Grupo de Global Moderators

GestionaFácil

@OmarR05 dijo en Contratar la contabilidad:

Buen día.
Estoy buscando información sobre los beneficios, para una empresa, de subcontratar la contabilidad a una firma especiliazada. El volumen de registros diarios es alto y queremos pasar esa función específica a manos de terceros.

Hola Omar, aquí tienes una respuesta concisa sobre los beneficios clave de subcontratar la contabilidad (alto volumen):

Escalabilidad inmediata: La firma especializada absorbe picos de trabajo sin que debas contratar, capacitar o despedir personal.
Reducción de errores y riesgo fiscal: Cuentan con software avanzado y expertos actualizados en normativa, minimizando multas y retrabajos.
Conversión de coste fijo a variable: Pagas por servicio/volumen, eliminando cargas sociales, vacaciones y gastos de infraestructura contable.
Enfoque en el core business: Liberas a tu equipo de tareas operativas para centrarse en estrategia y crecimiento.
Acceso a tecnología premium: Te beneficias de ERP y herramientas de automatización sin inversión inicial ni mantenimiento al estar en la empresa.

Recomendación muy importante:
Dado tu alto volumen, exige en el contrato claridad en tiempos de respuesta, precisión, protocolos de seguridad de datos y un periodo de transición supervisado. Pide referencias de clientes con volúmenes similares al tuyo antes de firmar.

La externalización funciona mejor cuando se gestiona como una alianza estratégica, no solo como un ahorro de costes.

GestionaFácil

@pablo_p, este es un tema del que se puede hablar mucho.
Comparto una respuesta breve:

Ejemplos claros de costes ocultos:

Rotación de personal: Costes de reclutamiento, capacitación y pérdida de productividad durante la vacante.
Ineficiencias operativas: Tiempos muertos, retrabajos por errores o reuniones improductivas.
Mantenimiento correctivo: Reparaciones de emergencia que son más caras que el mantenimiento preventivo.
Stock obsoleto o excesivo: Dinero inmovilizado y costes de almacenamiento innecesarios.
Absentismo y baja moral: Impacto directo en la producción y clima laboral.

¿Cómo detectarlos?

Auditoría de procesos: Mapea flujos de trabajo para identificar cuellos de botella y desperdicios.
Análisis ABC de costes: Clasifica gastos no solo por monto, sino por actividad generadora.
KPI específicos: Monitorea tasas de rotación, % de retrabajo y tiempo medio entre fallas.
Feedback operativo: Pregunta a los empleados de primera línea; ellos suelen saber dónde se pierde dinero.
Revisión de proveedores y contratos: Busca cláusulas abusivas o servicios subutilizados (de ser el caso).

Máxima: Lo que no se mide, no se puede gestionar. Empieza por hacer visibles estos gastos asignándolos a centros de coste específicos.

pablo_p

Hola.
Alguien puede dejar ejemplos claros de costes (costos) ocultos en las empresas? Cómo detectarlos?

Maricí

Colegas
Yo añadiría una pieza que suele quedar escondida detrás del inventario: quién hace qué cuando entra, sale o se revisa un producto. Puedes comprar el mejor software del mundo, pero si una persona recibe la mercancía, otra la acomoda y una tercera vende sin registrar correctamente las salidas, el sistema terminará reflejando una realidad ficticia.

Antes de pensar en una implantación enorme, definiría un procedimiento sencillo:

recepción → revisión de lote/caducidad → registro → ubicación → salida → reposición.

Y, sobre todo, dejaría claro quién es responsable de cada paso. La tecnología ordena mucho, sí; pero los hábitos del equipo son los que consiguen que ese orden dure.

Maricí

Saludos compañeros
Antes de lanzar una campaña definiría quién hace qué y qué ocurre desde que entra el primer mensaje hasta que se entrega el pedido. Parece administrativo, pero cuando una promoción funciona es precisamente cuando aparecen los problemas de coordinación.

Dejaría documentado, aunque sea en una página: quién responde consultas, quién confirma existencias, quién prepara los pedidos, tiempos máximos de respuesta, cómo se gestionan cambios y qué información debe recibir el cliente.

También establecería respuestas básicas para las preguntas que más se repitan durante la campaña. Así no dependes de que una persona “sepa cómo hacerlo” cada vez.

Una campaña no debería medir solamente la capacidad de atraer clientes; también debería poner a prueba la capacidad de atenderlos bien cuando llegan. Si el negocio está creciendo, este es un buen momento para ordenar el proceso antes de que el volumen lo vuelva más difícil.

Golfredo

¡@blanca-lozano, Saludos!
Para lograr un control eficiente del inventario y optimizar la administración general de un negocio, se pueden utilizar diferentes herramientas adaptadas a las necesidades y al tamaño de la empresa:

Por ejemplo:

Sistemas de gestión de inventarios (WMS / ERP)

Son plataformas digitales integradas que automatizan el seguimiento de existencias en tiempo real, las entradas, las salidas y los pedidos de proveedores.

Ejemplos populares: Odoo, Holded, Alegra, SAP Business One o Zoho Inventory. Existen soluciones gratuitas o de bajo costo.
Beneficios: Evitan desabastecimientos, reducen el exceso de stock y centralizan la contabilidad, las ventas y las compras en un solo lugar.

Hojas de cálculo (Excel o Google Sheets)

Es la opción más accesible y económica para pequeños negocios o emprendimientos que están comenzando.

