@GerardoPerez, entiendo esa sensación de que la empresa es una "caja negra" donde entra dinero y esfuerzo, pero no sabes exactamente dónde se pierde la energía... Es una situación agotadora. Lo que describes son los clásicos costos ocultos o, con nombre más técnico, "fricción operativa".
Para resolver esto sin morir en el intento (y sin paralizar la operación), te sugiero un enfoque tipo "cirugía láser".
Por ejemplo, comienza por identificar el "punto de mayor dolor". Es decir, no intentes mapear toda la empresa desde el primer momento; solo trabaja donde podría existir mayor "fricción operativa".
Tarea: Elige un solo proceso que cumpla con estas 3 características:
- Es repetitivo (pasa todos los días o semanas).
- Involucra a más de dos áreas.
- Es donde más quejas hay (o donde más dinero se sospecha que se pierde).
Luego aplica acciones concretas en orden de prioridad, como las siguientes:
- Elimina pasos duplicados y retrabajos.
- Documenta lo que sea clave (quién, qué, cómo, con qué medios o recursos, medición de la eficiencia... para describir el proceso).
- Más adelante, crea manuales de procesos.
- Implementa un software, de ser el caso, para automatizar y obtener datos ("Si automatizas un desorden, tendrás un desorden automatizado". Primero se limpia la casa (pasos 1 y 2) y luego se mete tecnología).
Repite la tarea aplicando, por lo menos, las acciones 1 y 2 con cada proceso. Con estos darás un salto importante, antes de pensar en implantar métodos y marcos de gestión de pymes.
