Un problema que podría estar frenando mi empresa es la calidad del servicio entregado, porque varía de manera significativa. Hay casos de excelencia y hay casos deficientes (con quejas del cliente).

¿Qué podemos implementar para mantener la calidad?

Re: "Eos" - Personas

En EOS, una vez definidos los valores, se utiliza una herramienta para evaluar si una persona “encaja” con la cultura de la empresa y es idónea para un puesto de trabajo. Se basa en tres puntos: “Gets It, Wants It, Capacity to Do It”. Es decir, ¿lo entiende?, ¿lo quiere ejercer?, ¿tiene la capacidad para hacerlo?, con lo cual se asegura que la persona no solo tenga las habilidades, sino también la motivación y la alineación cultural.

En el caso de una reestructuración, esto puede ser complicado lograrlo. ¿Qué recomendarían? ¿Intentarlo con el mismo personal o buscar nuevos colaboradores?

Esta es una de las dudas más comunes y, a la vez, más angustiantes para el dueño de una pequeña o mediana empresa.

La respuesta corta es que existe una brecha crítica entre el flujo de caja (el dinero que entra y sale) y la rentabilidad (lo que realmente te queda tras cubrir todos los costos, gastos e impuetos).

Al empresario hay que darle formación en estos aspectos. Un informe contable sencillo, pero con la información necesaria, ayudaría mucho.

Ojo, no se trata solo de darles un reporte, sino de enseñarles a leerlo para que entiendan la diferencia entre "tener dinero" y "ganar dinero".

¿Cómo escalar el servicio B2B en el área financiera?

@GerardoPerez, interesante planteamiento.

En el caso de una fábrica, lo común es cuidar los costos de producción aplicando algunas buenas prácticas en materia de calidad de materia prima, gestión de proveedores, inventarios, control de producción, embalaje y despacho. Las ineficiencias suelen estar asociadas al equipo y al error humano, principalmente, para lo que se aplican auditorías trimestrales, en nuestro caso.

Operativamente hablando, revisamos los procesos físicos para buscar cuellos de botella y movimientos inútiles… y esto lo hacemos de manera constante, como parte de la mejora continua.

Quizás, lo más interesante, sean los costos ocultos, que son un dolor de cabeza para muchos empresarios.

¡Hola! Es un excelente desafío. Hace un tiempo apoyé a una amiga en algo parecido…

Las tiendas de artículos de segunda mano (“second hand” o “thrift stores”) están en auge gracias a la sostenibilidad y la economía circular, pero necesitan estrategias muy claras.

Aquí tienes tres recomendaciones sencillas y de alto valor para tu amiga, enfocadas en la experiencia, el inventario y la comunidad:

1_ Céntrate en la experiencia de compra

El principal error en las tiendas de segunda mano es que se sienten desorganizadas o “saturadas”. Para ganar más, la tienda debe parecer una boutique y no un almacén:

Implementen un estándar de calidad estricto. Solo vendan artículos en magnífico estado (ropa limpia y planchada, sin defectos visibles; artículos de cocina completos y funcionales). Descartar lo que no está a la altura permite subir el precio promedio de venta.

Diseño visual (“Merchandising”): La presentación es clave. Organicen la ropa por color y estilo (no solo por talla) y exhiban los artículos de cocina más atractivos en estantes bien iluminados. La música agradable y un buen olor también influyen en que la gente pase más tiempo y compre más.

2- Digitalización y venta multicanal

Depender únicamente del tráfico local limita mucho las ganancias. El inventario de segunda mano es único, lo que lo hace perfecto para la venta en línea.

Inventario único en línea: Tomen fotos de buena calidad a sus mejores artículos (prendas de marca, piezas de cocina vintage, etc.) y publíquenlos en plataformas populares (Instagram, Facebook Marketplace o incluso una tienda online sencilla). Esto no solo genera ventas adicionales, sino que usa la tienda física como un punto de recogida o prueba.

