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GestionaFácil

@MaríaFernanda dijo en Ineficiencias en el control de costos:

Hola a ambos, @gerardoperez @frank
.....
Pregunta para el grupo: ¿Cómo logran ustedes auditar la rentabilidad por proyecto en tiempo real sin que el equipo sienta que es una “vigilancia policial”? ¿Han encontrado algún balance entre control financiero y flexibilidad operativa?

Hola María Fernanda,

Entiendo tu preocupación sobre cómo auditar la rentabilidad por proyecto en tiempo real sin que el equipo sienta que está siendo vigilado. Aquí hay algunas estrategias que pueden ayudarte a encontrar un balance entre el control financiero y la flexibilidad operativa:

Integrar la contabilidad de costos en la herramienta de gestión de proyectos:

Automatización del seguimiento: Utiliza una herramienta de gestión de proyectos que permita la integración de la contabilidad de costos. Asigna presupuestos de horas y recursos desde el inicio del proyecto y automatiza el seguimiento. Esto permite que el equipo vea el avance y los desvíos como una métrica de eficiencia, no como una vigilancia.
Transparencia y comunicación: Comunica claramente el objetivo de estas métricas. Explica que el seguimiento no es para castigar, sino para identificar áreas de mejora y asegurar que el proyecto se mantenga en el presupuesto.

Implementar un sistema de control de horas eficiente:

Asegúrate de que el sistema de control de horas (timesheets) sea lo más simple y eficiente posible. Evita que se convierta en una carga administrativa.
Proporciona feedback regular sobre el uso del tiempo y cómo afecta al presupuesto. Esto puede ser parte de las reuniones semanales o mensuales, donde se discuten los avances y se identifican áreas de mejora.

Fomentar una cultura de eficiencia:

Implementa incentivos para el equipo que fomenten la eficiencia y la productividad. Reconoce y recompensa a aquellos que identifican y resuelven ineficiencias.
Proporciona capacitación continua sobre cómo gestionar el tiempo y los recursos de manera eficiente. Esto puede incluir talleres sobre gestión de proyectos, técnicas de productividad y uso de herramientas de seguimiento.

Uso de métricas en tiempo real:

Implementa indicadores de eficiencia operativa en tiempo real, como el costo por unidad y el índice de desperdicio. Esto permite identificar y solucionar problemas rápidamente sin que el equipo se sienta vigilado.

Si tienes más preguntas o necesitas más detalles, no dudes en preguntar.

GestionaFácil

Hola a todos.

He leído con interés sus experiencias y preocupaciones sobre las ineficiencias en el control de costos. Aquí hay algunas sugerencias que pueden ayudar a mejorar la situación:

1-. Implementar un sistema de gestión de proyectos integrado:

Contabilidad de costos en la herramienta de gestión: Como mencionó @ExpertoContable, integrar la contabilidad de costos en la herramienta de gestión de proyectos es crucial. Asignar presupuestos de horas y recursos desde el inicio y automatizar el seguimiento permite que el equipo vea el avance y los desvíos como una métrica de eficiencia, no como una vigilancia policial.
Auditorías trimestrales y métricas en tiempo real: Complementar las auditorías trimestrales con indicadores de eficiencia operativa en tiempo real (como costo por unidad e índice de desperdicio) puede ayudar a identificar y solucionar problemas rápidamente.

2.- Optimizar el uso de recursos:

Control de horas y costos ocultos: Para @MariaFernanda, implementar un sistema de control de horas (timesheets) puede ser útil, pero es importante asegurar que el sistema sea eficiente y no genere más gastos en gestión. Además, revisar trimestralmente las suscripciones SaaS y eliminar aquellas que no se usan puede ahorrar costos significativos.
Mejora continua y cultura de eficiencia: Fomentar una cultura de eficiencia en la empresa, donde todos los empleados estén conscientes de su impacto en los costos, puede ser transformador. Incentivar la identificación y resolución de ineficiencias a nivel operativo puede llevar a mejoras relevantes.

