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Feliz tarde, @maría-josé,

Una cosa que muchas veces se olvida al hablar de presupuestos es el factor humano. Es decir: el presupuesto no lo ejecuta una hoja de Excel, lo hace tu equipo. Y si no hay claridad sobre quién gestiona qué parte del gasto, el caos se multiplica.

Mi sugerencia es que definas roles presupuestarios claros: quién aprueba compras, quién hace seguimiento, quién reporta desvíos. Incluso si eres una empresa pequeña, esa definición evita malentendidos y te ayuda a crecer de forma ordenada.

Y, si aún no lo tienes, este puede ser el momento perfecto para armar un pequeño manual de procesos financieros, ¡no tiene que ser formal ni largo! Solo algo que dé estructura a lo que hoy es improvisado.

Créeme, eso te va a dar oxígeno.

Hola @apereira

Como lo indica Avance separar los costos en categorías claras ayuda a ver tu empresa con claridad.

Te sugiere que, más allá de dividir en “producción” y “otros gastos”, analiza la frecuencia de cada gasto.

De esa forma, puedes planificar pagos mensuales o trimestrales, asignando en cada período un presupuesto específico.

También, establecer un orden de prioridad (de producción o soporte) permitirá tomar decisiones que no comprometan el crecimiento de tu negocio ni la eficiencia de tu equipo.

Con una estructura bien planificada, lograrás ver los resultados reflejados en la rentabilidad y la cohesión operativa.

¡Hola @trinidad y comunidad!

Algo que quiero sumar a la conversación es el valor de revisar la estructura de trabajo y roles definidos. En mi experiencia, cuando hay ausentismo creciente en equipos que antes eran estables, a menudo hay confusión interna sobre responsabilidades, límites y expectativas.

¿Qué recomiendo hacer?:

1. Revisa si los roles están claros (¿cada uno sabe lo que se espera de él?)
2. Evalúa si hay tareas que no están asignadas oficialmente pero que alguien está “cargando solo”
3. Ajusta procesos si detectas cuellos de botella o doble carga

Muchas veces los equipos se sobrecargan en silencio, y eso termina afectando su bienestar y asistencia. También, sugiero tener una mini-rutina de feedback semanal, aunque sea de 15 minutos por equipo. No solo para ver tareas, sino cómo se sienten con lo que están haciendo.

Organizar no es solo poner reglas, es diseñar el ambiente donde todos puedan rendir sin agotarse. Y eso reduce faltas, te lo aseguro.

Saludos Cordiales @josefinav

Te comento el caso de un laboratorio geológico que gestionaba a 55 personas bajo la dirección de un gerente y un equipo estructurado: un líder por disciplina, y, con una persona dedicada exclusivamente a la gestión del personal, un analista mayor de administración que controlaba aspectos administrativos como vacaciones, asistencias y procura, en sí se tenía un sistema robusto para reducir la carga en la gestión de RRHH.

Al delegar ciertas responsabilidades, particularmente en el analista de administración, el porcentaje de la dedicación a la gestión del personal se vio reducida considerablemente.

Esto, sumado a que cada departamento tenía su propio supervisor para asignar y seguir proyectos, significó que la operativa diaria estaba en gran medida descentralizada.

En este caso la dedicación por parte del gerente en la gestión del equipo del laboratorio geológico se enfocaba a revisar lo que cada líder tenía, según un plan mensual, ajustando los que se debía mejorar.

En sí se debe tener un seguimiento y control de todos los involucrados, para que al final el porcentaje del tiempo tuyo dedicado a la gestión del equipo baje.

Sin embargo, si el porcentaje de tiempo dedicado sigue siendo alto, podría ser porque aún te encuentras involucrado en decisiones o tareas que podrían ser completamente delegadas o porque la estructura de reporte no es lo suficientemente clara, lo que genera duplicidad en el trabajo.

