Cómo elimnar el retrabajo
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@josefinav Para complementar la respuesta de @Congruencia, te dejo estos comentarios:
Uno, sobre la capacitación del personal. Realiza capacitaciones periódicas para el personal, enfocándose en mejoras en técnicas y prácticas de “producción” y ejecución de tareas, que reduzcan el retrabajo. Esto debería incluir la capacitación en nuevas tecnologías y formas de trabajo (actualización de procesos).
Dos, automatización y tecnología: Considera la inversión en tecnología que pueda automatizar ciertas tareas y reducir la probabilidad de errores humanos. Los sistemas de monitoreo y control en tiempo real pueden ayudar a detectar problemas antes de que se conviertan en retrabajos.
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@Congruencia @Golfredo, excelente, tomaré algunos de los puntos señalados, implementables en este momento en nuestra empresa. Salud2.
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¡Hola!
Es excelente que en su pyme de alimentos tengan identificado el retrabajo como un punto crítico. Tienen toda la razón: es un gran devorador de tiempo, recursos y motivación, y frena el crecimiento. La buena noticia es que sí, existen métodos muy efectivos para detectarlo y eliminarlo, muchos de ellos derivados de la filosofía Lean Manufacturing, que busca la eficiencia y la minimización de desperdicios.
Asumiendo que tienes claro cómo detectar el retrabajo, lo que no siempre es obvio, especialmente cuando se ha normalizado, su eliminación requiere un enfoque sistemático y la implementación de cambios.
Aquí les presento un método basado en principios Lean aplicados en una pyme recientemente:
1- Estandarización de procesos (SOP)
- Documenten cada paso: Para cada producto y tarea, deben tener un Procedimiento Operativo Estándar (POE) o SOP detallado. Desde la recepción de materias primas hasta el empaque final.
- Claridad en las instrucciones: Asegúrense de que las instrucciones sean claras, visuales si es posible, y que no dejen lugar a la interpretación. Usen fotos, diagramas, listas de verificación.
- Capacitación constante: Todo el personal debe estar capacitado y recapacitado periódicamente en los SOP. No asuman que “ya lo saben”.
2- Implementación de “Poka-Yoke” (a prueba de errores)
- Esta técnica japonesa busca prevenir el error humano antes de que ocurra, o detectarlo inmediatamente para que no avance en la cadena.
- Ejemplos en alimentos:
- Sistemas que no permiten iniciar una máquina si una compuerta de seguridad no está cerrada.
- Moldes que solo permiten colocar un ingrediente de una forma específica.
- Básculas con alarmas si el peso no está dentro de un rango predefinido.
- Chequeos visuales obligatorios con listas de revisión al final de cada etapa.
3- Mantenimiento Preventivo (MP)
- Máquinas en buen estado: El equipo defectuoso es una fuente común de retrabajo (mezclas incorrectas, empaques mal sellados, cortes imprecisos).
- Programa de MP: Implementen un programa de mantenimiento regular para toda la maquinaria, no esperen a que fallen.
4- Control de Calidad en el Origen y Autocontrol
- Inspección en cada etapa: En lugar de esperar al final para inspeccionar, hagan que los operarios autocontrolen su trabajo en cada paso. Si detectan un error, deben detenerse y corregirlo de inmediato.
- Implementen sistemas (visuales o sonoros) para que cualquier operario pueda avisar de un problema grave inmediatamente, deteniendo la línea si es necesario hasta que se solucione. Esto evita que el error se propague.
5- Análisis de Causa Raíz
- Cuando detecten retrabajo, no solo lo corrijan, sino que pregunten “¿Por qué ocurrió?”, varias veces (la técnica de los “5 porqués”).
- Ejemplo: Producto mal empaquetado.
- ¿Por qué? Porque el operario no siguió el procedimiento.
- ¿Por qué? Porque no lo conocía bien.
- ¿Por qué? Porque la capacitación fue deficiente.
- ¿Por qué? Porque el supervisor no verificó que la entendiera.
- ¿Por qué? Porque el supervisor tiene demasiadas tareas.