3-. Comunicación transparente:

Involucrar al equipo en la planificación: Involucrar al equipo en la planificación presupuestaria y en la identificación de áreas de mejora puede aumentar la sensación de propiedad y responsabilidad. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que también aumenta la moral del equipo.
Feedback y ajustes constantes: Mantener una comunicación abierta y constante sobre los resultados y ajustes necesarios puede ayudar a mantener el equipo alineado y motivado.

Espero que estas sugerencias les sean útiles. Si tienen más ideas o experiencias que compartir, ¡estamos aquí para escucharlas!

Maricí

Saludos colegas
Pedro, lo que describes suele ocurrir cuando la gestión del crédito depende de relaciones personales y no de procesos claros. Más allá del cliente puntual, tu empresa necesita ordenar internamente cómo otorga, controla y recupera cartera.

Mis sugerencias desde el enfoque organizacional:

Define el rol de “Gestor de Cartera” aunque sea una función parcial. Alguien debe ser responsable de dar seguimiento con protocolos definidos, no según la urgencia del día.
Estandariza el proceso de cobro: recordatorios automáticos, comunicaciones formales, escalamiento progresivo y registro de cada interacción. La improvisación agota al equipo y debilita tu posición.
Cupo y plazo no los define el vendedor. Si tu equipo comercial está presionado por cerrar ventas, cederá en plazos que no puedes sostener. Ajusta ese flujo para que las decisiones vengan de criterios técnicos.
Reúne al equipo y establece una política clara: qué pasa cuando un cliente supera 60, 90 y 120 días. Que todos sepan cómo actuar.

La clave es quitarle al “cliente grande” la capacidad de manejar tu estructura desde afuera. Cuando el equipo sigue un proceso, la organización se vuelve más firme y tú negocias con mucha más fuerza.

ExpertoContable

Tenía pendiente contribuir...

Propuesta: Plan de Acción Inmediato (Matriz de Solución)

Área: Tesorería
Acción práctica: Ofrecer descuentos por pago anticipado.
Beneficio directo: Liquidez inmediata.

Área: Comercial
Acción práctica: Crear membresías o programas de fidelidad por pago de contado.
Beneficio directo: Cliente prefiere pagar ya; genera lealtad.

Área: Compras
Acción práctica: Negociar plazos más largos con proveedores.
Beneficio directo: Alinea salidas de dinero con entradas.

Área: Producción
Acción práctica: Minimizar pérdidas de materia prima en el proceso.
Beneficio directo: Reduce el costo de ventas sin bajar calidad.

Área: Gestión
Acción práctica: Revisar historial de pagos y poner límites de crédito.
Beneficio directo: Evita acumular deuda incobrable.

Área: Financiamiento
Acción práctica: Buscar opciones de financiamiento a corto plazo (si es crítico).
Beneficio directo: Evita el paro de operaciones por falta de insumos.

Milagros Torres

Para complementar te sugiero, desde el punto de vista del marketing, que el enfoque debe ser hacer visible la propuesta de valor, atraer al cliente correcto y fidelizarlo.

La combinación de tienda organizada + presencia digital + promociones estratégicas generará un flujo constante de clientes y aumentará las ganancias de la tienda.

Milagros Torres

@adriana_s Para avanzar, tú y tu amiga deben dejar de ver la tienda como “venta de cosas usadas” y empezar a verla como un negocio de productos seleccionados.

Con esto en mente, observen que el valor está en:
• la curaduría,
• la presentación,
• la experiencia,
• y la capacidad de llegar a clientes interesados (sobretodo online).

Si aplica estas mejoras, podrán:
• aumentar su margen por pieza,
• mejorar la rotación mensual,
• atraer más clientes,
• profesionalizar el negocio,
• y lograr ganancias estables.

Golfredo

Cómo transformar tu tienda en un escenario mágico

Aquí tienes consejos impactantes para conquistar estas semanas críticas de Navidad:

1- El escaparate debe provocar detención instantánea

Un escaparate navideño debe funcionar como un “alto en el camino”:

Que el transeúnte frene, respire y sienta que acaba de entrar en un pequeño mundo.
Cuenta una historia.
No expongas: emociona.