Recuerda con una buena estructura del personal asumiendo "la persona correcta en el puesto correcto", la dedicación debería disminuir, y podría optimizarse aún más revisando los flujos de trabajo y la comunicación entre los diferentes roles de tu empresa.
Saludos...

¡Hola, María José! Este dilema es más común de lo que imaginas.

Te recomiendo lo siguiente:

Optimiza tus procesos internos primero. Antes de invertir en marketing, asegúrate de que todo está funcionando a la perfección (atención al cliente, tiempos de respuesta, calidad del producto/servicio). De nada sirve atraer más clientes si no puedes gestionarlos bien.

Una vez hecho esto, puedes combinar ambos enfoques. Usa la inversión en marketing para atraer clientes y apoya el crecimiento orgánico con estrategias como programas de fidelización.

Además, involucra a tu equipo: ellos tienen ideas que podrían mejorar el servicio y atraer clientes de forma orgánica. ¡A veces, lo más sostenible comienza desde adentro!

Hola a todos...
"¡Qué buen tema!

La empatía, más allá de ser una habilidad, es casi un 'superpoder' en ventas.

¿Cómo lograr que tu equipo la adopte como un valor del negocio?

Primero, hay que empezar por el ejemplo.

Si tus líderes muestran empatía, los demás van a seguir.

Además, capacita a tu equipo, no solo en habilidades técnicas, sino en cómo escuchar activamente al cliente. Usa role-playing, crea escenarios reales y reconoce públicamente cuando se haga bien.

Eso, amigo, es lo que convierte a un cliente satisfecho en uno fiel.

Con respecto al role-palying:

Es una técnica de aprendizaje práctica que consiste en simular situaciones reales para que los participantes asuman distintos roles y pongan en práctica habilidades o comportamientos.

En el contexto de ventas, por ejemplo, los vendedores pueden representar el papel de un cliente difícil mientras otro actúa como el vendedor que busca resolver el problema.

Esta dinámica permite que el equipo desarrolle habilidades de comunicación, empatía y resolución de conflictos en un entorno seguro antes de aplicarlas en situaciones reales.

El objetivo es mejorar la respuesta en escenarios reales, fortaleciendo la confianza del equipo y permitiéndoles encontrar soluciones más creativas.

Además, fomenta la autocrítica y el aprendizaje colaborativo, lo que resulta en un equipo más preparado para enfrentar desafíos cotidianos.

¡Empatía en acción!"

Hola, @GestionaFácil / Microempresario de Lima

Organizar las tareas diarias en comercial y operaciones todas deberían encajar a la perfección.

Para aumentar la productividad, empieza por priorizar las tareas según su impacto en los objetivos de la empresa.

Define un calendario diario donde las tareas más importantes se ejecuten primero, y asegúrate de que cada miembro del equipo sepa exactamente qué se espera de ellos.

Usa herramientas de gestión de proyectos para mantener todo en orden y facilitar la colaboración.

Y, por supuesto, revisa y ajusta el plan semanalmente para mantener todo fluyendo.

Además, te dejo varias estrategias que se pueden aplicar:

Área de Operaciones:

1. Optimización del flujo de trabajo: Implementa un sistema de gestión visual (como un tablero Kanban) para monitorizar el progreso de las tareas en tiempo real. Esto te ayudará a identificar cuellos de botella y redistribuir recursos según sea necesario.
2. Automatización de procesos: Identifica tareas repetitivas que puedan automatizarse, como el seguimiento de inventarios o la generación de reportes de producción. Esto reducirá errores y liberará tiempo para actividades más estratégicas.
3. Mejora continua: Adopta metodologías como Lean o Six Sigma para identificar y eliminar desperdicios en los procesos. Realiza reuniones de retroalimentación semanal para que el equipo proponga mejoras en la eficiencia operativa.