- Causa Raíz: Falta de tiempo del supervisor para asegurar la capacitación efectiva. La solución no es regañar al operario, sino apoyar al supervisor.
6- Mejora Continua (Kaizen)
- Reuniones periódicas: Organicen encuentros cortos y frecuentes con el equipo para identificar nuevas fuentes de retrabajo y proponer soluciones.
- Involucramiento del personal: Los operarios son quienes mejor conocen los procesos. Empodérenlos para que recomienden mejoras. Un buzón de sugerencias o reuniones de “círculos de calidad” pueden ser muy útiles.
- Medición y seguimiento: Continúen midiendo los indicadores de retrabajo (porcentaje de defectos, horas de reproceso) para ver si las mejoras están funcionando.
Aplicar estos métodos en su pyme de alimentos les ayudará no solo a reducir el retrabajo, sino a mejorar la calidad del producto, reducir costos y aumentar la satisfacción de sus empleados y clientes.
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Hola, Josefina
Qué bueno que estés enfocada en eliminar el retrabajo.
Desde mi experiencia, una de las claves está en cómo trabajamos como equipo, más que en los procesos en sí.
¿Tienen roles claros?
¿Cada quién sabe qué se espera de él o ella en cada fase del proceso?Lo que recomiendo es construir —si aún no lo tienen— un manual de procesos con responsabilidades definidas, y validarlo con el equipo.
También, ayuda mucho realizar simulacros o auditorías internas: pides a alguien externo (o de otra área) que intente seguir un procedimiento. Si no lo logra sin ayuda, es señal de que hay algo que corregir.
Y no olvides algo clave: la comunicación interna constante. A veces el retrabajo se da porque la info no fluye, o porque los equipos no saben cuándo algo cambió.
Reuniones cortas al inicio del día ayudan muchísimo.
¡Mucho éxito con los ajustes!
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Saludos a todos...
Te dejo una propuesta más táctica: el retrabajo debe estar visibilizado como indicador clave, no solo como “evento molesto”.
Mi sugerencia:
Construyan una métrica específica que relacione tiempo invertido en retrabajo vs. tiempo de producción útil.
Esto se puede montar en una hoja de cálculo para seguimiento semanal.
También, se puede vincular a los indicadores de costo y cumplimiento de entregas:
Retrabajo elevado = variaciones de costo no planeadas = pérdida de competitividad.
Si aún no lo hacen, propongan implementar un sistema de “control visual” que muestre el estado de los lotes/productos/proyectos (tipo Kanban o tableros físicos). Esto previene acumulaciones de tareas corregidas que luego impactan en los indicadores finales.
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Hola @JosefinaV
¡Qué buen tema trajiste! Aunque me muevo en el mundo del marketing, he visto cómo el retrabajo afecta también, a las estrategias comerciales, especialmente cuando la producción no cumple con los estándares o los tiempos, y eso impacta directo en la experiencia del cliente (y en la reputación).
Mi consejo: conecta el área operativa con la visión del cliente. ¿Cómo? Te cuento una táctica que usamos con una marca de snacks saludables:
Creamos una bitácora compartida entre producción y marketing para identificar en qué momentos hay ajustes o retrasos en los productos. Esto permitió descubrir que muchos reprocesos venían de etiquetas mal impresas o mensajes poco claros.
¿Resultado? Se rediseñó el proceso de revisión visual antes del empaque final y bajó el retrabajo… ¡y las quejas también!
Mi mantra: la calidad también es parte del marketing.
Cuida cada paso porque todo suma (o resta) a tu marca.
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Hola Josefina, te entiendo totalmente.
Yo en el negocio floral también, pasé por eso. Cuando trabajamos bajo presión en fechas especiales (¡imagina un Día de la Madre con 50 entregas!), un error pequeño se vuelve un dolor de cabeza: ramos repetidos, tarjetas mal escritas, cambios de último minuto mal gestionados…
Lo que me ayudó fue algo muy práctico: un checklist de control cruzado. Antes de que un arreglo salga, otra persona lo revisa. No importa si es chico o grande el pedido.