Creación de contenido: Usen las redes para mostrar “cómo usar” los artículos o combinaciones de ropa (“outfits”). Por ejemplo, un video corto mostrando cómo combinar una blusa vintage con un pantalón moderno. Esto crea deseo e impulsa las ventas.

3_ Construcción de una comunidad local

Una tienda pequeña sobrevive creando una base de clientes leales que no solo compran, sino que también venden o donan sus artículos.

Organicen un evento mensual simple, como un “Día de Descuento por Donación” o un “Mercadillo de Intercambio de Libros”. Esto genera un pico de tráfico recurrente y atrae nuevos clientes.

Programa de fidelidad: Implementen un sistema sencillo de puntos o un pequeño descuento para clientes recurrentes. Si el cliente se siente parte de una comunidad, regresará constantemente y actuará como promotor de la tienda.

En una encuesta me hicieron una pregunta similar a esta:
¿Has dado a conocer la misión y los valores que deben «mover» a los colaboradores hacia el logro de objetivos, en su día a día?

En nuestro caso, una pequeña empresa, no hemos dado mayor importancia a estos puntos. Pregunto, ¿será tan importante como dicen?

La elección del software es un punto importante desde el primer momento. Así que lo ideal es asesorarse con un contable y comenzar a llevar datos con la calidad y rigurosidad necesaria, al menos, en lo que plantea @expertocontable *

Incorporar presupuestos de manera efectiva es fundamental para mejorar la gestión en cualquier empresa. Las claves importantes para lograrlo son estas:

1. Integración y alineación estratégica:

• Vinculación con los objetivos generales:** El presupuesto no debe ser un documento aislado. Debe estar directamente ligado a los objetivos estratégicos de la empresa. Cada partida presupuestaria debe contribuir al logro de metas específicas.
• Participación de todos los niveles: Involucra a los responsables de cada área en la elaboración de sus propios presupuestos. Esto fomenta el compromiso, la comprensión y la responsabilidad.
• Comunicación clara: Asegúrate de que todos los empleados comprendan la importancia del presupuesto y cómo su trabajo contribuye a su cumplimiento.

2. Elaboración detallada y realista:

• Análisis histórico: Utiliza datos históricos de ingresos, gastos y rendimiento para establecer bases sólidas para las proyecciones futuras.
• Consideración de factores internos y externos: Ten en cuenta factores como cambios en el mercado, estrategias de la competencia, inversiones planificadas y posibles riesgos.
• Flexibilidad y escenarios: Elabora presupuestos que permitan cierta flexibilidad para adaptarse a cambios inesperados. Considera la creación de escenarios alternativos (optimista, pesimista, más probable).
• Detalle adecuado: El nivel de detalle debe ser suficiente para el control y la toma de decisiones, pero no tan excesivo que dificulte su gestión.

3. Implementación y seguimiento riguroso:

• Asignación clara de responsabilidades: Define claramente quién es responsable de cada partida presupuestaria y de alcanzar los objetivos establecidos.
• Establecimiento de indicadores clave de rendimiento (KPIs): Define métricas específicas para medir el desempeño real en comparación con el presupuesto.
• Informes periódicos: Genera informes de seguimiento con la frecuencia necesaria (mensual, trimestral) para comparar el desempeño real con el presupuesto.
• Análisis de desviaciones: Investiga a fondo las variaciones significativas entre lo presupuestado y lo real. Identifica las causas y toma medidas correctivas.

4. Análisis y toma de decisiones:

• Evaluación continua: El presupuesto no es un documento estático. Revísalo y ajústalo periódicamente según sea necesario en función del desempeño y los cambios en el entorno.
• Utilización para la toma de decisiones: Utiliza la información del presupuesto para evaluar la viabilidad de nuevos proyectos, la eficiencia de las operaciones y la rentabilidad de diferentes áreas.
• Benchmarking interno y externo: Compara el desempeño presupuestario entre diferentes departamentos o con empresas del sector para identificar áreas de mejora.

