingresos, gastos y rendimiento para establecer bases sólidas para las proyecciones futuras.
Consideración de factores internos y externos: Ten en cuenta factores como cambios en el mercado, estrategias de la competencia, inversiones planificadas y posibles riesgos.
Flexibilidad y escenarios: Elabora presupuestos que permitan cierta flexibilidad para adaptarse a cambios inesperados. Considera la creación de escenarios alternativos (optimista, pesimista, más probable).
Detalle adecuado: El nivel de detalle debe ser suficiente para el control y la toma de decisiones, pero no tan excesivo que dificulte su gestión.

3. Implementación y seguimiento riguroso:

Asignación clara de responsabilidades: Define claramente quién es responsable de cada partida presupuestaria y de alcanzar los objetivos establecidos.
Establecimiento de indicadores clave de rendimiento (KPIs): Define métricas específicas para medir el desempeño real en comparación con el presupuesto.
Informes periódicos: Genera informes de seguimiento con la frecuencia necesaria (mensual, trimestral) para comparar el desempeño real con el presupuesto.
Análisis de desviaciones: Investiga a fondo las variaciones significativas entre lo presupuestado y lo real. Identifica las causas y toma medidas correctivas.

4. Análisis y toma de decisiones:

Evaluación continua: El presupuesto no es un documento estático. Revísalo y ajústalo periódicamente según sea necesario en función del desempeño y los cambios en el entorno.
Utilización para la toma de decisiones: Utiliza la información del presupuesto para evaluar la viabilidad de nuevos proyectos, la eficiencia de las operaciones y la rentabilidad de diferentes áreas.
Benchmarking interno y externo: Compara el desempeño presupuestario entre diferentes departamentos o con empresas del sector para identificar áreas de mejora.

5. Cultura presupuestaria:

Fomentar la responsabilidad financiera: Promueve una cultura donde los empleados comprendan la importancia de la gestión eficiente de los recursos.
Capacitación y formación: Proporciona la formación necesaria para que los responsables de cada área puedan comprender y gestionar sus presupuestos de manera efectiva.
Reconocimiento y recompensas: Considera vincular el cumplimiento de los objetivos presupuestarios con sistemas de reconocimiento o incentivos.

En resumen, para incorporar los presupuestos de manera efectiva y mejorar la gestión empresarial, es crucial:

Integrar el presupuesto con la estrategia.
Elaborar presupuestos realistas y detallados.
Implementar un seguimiento riguroso.
Utilizar el presupuesto para el análisis y la toma de decisiones.
Fomentar una cultura de responsabilidad financiera.

Al seguir estas claves, tu empresa podrá utilizar los presupuestos como una herramienta poderosa para la planificación, el control, la toma de decisiones y, en última instancia, para mejorar su rendimiento y alcanzar sus objetivos.

SabrinaNegocios

¡Hola a todos!

Vengo desde el lado del marketing a decirte que trabajar con presupuestos también es clave para la estrategia comercial y la conexión con tus clientes. ¿Por qué? Porque si no sabes cuánto puedes invertir, difícilmente puedas planificar campañas efectivas o aprovechar los momentos en los que tu marca puede brillar (como fechas especiales o lanzamientos).

Mi consejo práctico: al armar tu presupuesto, reserva una partida para marketing digital (aunque sea pequeña al inicio). Así podrás trabajar con constancia en redes sociales, generar contenido y construir relaciones con tu audiencia sin improvisar cada mes. Eso sí, mide resultados. No es solo gastar, es invertir con intención.

¡Y tranquila! El caos inicial se puede domar. Lo importante es empezar con lo que tienes hoy y crecer desde ahí

Desempeño

Hola @María-José,

Me sumo a este excelente hilo con una perspectiva enfocada en el seguimiento.

Todos los aportes previos han sido valiosos, y yo añadiría esto: un presupuesto sin indicadores de desempeño es como tener un mapa sin brújula.

Sugiero que definas, al menos, 3 indicadores clave al implementar tu presupuesto:

Desviación presupuestaria (%): cuánto varía lo real frente a lo presupuestado.

Cumplimiento por área o partida: qué áreas respetan sus límites y cuáles no.

Rentabilidad sobre gastos: cuánto te retorna cada peso invertido.

No se trata solo de controlar, sino de usar el presupuesto como herramienta de mejora. Cuando revises mes a mes, pregúntate: ¿esta partida cumplió su objetivo? ¿Podemos optimizar? Así transformas el presupuesto en algo vivo y estratégico.

Maricí

Feliz tarde, @maría-josé,

Una cosa que muchas veces se olvida al hablar de presupuestos es el factor humano. Es decir: el presupuesto no lo ejecuta una hoja de Excel, lo hace tu equipo. Y si no hay claridad sobre quién gestiona qué parte del gasto, el caos se multiplica.

Mi sugerencia es que definas roles presupuestarios claros: quién aprueba compras, quién hace seguimiento, quién reporta desvíos. Incluso si eres una empresa pequeña, esa definición evita malentendidos y te ayuda a crecer de forma ordenada.

Y, si aún no lo tienes, este puede ser el momento perfecto para armar un pequeño manual de procesos financieros, ¡no tiene que ser formal ni largo! Solo algo que dé estructura a lo que hoy es improvisado.

Créeme, eso te va a dar oxígeno.