2- Crea tu propio ritual navideño de marca

Un gesto, un mensaje, un aroma, un pequeño detalle simbólico.
Los rituales son anclas emocionales que convierten la visita en recuerdo.

3- Eleva la versión navideña de tu equipo

Tu equipo es el termostato emocional del cliente.
En estas fechas debe irradiar calma, empatía y energía.
La venta es consecuencia de la emoción que transmites.

4- Agiliza cada punto de fricción

Las colas, las dudas, la lentitud, la desorientación… son enemigos directos de la magia navideña. Optimiza el flujo, anticipa necesidades y simplifica decisiones.

5.- Crea un rincón "instagrameable"

No es solo estética: es visibilidad, viralidad y experiencia sensorial.

6- Cuida el último metro

Da un final de obra maestro:
agradecimiento, sonrisa, envoltorio especial, despedida cálida.
Ese metro final decide si el cliente vuelve… o no.

Maricí

Saludos
Qué buen intercambio. Desde mi enfoque en procesos y equipos, veo que muchos problemas con los saldos bancarios surgen porque las tareas no tienen un responsable claro o no existe un procedimiento formal. Aunque la empresa sea pequeña, hace toda la diferencia definir quién registra, quién revisa y quién autoriza.

Una sugerencia práctica: elaborar un mini-manual operativo solo para el flujo bancario. No tiene que ser extenso; basta con establecer pasos, tiempos y criterios para registrar, conciliar y archivar soportes. Esto evita confusiones cuando el negocio crece o cuando alguien del equipo toma vacaciones. Y algo clave: usar siempre un único canal oficial para enviar comprobantes. Eso reduce duplicados, omisiones y retrabajos. Un proceso simple, bien definido, mantiene la contabilidad limpia y el equipo sincronizado.

Maricí

Saludos
Aporto desde el enfoque de procesos y gestión de equipo, algo vital incluso en negocios muy pequeños.

Lo primero es ordenar el trabajo interno para que todo lo demás fluya. Algunas recomendaciones:

Roles claros, aunque sean dos personas: quién selecciona artículos, quién los clasifica, quién fija precios, quién publica en redes. Esto evita que todo se quede a medias.
Pequeño manual operativo: No tiene que ser extenso. Solo un documento con pasos básicos:

Qué estándar debe cumplir cada artículo.
Cómo se limpia y prepara la ropa.
Cómo se etiquetan los precios.
Cómo se documenta el inventario.

Esto reduce errores y permite delegar sin perder la calidad.

Rutinas semanales: Un día para limpieza profunda del espacio, otro para revisión del stock, otro para crear contenido digital. La organización del flujo hace que el negocio se vea profesional y funcione sin improvisaciones.

Una tienda de segunda mano puede crecer mucho si su operación es clara y consistente. Cuando el equipo trabaja ordenado, el cliente lo percibe al instante.

Maricí

¡Hola, @Lic-Padilla!
Dado lo que describes, es probable que el origen del problema no esté solo en el sistema, sino en la forma en que tu equipo está ejecutando y registrando los procesos. La maquila requiere precisión: cualquier captura incorrecta de materiales, mano de obra o transferencias puede generar resultados imposibles, como ese costo de producción negativo.

Aquí algunos puntos a considerar desde la gestión interna:

Roles difusos. Si no está claro quién registra consumos, quién valida operaciones y quién cierra órdenes, los errores se vuelven recurrentes.
Falta de estandarización. Un proceso de producción sin pasos definidos hace que cada quien registre “como puede”, no como debe.
Ausencia de controles internos. Antes de cerrar una orden de producción debe existir un checklist que asegure que cargas, consumos y tiempos estén completos.

Mi recomendación práctica:
Reúne a los responsables de almacén, producción y administración, y definan juntos el flujo estándar de registro. Luego documenten ese proceso y capaciten al equipo para evitar capturas erróneas. Cuando el procedimiento es claro y compartido, los costos empiezan a comportarse correctamente.

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