Al respecto, te dejo el siguiente material:

• Optimización de procesos: Aplica la metodología Six Sigma en tu empresa

• Optimización de procesos: aplica la metodología Lean

Área de Comercial:

1. Segmentación de clientes: Clasifica a tus clientes en segmentos según su comportamiento de compra y necesidades. Esto permitirá personalizar las estrategias de venta y maximizar el impacto de cada interacción.
2. Capacitación en técnicas de venta: Proporciona formación continua al equipo comercial en técnicas de ventas consultivas, que les permitan entender mejor las necesidades del cliente y ofrecer soluciones más acertadas.

En este caso, puedes consultar el siguiente post:
¿Qué es la venta consultiva o de soluciones? Aplícala

3. Uso de CRM: Implementa un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM) para seguir de cerca cada oportunidad de venta. Esto garantizará que no se pierdan leads y permitirá hacer un seguimiento más efectivo del proceso de ventas.

¡Puedes lograr que cada pieza encaje!

Hola, @maría-josé

¡Vaya! Triplicar el inventario suena como un gran paso.

Además del crédito bancario, tienes otras opciones interesantes para financiar esa expansión.

Primero, podrías explorar alianzas con proveedores para obtener mercancía en consignación o con términos de pago extendidos.

También, está el crowdfunding, que funciona genial si presentas bien tu proyecto.

Otra opción es buscar inversores ángeles interesados en el sector tecnológico.

Y, no descartes el financiamiento colectivo con amigos o familiares, siempre formalizando todo.

Estas alternativas te permiten mantener el control sin depender únicamente del crédito bancario.

Saludos...

Saludos a todos...

En el contexto de una pyme, «gestionar fácil» es mucho más que un concepto; es una estrategia para hacer que la administración de tu negocio sea más fluida, eficiente y menos abrumadora.

En el foro de Gestionar Fácil, este enfoque se traduce en proporcionar herramientas y métodos que simplifican la gestión diaria y permiten a los empresarios centrarse en lo que realmente importa: el crecimiento y la innovación.

Entonces, ¿cómo definimos «gestionar fácil»? Es una filosofía que busca reducir la complejidad en la administración de una pyme.

Esto se logra a través de la implementación de procesos estandarizados, el uso de tecnologías adecuadas y la optimización de los recursos disponibles.

Se trata de facilitar la toma de decisiones, mejorar la comunicación interna y externa, y garantizar que cada aspecto del negocio funcione con la mayor eficiencia posible.

En lugar de perder tiempo con trámites engorrosos y procedimientos complicados, «gestionar fácil» te ayuda a adoptar enfoques más directos y efectivos para abordar los desafíos cotidianos.

En Gestionar Fácil, encontrarás guías prácticas, consejos útiles y soluciones adaptadas a las necesidades de las pymes, que te permitirán operar de manera más inteligente y ágil.

Y, «gestionar fácil» es una invitación a simplificar, innovar y optimizar la forma en que diriges tu empresa, para que puedas enfocarte en lo que realmente impulsa tu negocio hacia adelante.

¿Listo para hacer que la gestión de tu pyme sea más fácil y eficiente?

¡Vamos a ello!

Hola, @maríafernanda

Creo que para solucionar el problema con el "poder de decisión" en tu empresa, es fundamental establecer límites claros y específicos para cada área.

Esto se puede lograr creando políticas y procedimientos detallados que definan el alcance de las decisiones que cada persona puede tomar, especialmente en cuanto a gastos y adquisición de insumos.

Además, establecer un sistema de aprobación escalonado puede ser útil: decisiones menores pueden ser tomadas autónomamente, mientras que decisiones más grandes requieren la aprobación de un nivel superior.

De esta manera, se evita la centralización total, pero se mantiene un control adecuado para evitar extralimitaciones.

Por ejemplo, te expongo el caso del laboratorio geológico, cada líder de área técnica (Sedimentología, Bioestratigrafía, Rayos X, Nucleoteca) tenía un nivel de aprobación definido para los gastos del personal bajo su cargo.