Además, sumé una hoja de ruta por entregas, que me ahorra retrabajos por confusiones logísticas.
En tu pyme de alimentos, podrías adaptar esto a tus despachos o empaques.
Que alguien revise el lote, la fecha, la presentación... ¡antes de que salga!
A veces lo simple hace magia.
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Lo primero que tienes que hacer es la de identificar las causas que los provoca, comúnmente suelen ser por falta de comunicacion, procesos mal definido o la falta de capacitacion del personal, para facilitar se podria usar un diagrama de pez para identificar los problemas.
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Despues se tiene que estandarizar los procesos, cuando cada empleado realiza una area de forma distinta, causan mas problemas, una solucion seria documentar los procesos por medio de,amuales o diagramas.
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El siguiente paso es implementar controles de calidad ya sea por etapas o ya estableciendo punto de revision.
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el siguiente paso son la capacitación del personal para asegurar que todos hagan su area de que hacer.
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el siguiente es la automatización de tareas usando herramientas como erp y crm para reducir errores.
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por ultimo se tiene que medir y ver la mejora por medio de los indicadores del retrabajo y el ajuste continuo
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Las opiniones que me anteceden muestran consenso en que el retrabajo es uno de los mayores desafíos en las pequeñas empresas, afectando costos, tiempos y motivación. ¡De acuerdo!
Las claves están en abordar el problema desde distintos frentes. Principalmente:
- Análisis y mapeo de procesos, uso de indicadores KPI, capacitación constante, estandarización de procedimientos y mejora continua.
- Automatización y empleo de herramientas visuales. Se mencionan como soluciones prácticas Kanban o checklists.
Además, la comunicación interna y la conexión con el área comercial son determinantes para lograr resultados duraderos. En conjunto, los aportes proponen que la eliminación del retrabajo no solo incrementa la eficiencia y la calidad, sino que fortalece la cultura organizacional y la competitividad de la empresa.
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Este foro, iniciado por JosefinaV, subraya una preocupación crítica y común en las pymes de alimentos: el retrabajo como un gran "devorador de tiempo, recursos y motivación", que frena el crecimiento. El consenso general de los participantes es que su eliminación es un proceso continuo que requiere compromiso y un enfoque multifacético.
Antes de eliminarlo, es fundamental detectarlo y entender sus causas. Las claves para la detección incluyen:
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Análisis y mapeo de procesos: Detallar cada paso para identificar puntos de repetición o error.
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KPI específicos: Monitorear métricas como porcentaje de productos rechazados y el costo por unidad, ya que su aumento indica retrabajo. Se sugiere crear una métrica que relacione el tiempo invertido en retrabajo vs. el tiempo de producción útil.
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Técnicas de causa raíz: Usar herramientas como el Diagrama de Ishikawa (diagrama de pez), los 5 Porqués y el Análisis de Modo y Efecto de Fallo (AMEF) para ir más allá del síntoma y llegar a la causa real.
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Voz del empleado: Realizar encuestas anónimas para que los colaboradores compartan sus observaciones sobre áreas de imprecisión o error.
Pilares del cambio:
La eliminación requiere la implementación de cambios sistemáticos y se basa en seis pilares fundamentales, muchos derivados de la filosofía Lean Manufacturing:
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Estandarización y documentación.
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Capacitación continua.
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Control de calidad en el origen y prevención de errores
- Hacer que los operarios autocontrolen su trabajo en cada paso (inspección en cada etapa), deteniéndose y corrigiendo inmediatamente si detectan un error.
- Usar checklists de control cruzado y control visual (tipo Kanban) para prevenir y monitorear el estado de los lotes.
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Automatización y tecnología
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Comunicación y roles claros: Establecer un manual de procesos con responsabilidades definidas y fomentar la comunicación interna constante (ej. reuniones cortas al inicio del día) para evitar que la información no fluya o se trabaje con información desactualizada.
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Mejora Continua (Kaizen): Una vez implementados los correctivos, se debe medir y hacer un ajuste continuo. Es crucial involucrar al personal para que recomiende soluciones y celebre encuentros periódicos para identificar nuevas fuentes de retrabajo.
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