Global Moderators

@maríafernanda — Hay muchas formas de abordar la problemática de la comunicación en una pyme.

Un primer paso que recomiendo es realizar un análisis detallado de los problemas de comunicación existentes.

Este análisis es crucial para comprender completamente la magnitud y la naturaleza de los problemas, y para identificar las áreas y los puntos críticos donde se producen malentendidos o fallas en la comunicación. Tareas a desarrollar en el primer paso:

1. Recopilar Información: Entrevista a empleados de diferentes departamentos y niveles jerárquicos para entender sus perspectivas sobre los problemas de comunicación.

2. Identificar Problemas Específicos: Determinar en qué situaciones ocurren los problemas de comunicación, qué información no se está compartiendo o se está compartiendo de manera inadecuada, y cómo esto impacta en la atención de los pedidos y la satisfacción del cliente.

3. Mapa de Flujo de Comunicación: Crear un mapa de flujo que aclare el cómo debe fluir la información entre los diferentes departamentos y colaboradores, y comparar esto con la realidad.

4. Evaluar los Procesos Actuales: Analizar los procesos actuales de comunicación, incluyendo las herramientas y métodos utilizados, para identificar lagunas y puntos de falla.

5. Diagnóstico de Comunicación: Utilizar cuestionarios, encuestas o grupos de discusión para obtener una visión más amplia de las dificultades y las necesidades de comunicación de los empleados.

6. Priorizar las Áreas de Mejora: Identificar las áreas donde la mejora de la comunicación tendría el mayor impacto en la eficiencia y la satisfacción del cliente.

7. Generar un Informe de Hallazgos: Preparar un informe que resuma los hallazgos del análisis, destacando los problemas críticos y proponiendo posibles soluciones o áreas para enfocar en el siguiente paso del proceso de mejora.

8. Presentar y Discutir los Hallazgos: Compartir los hallazgos con los empleados y los líderes clave de la empresa para asegurar una comprensión común de los problemas y el compromiso para abordarlos.

Este primer paso es fundamental, ya que proporciona una base sólida para el resto del proceso de mejora, asegurando que cualquier cambio en la comunicación esté apoyado por una comprensión profunda de los problemas subyacentes.

@maríafernanda ¡Hola! No es sencillo iniciar un cambio con enfoque en procesos.

Para abordar los problemas descritos y definir y documentar los procesos de manera efectiva, es importante seguir un enfoque sistemático que involucre a todos los miembros de la organización. Aquí hay una serie de pasos que podrían ser útiles:

1. Diagnóstico Inicial:

   • Realizar una revisión detallada de los problemas actuales y de las áreas problemáticas.

2. Participación del Equipo:

   • Involucramiento activo de los empleados en el proceso de mejora, ya que su conocimiento y experiencia son valiosos para entender y solucionar problemas.

3. Mapa de Procesos:

   • Utilizar técnicas como el mapa de flujo para identificar y visualizar los procesos actuales, incluyendo los puntos de contacto con los clientes y los procesos internos.

4. Identificación de Procesos Clave:

   • Determinar qué procesos son fundamentales para el éxito de la empresa y enfocar la mejora en ellos primero.

5. Establecimiento de Objetivos:

   • Definir claramente los objetivos de la redefinición de los procesos, en términos de eficiencia, calidad, tiempo y costes.

6. Análisis de Procesos:

   • Analizar cada proceso paso a paso para identificar cuellos de botella, redundancias y oportunidades de mejora.

7. Definición de Procesos:

   • Documentar cada proceso de manera detallada, incluyendo los pasos necesarios, las decisiones críticas y los roles y responsabilidades de los empleados.

8. Estandarización de Procesos:

   • Convertir los procesos definidos en estándares operativos, para que todos los empleados sigan las mismas prácticas y procedimientos.

9. Capacitación y Comunicación:

   • Capacitar a los empleados sobre los nuevos procesos y asegurarse de que comprendan su importancia y cómo se relacionan con el éxito de la empresa.

10. Implementación Gradual:

    • Implementar los nuevos procesos de manera gradual, permitiendo un tiempo de adaptación y aprendizaje para los empleados.

11. Monitoreo y Control:

    • Establecer indicadores de rendimiento (KPI) para medir el éxito de los nuevos procesos y monitorear su eficacia.

12. Revisar y Adaptar:

    • Realizar revisiones periódicas de los procesos y adaptarlos según sea necesario, en respuesta a los cambios en el mercado o la industria.

13. Gestión del Cambio:

    • Gestionar el cambio de manera efectiva, abordando cualquier resistencia y asegurándose de que los empleados vean el valor en los nuevos procesos.

14. Feedback y mejora continua:

    • Establecer un sistema para recopilar el feedback de los empleados y los clientes, y utilizar esta información para realizar mejoras continuas.

15. Documentación y Políticas:

    • Mantener una documentación clara y accesible de todos los procesos y políticas, y actualizarla regularmente.

16. Cultura Organizacional:

    • Fomentar una cultura de mejora continua y responsabilidad, donde los empleados se sientan motivados a mejorar los procesos y la eficiencia.

No es fácil, pero con disciplina y constancia es posible lograr una organización con funcionamiento óptimo. Esto puede llevar muchos meses... Lo importante es mantener el foco.

@desempeño @Congruencia @Maricí @Avance ¡Buen material, gracias! La información que me han pasado es excelente. Veré cómo iniciar los cambios, dado que el día a día consume mucho tiempo.

@congruencia Gracias por tu respuesta, muy completa! Leyendo con detenimiento, lo recomendado implica un proyecto de mejora en varias fases. Debo revisar si lo podemos abordar desde ya. Saludos.

@avance Gracias por la respuesta.
Una pregunta adicional, cuando hablas de controles internos, ¿cuáles debo aplicar y cómo…? ¿Necesitaré más personal?

@ghelly ¡Gracias!, nos parece un razonamiento muy válido. Lo tomaremos en cuenta.

¡Hola! Tenemos un caos con la contabilidad después de que el analista clave renunciara. El punto es que debemos partir de «cero» (las razones no las comentaré). ¿Alguien con un plan sencillo para poner en orden el área?

Tenemos esta declaración de un consultor: "La falta de claridad en los valores que deben regir a todos los empleados de la empresa es, probablemente, el obstáculo que más dificulta el trabajo alineado y la búsqueda de la calidad, tanto en la organización interna como de cara al cliente".

Con frecuencia vemos un comportamiento de algunos empleados alejado de lo que queremos. Las charlas no parecen tener mayor efecto en el equipo, en los trabajadores…

¿Cómo lograr en la práctica que el equipo asuma el compromiso - real - con los valores de la empresa?

Dentro de la problemática que tenemos en la atención de pedidos, que conlleva actividades a ser ejecutadas por diversos colaboradores y unidades, está el tema de la comunicación.

La comunicación deficiente entre los diferentes departamentos de la empresa está provocando problemas - y malos entendidos - en la atención de los pedidos de los clientes B2B, que deben ser “traducidos a proyectos”. Hay falta de comunicación entre las áreas involucradas en la planificación y ejecución de proyectos y los responsables de conversar con el cliente (hacer entregas, exponer resultados). María Fernanda, de Geosama.

Nuestra empresa se dedica a la venta de madera.
Tenemos muchos problemas organizativos... por el caos.

Estamos frente al dilema de invertir recursos para implementar los procesos, o dejar la mejora organizacional para una etapa posterior, en la que la empresa disponga de recursos. Porque no hay holgura en caja.

¿Qué será mejor? ¿Seguimos trabajando con desorden o arriesgamos dinero para mejorar la organización?