Esta estructura permitía una gestión ágil y específica, ya que decisiones menores podían resolverse directamente en cada área.

Sin embargo, para gastos mayores o adquisiciones importantes, era necesario contar con la autorización del gerente, asegurando un control centralizado en decisiones críticas.

Este enfoque garantiza un equilibrio entre la autonomía de los líderes y el control gerencial, lo que es clave para mantener el orden sin ahogar la toma de decisiones en empresas más grandes.

Saludos...

Hola
Lo que muchas veces se pasa por alto en estas situaciones es el impacto interno: tu equipo también, necesita dirección, claridad y contención.
Si solo te enfocas en la comunicación externa, se puede desordenar todo por dentro.

Lo que recomiendo en estos casos es hacer una reunión interna inmediata, tipo "crisis meeting", para alinear el mensaje, definir roles y preparar al equipo para actuar con coherencia. Eso baja la ansiedad interna y evita errores de comunicación.

También es útil tener una “guía rápida de crisis” que se pueda distribuir por interno: con mensajes modelo, respuestas frecuentes y canales de contacto directo con los líderes del proceso.
Y un tip adicional: crea un buzón interno para que los colaboradores puedan sugerir ideas de solución. A veces, la mejor salida viene desde adentro.

Hola, @JoséTJ!

Entiendo lo abrumador que puede ser elegir el software contable adecuado para tu pyme.

Una recomendación que te podría ayudar es comenzar por definir exactamente qué es lo que necesitas. ¿Te interesa algo simple o buscas funcionalidades más avanzadas como control de inventarios, integración con tu e-commerce o reportes detallados?

También piensa en el crecimiento de tu empresa: un software escalable será clave para evitar complicaciones más adelante.

No te olvides de evaluar si el servicio al cliente es eficiente, porque cuando se trata de contabilidad, resolver un problema rápido puede marcar la diferencia.

Saludos

Buen dia
El caos operativo muchas veces nace por falta de estructura, no de talento.

Antes de pensar en crecer, puedes documentar lo que ya hacés. Un pequeño manual de operaciones aunque sea en Google Docs:
1. ¿Quién hace qué?
2. ¿Cómo se hace ?
3. ¿Qué herramientas usa?
Puede ahorrarte horas de desgaste. Y si cada nuevo integrante entra sabiendo las reglas del juego, ganás tiempo y paz mental.

La claridad en los roles evita microgestión. Si todo termina en manos del empresario es porque no se sabe bien quién debe encargarse de qué, o no se confía en que lo harán bien. Eso se corrige con procesos claros y feedback frecuente, no con más control.
Algo que no siempre se dice: no todo se delega al principio, pero sí se puede preparar el terreno desde ya. Se puede empezar con lo repetitivo, lo que no necesita decisiones complejas. De a poco vas soltando el resto.

Buen día
Qué situación más común en empresas en crecimiento, Cuando los equipos están al límite, pedirles además que estructuren procesos es como querer ordenar la casa en plena mudanza…

En estos casos, lo que más me ha funcionado es traer una consultora, pero con un enfoque de transferencia real de conocimiento. No basta con que diseñen procesos: tienen que capacitar a tu equipo y dejar herramientas claras, manuales, roles definidos y espacios de retroalimentación.

También es importante que tu gente sienta que participa, que no se le impone una nueva forma de trabajar sin entender el por qué.

Mi recomendación: busca una consultora que construya contigo, no que imponga. Porque si el equipo no se adueña de los procesos, volverás al caos al poco tiempo.

¡Saludos, Jean Spinetti!

La gestión de inventario es clave para la eficiencia operativa.

Un paso que puede ayudarte es definir roles específicos dentro del equipo para monitorear y ajustar, de forma constante, los niveles de inventario, estableciendo indicadores de consumo y tiempos de reposición.