Cómo utilizarlas: Se pueden crear plantillas personalizadas con códigos de productos, descripciones, stock mínimo, stock actual y precios de coste y venta.
Beneficios: Totalmente personalizable y sin coste de suscripción inicial.
Desventaja: Requiere actualización manual constante y puede volverse compleja a medida que el inventario crece.

Sistemas de Punto de Venta (POS)

Herramientas que combinan la gestión de cajas registradoras, ventas y control de inventario de forma simultánea.

Ejemplos: Square, Loyverse o SumUp.
Beneficios: Cada vez que se realiza una venta en el mostrador, el sistema descuenta automáticamente el producto del inventario, lo que minimiza errores humanos.

Por otro lado... existen metodologías de organización interna:

Más allá del software, contar con un buen proceso administrativo facilita el control físico de la mercancía:

Método ABC: Clasifica el inventario según su valor e importancia para la empresa (Artículos A: alta rotación/valor; Artículos B: valor moderado; Artículos baja rotación).
Inventarios cíclicos: Realizar recuentos físicos periódicos y por secciones en lugar de esperar a fin de año, lo que ayuda a detectar mermas o errores a tiempo.

Estos puntos pueden apoyarte en decidir qué implementar según la etapa en que esté la empresa. Si te parece necesario, podemos profundizar en algunos de los puntos.

Golfredo

Para completar la propuesta de @gestionafácil, asumiendo que invertir en tecnología es el camino... Una ruta posible en tu caso, sin frenar la caja (porque el objetivo no es parar las ventas, sino ordenar el negocio para que cada moneda invertida vuelva más rápido), es la siguiente:

Fase 1: Controla primero lo que más se mueve. Instala el software y el lector de código de barras empezando solo por tu Top 20% de productos (los que te dejan el 80% de las ventas). No intentes registrar todo el almacén el primer día; prioriza lo que rota hoy para no pausar la operación.

Fase 2: Usa el orden para pedir crédito. Ve con tus proveedores y muéstrales que ahora controlas tus lotes y fechas de vencimiento. Un comerciante organizado transmite confianza, y esa confianza te servirá para negociar compras a crédito o despachos parciales, sin tener que 'soltar' toda la caja de contado.

Fase 3: Recompra basándote en datos reales. Con el sistema andando, sabrás con exactitud cuál es tu punto de reorden (el stock mínimo real antes de quedarte en cero). Reinvierte la ganancia diaria únicamente en los productos que sí se venden, asegurando un ciclo de conversión de efectivo mucho más corto.

GestionaFácil

@nayelialcantara, en el mundo del comercio de belleza y cuidado personal, esta es probablemente la encrucijada más peligrosa y recurrente.

El impulso natural de cualquier comerciante es decir: "Si no tengo el producto en el anaquel, no vendo". Sin embargo, en este rubro, traer más inventario sin control de trazabilidad con liquidez ajustada puede no ser una estrategia de crecimiento; sino más una jugada de ruleta rusa.

En otras palabras, comprar volumen a ciegas para evitar perder ventas puntuales suele generar un falso flujo de caja. Además, inyectar dinero a un sistema logístico desordenado solo amplificará el desorden.

Recomendamos priorizar la infraestructura logística, porque invertir en la tecnología de gestión (software ERP/POS + código de barras) no es un "gasto postergable". Lo puedes ver, según el caso, como liberación de capital de trabajo, que hoy tienes escondido en el almacén.

Golfredo

@eric_dav dijo en Pago de nómina...:

Coincido con ambas propuestas, pero añadiría un enfoque proactivo en la gestión comercial:

¿Han evaluado negociar cláusulas de pago anticipado o por hitos más frecuentes con los clientes? En sectores como el vuestro, es común que los contratos permitan cobros parciales al alcanzar metas intermedias (ej. 20% al inicio, 30% a la mitad de la obra, etc.). Esto reduciría los 'valles' de flujo de caja sin depender exclusivamente de reservas o recortes de personal.

Adicionalmente, ¿han explorado líneas de crédito específicas para nómina? Algunos bancos ofrecen productos con tasas preferenciales para empresas que demuestren contratos adjudicados, usando estos como garantía. Sería un 'puente' temporal mientras se materializan los ingresos.

¿Qué experiencias tienen con estas alternativas?

Buen planteamiento. Sin duda, un enfoque proactivo, necesario en ese sector.

Golfredo

@Valeria-Isabel dijo en Colobaradores no competentes:

@JoséTJ En mi experiencia, mantener a colaboradores no competentes por compromiso, por amistad o por evitar el conflicto sale mucho más caro a largo plazo.

Genera reprocesos, errores con clientes, sobrecarga para los compañeros competentes y una cultura donde parece que da igual hacer bien o mal el trabajo.

No se trata de etiquetar a nadie, sino de medir con indicadores objetivos, dar un plan de mejora con tiempo definido y, si no hay resultados, reubicar o desvincular. La incompetencia tolerada se convierte en estándar.

Totalmente de acuerdo. En las empresas familiares este tema se vuelve crítico, ya que los lazos afectivos suelen pesar más que los indicadores. Cuando entra un consultor externo a poner orden, lidiar con la 'incompetencia tolerada' de un familiar o un amigo suele ser el mayor reto, pero indispensable para salvar la operación.

Global Moderators

Mensajes

Lista de Miembros