5. Cultura presupuestaria:

• Fomentar la responsabilidad financiera: Promueve una cultura donde los empleados comprendan la importancia de la gestión eficiente de los recursos.
• Capacitación y formación: Proporciona la formación necesaria para que los responsables de cada área puedan comprender y gestionar sus presupuestos de manera efectiva.
• Reconocimiento y recompensas: Considera vincular el cumplimiento de los objetivos presupuestarios con sistemas de reconocimiento o incentivos.

En resumen, para incorporar los presupuestos de manera efectiva y mejorar la gestión empresarial, es crucial:

• Integrar el presupuesto con la estrategia.
• Elaborar presupuestos realistas y detallados.
• Implementar un seguimiento riguroso.
• Utilizar el presupuesto para el análisis y la toma de decisiones.
• Fomentar una cultura de responsabilidad financiera.

Al seguir estas claves, tu empresa podrá utilizar los presupuestos como una herramienta poderosa para la planificación, el control, la toma de decisiones y, en última instancia, para mejorar su rendimiento y alcanzar sus objetivos.

Interesante punto...
La propuesta para mejorar la cobranza en una pyme se puede basar en tres pilares: (1) reglas claras de crédito, (2) proceso disciplinado de cobro y (3) medición con indicadores.

1_. Política de crédito

• Formalizar criterios para plazos 15/30/45 días según riesgo del cliente.
• Definir límites de crédito, garantías y condiciones para congelar o reducir cupos cuando haya atrasos.

2_. Proceso de cobranza estructurado

• Antes del vencimiento: enviar factura rápido, confirmar recepción y mandar recordatorio pocos días antes.
• Después del vencimiento: escalar contacto (correo, llamada, responsables internos del retail), ofrecer planes de pago y, si hay mora persistente, suspender crédito o pasar a acciones formales.

3_. Soporte con sistemas e indicadores

• Usar 'planilla' para registrar facturas, programar recordatorios y priorizar gestiones.
• Medir DSO (días promedio de cobro), % de facturas vencidas y morosidad por segmento 15/30/45 días para ajustar políticas y acciones.

4_. Gestión comercial alineada

• Vender respetando las políticas de crédito y condicionando nuevas ventas al comportamiento de pago.
• Evaluar al equipo de ventas también por la calidad de su cartera (ventas cobradas, no solo facturadas).

En pocas palabras: Dar crédito con criterio, cobrar con método y ritmo, apoyarte en datos y sistemas, y alinear al equipo comercial con la salud de la cartera.

Son muchas las inquietudes que el empresario, en todo tipo de empresa, tiene. Dos que nos ocupan ahora mismo son las siguientes:

• ¿Cómo se fomenta el compromiso y la responsabilidad en el trabajo?
• ¿Cómo se reconocen y recompensan los logros y contribuciones de los empleados o colaboradores?

Tengo una pyme en la que estas cuestiones no están resueltas, dicho por los propios interesados. Por tal motivo, dejo la inquietud para conocer la opinión de los miembros de este foro. Saludos.

Tengo dos problemas que están afectando la productividad, en forma creciente, de los empleados:

• El primero es la confusión sobre quién es el responsable de una tarea. Además de que, estamos conscientes, la distribución de tareas en la pyme es deficiente. Aún no hemos atendido este punto.
• El segundo es el retrabajo o la duplicación de esfuerzo en áreas diversas, lo que se evidencia de muchas formas. Por ejemplo, la transcripción de un mismo documento en dos o más áreas; o la repetición de "tareas/actividades" debido a errores que pueden ser evitados sin mayor esfuerzo.

¿Qué pasos o qué métodos podemos aplicar para eliminar estos problemas y, sobre todo, para que no reaparezcan?

Una de las áreas críticas para toda empresa es el mercadeo y las ventas. Queremos invertir en la mejora de esta área, pero no tenemos claro cómo hacerlo. ¿Qué nos sugieren? (nuestra empresa es de servicios).