También, sería útil organizar revisiones periódicas, como parte de una rutina interna, donde el equipo revise los niveles de cada componente y ajuste las necesidades con base en el pronóstico de producción.

Así, aseguras que el inventario se mantenga óptimo y todo el equipo esté alineado con los objetivos de crecimiento.

Hola Josefina

Con 15 personas y 5 departamentos, es urgente pasar de una gestión centralizada a una gestión estructurada. Delegar no es solo una acción puntual, es parte de una evolución organizacional. Y como tal, necesita estructura.

Mi recomendación:
1. Comienza por definir los roles y responsabilidades por área.
2. Establece qué decisiones puede tomar cada quien y cuáles deben escalar.
3. Apóyate en manuales operativos y en la creación de protocolos de decisión.

Esto no solo alivia tu carga, sino que también reduce errores y conflictos internos.

Y muy importante: asegúrate de tener canales de comunicación internos efectivos. La delegación sin buena comunicación puede generar más problemas de los que resuelve. Cuando todo el equipo entiende cómo fluye la información y quién decide qué, todo funciona más fluido… y tú podrás enfocarte en liderar, no en apagar fuegos.

@tqm, saludos...
Emprender en solitario es un reto, y creo que una buena estrategia podría ser organizar tu trabajo de forma que maximice tu tiempo y mantenga las ventas en movimiento.

Te sugiero que crees un pequeño manual para tus tareas diarias y estandarices tu proceso de producción y de gestión de redes sociales.

Así podrás dedicarte a lo que más impacto genera, como la creación y promoción de tus productos.

También, busca alianzas con tiendas que compartan tus valores, ya que puedes ofrecer tus bombones en cantidades pequeñas pero constantes.

Esto no solo te permitirá organizarte mejor, sino que también construirá relaciones comerciales sólidas.

@agarcía, Hola
Tener un flujo de caja saludable puede depender de pequeños cambios en la gestión del equipo y los procesos.

Una opción es optimizar las tareas relacionadas con el inventario, de manera que los equipos solo se enfocan en productos de alta demanda y reducen costos en materias primas innecesarias.

Además, organiza una estrategia de gestión de plazos con proveedores; de esta forma podrás diferir pagos en caso de necesitarlo.

Y, para que funcione, asegúrate de que el equipo esté en la misma sintonía con estos objetivos, lo cual les dará más claridad y facilitará la toma de decisiones rápidas y eficientes.

@jeanspinetti, Hola

Saludos a todos...

Entiendo la dificultad de manejar los costos variables. Desde mi experiencia, una buena estrategia de organización interna puede ayudar a amortiguar los cambios en el mercado.

Te sugiero implementar procesos claros de evaluación de costos con tu equipo para reaccionar rápidamente a las fluctuaciones, incluso sin modificar precios.

Por ejemplo, tener un procedimiento estándar de compras y establecer roles específicos para la gestión de proveedores podría darte más control. Esto no solo ayuda a reducir el estrés financiero, sino que asegura un flujo constante de información para tomar decisiones precisas.
Optimizar la gestión interna puede ayudarte a amortiguar estas variaciones.

Saludos,
Maria-José.

Me parece que el equipo está buscando bien… pero, hay un punto que suele pasarse por alto: la comunicación interna y el compromiso operativo.

Muchas veces, los procesos están bien diseñados en papel, pero no se están ejecutando igual en cada turno o por cada operario.

Te propongo que revises tres cosas súper concretas:

• ¿Todos los que intervienen en el proceso tienen instrucciones claras, actualizadas y entendibles?

• ¿Se fomenta que reporten errores o desvíos sin miedo a represalias?

• ¿Están todos alineados en lo que significa “calidad” en ese producto?

A veces la causa raíz no está en una máquina… sino en un equipo que interpreta distinto la misma instrucción. Y, eso se corrige con formación, claridad de roles y cultura de mejora.

¡Vamos que se puede! La calidad también es un trabajo de equipo.