@anadavila dijo en elegir la estructura legal adecuada:

Complementando las respuestas... Pasos recomendados para esta situación que planteas:

• Consultar con abogados especializados en Derecho Internacional y de empresas: Busquen abogados con experiencia en trabajar con startups internacionales y en las jurisdicciones donde residen ustedes. Ellos podrán asesorarlos sobre la mejor estructura legal y las implicaciones legales específicas.
• Consultar con asesores fiscales internacionales: Necesitarán asesoramiento fiscal para comprender las implicaciones en cada jurisdicción y cómo mitigar la doble imposición.
• Evaluar sus planes a L.P.: Consideren sus objetivos de crecimiento, financiación y expansión internacional al tomar la decisión sobre la estructura legal.
• Documentar acuerdos entre socios: Un acuerdo de socios claro y detallado es fundamental, especialmente cuando los socios residen en diferentes países. Este acuerdo debe abordar la propiedad, la toma de decisiones, la distribución de ganancias, la resolución de disputas, la salida de socios, entre otros puntos.
• Mantenerse informados y aplicar "vigilancia tecnológica": Las leyes y regulaciones cambian constantemente. Deberán mantenerse actualizados sobre los requisitos legales y fiscales en todas las jurisdicciones relevantes.

¿Es importante el idioma en que se redacten los documentos legales?

Hola. Uno de los puntos más difíciles en mi empresa, a la hora de organizar el equipo, ha sido la asignación de puestos de trabajo. Pregunto, ¿habrá algún método que facilite la asignación de trabajadores en puestos de trabajo para optimizar la gestión? Gracias.

Hace algún tiempo tuvimos problemas como estos en nuestra empresa mediana.

Comparto una parte del plan para mejorar:

Para abordar estos problemas y mejorar la eficiencia y colaboración en la empresa mediana, propongo el siguiente plan de acción:

1- Enfoque y alineación estratégica

Definir y comunicar una visión clara

• Organizar sesiones de trabajo con la alta dirección para definir o redefinir la visión de la empresa.
• Crear una declaración de visión concisa y motivadora.
• Comunicar la visión a todos los empleados a través de múltiples canales.

Alinear objetivos y KPI

• Establecer objetivos estratégicos alineados con la visión.
• Definir Indicadores Clave de Desempeño para cada departamento y equipo.

Priorización de tareas

• Implementar una matriz de priorización para evaluar y clasificar proyectos y tareas.
• Capacitar a los colaboradores en técnicas de gestión del tiempo y priorización.
• Realizar revisiones periódicas para asegurar que el esfuerzo se centre en actividades de alto impacto.

2- Optimización de procesos y reducción del retrabajo

Mapeo y análisis de procesos

• Realizar un mapeo detallado de los procesos clave de la empresa.
• Identificar cuellos de botella, redundancias y áreas de mejora.

Mejora continua

• Establecer un programa de mejora continua basado en el ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar).
• Fomentar la cultura de "fallar rápido, aprender rápido" para reducir el miedo al error y promover la innovación.

Automatización de tareas repetitivas

• Identificar tareas susceptibles de automatización.
• Implementar herramientas y software para automatizar procesos repetitivos.

3. Fomento de la colaboración y comunicación efectiva

Desarrollo de habilidades de comunicación

• Ofrecer talleres de comunicación efectiva y resolución de conflictos.
• Entrenar a los líderes en técnicas de facilitación y toma de decisiones en grupo.

Implementación de herramientas colaborativas

• Establecer protocolos claros para el uso de tales herramientas.

Mejora de la estructura organizacional

• Revisar y optimizar la estructura organizacional para favorecer la colaboración.
• Considerar la implementación de equipos multifuncionales para proyectos clave.

Seguimiento y evaluación

• Establecer un comité de transformación para supervisar la implementación del plan.
• Realizar encuestas periódicas de satisfacción y compromiso de los empleados.
• Monitorear los KPI establecidos y ajustar el plan según sea necesario.

Este plan de acción aborda los síntomas identificados y busca mejorar la eficiencia, la colaboración y el enfoque estratégico de la empresa.

Es importante implementarlo de manera gradual, priorizando las acciones de mayor impacto y ajustándolo según la retroalimentación y los resultados obtenidos.

Busco apoyo sobre lo siguiente: ¿Cómo puedo determinar o conocer los «aspectos» del modelo de gestión actual que limitan el crecimiento de mi empresa? - Estamos relativamente estancados y no sabemos qué nos mantiene es ese estado…

@maría-josé, este es un problema típico en las pymes cuando están en sus primeras etapas.

@desempeño @Milagros-Torres, ¡gracias por las respuestas!
Creo que estamos alineados. Tomaré algunas ideas para atender la situación de nuestra pyme. Me gustaría su opinión sobre hacer reuniones fuera de la empresa para socializar más allá del ámbito laboral. ¿Será buena idea? ¿Pros y contras?

@anascalda, la conciliación bancaria manual es un proceso de control vital para asegurar que el saldo en tus libros coincida con lo que reporta el banco. Al disponer de herramientas de ofimática puedes sistematizar este proceso para que sea riguroso y profesional.

A continuación, te presento un método estructurado siguiendo el flujo lógico de validación.

1- Preparación de insumos. Antes de empezar, organiza tu espacio de trabajo digital con tres elementos clave:

• Libro Auxiliar de Bancos: Tu registro interno de entradas y salidas del mes.
• Estado de Cuenta Bancario: El reporte oficial emitido por la entidad financiera.
• Conciliación del mes anterior: Para verificar si había partidas pendientes (cheques no cobrados o depósitos en tránsito) que ya deberían haber aparecido este mes.

2- El Procedimiento técnico: Paso a Paso

A. El "Punteo" o Cotejo

Crea una hoja de cálculo con dos columnas principales. Debes comparar cada movimiento del estado de cuenta contra tu libro auxiliar.

• Si el monto y el concepto coinciden, marca ambos registros (puedes usar un color o una columna de "Check").
• Si un movimiento está en el banco pero no en tu libro (ej. una comisión bancaria), es una omisión de registro.
• Si un movimiento está en tu libro pero no en el banco (ej. un pago emitido al final del mes), es una partida en tránsito.

B. Identificación de Diferencias
Las discrepancias suelen clasificarse en:

• Depósitos en tránsito: Dinero que ya registraste pero el banco aún no procesa.
• Cheques en circulación: Pagos que emitiste pero el beneficiario no ha cobrado.
• Notas de Débito: Comisiones, intereses pagados o cargos por chequeras no registrados.
• Notas de Crédito: Intereses ganados o transferencias recibidas no registradas.
• Errores: Transcripciones incorrectas de montos (ya sea tuyos o, rara vez, del banco).

3- Elaboración del informe de conciliación. Para que el proceso sea efectivo, utiliza el Método de Saldos Ajustados. Este formato es el más transparente:

Concepto..................................................................Monto
Saldo Final según Estado de Cuenta..............................$XXXX
(+) Depósitos en tránsito....................................................$XX
(-) Cheques en circulación..................................................($XX)
(=) Saldo Bancario Ajustado..............................................$YYYY
Saldo Final según Libros (Contabilidad)..............$XXXX

(+) Notas de Crédito (no registradas)............................$XX
(-) Notas de Débito (comisiones/cargos)......................($XX)
(=) Saldo en Libros Ajustado.................................$YYYY

La conciliación es exitosa únicamente cuando el Saldo Bancario Ajustado es igual al Saldo en Libros Ajustado.

4- Ajustes contables (cierre)

El proceso no termina con el cuadro. Debes proceder a registrar en tu contabilidad (ofimática) todas aquellas Notas de Débito, Crédito o errores detectados en tus libros para que el saldo inicial del próximo mes sea el valor real.