Constantes ajustes en el inventario
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Hola. Comparto una situación (¿síntoma o problema?) que se viene presentando en los últimos 6 meses... El caso es que debemos hacer constantes ajustes en el inventario digital por fallas (faltantes y sobrantes) en físico. A pesar de que facturamos y automáticamente el inventario se actualiza, tenemos diferencias. ¿Qué opinan? ¿Qué hacer?
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Lo que describes es un problema operativo crítico, no solo un síntoma. La necesidad de ajustes constantes en el inventario digital por discrepancias con el físico, a pesar de la automatización de la facturación, indica una probable falla “global” en tus procesos.
El hecho de que el sistema de facturación actualice automáticamente el inventario sugiere que el problema no radica en la facturación per se, sino en los puntos donde el producto es manejado físicamente o donde se registran movimientos fuera del ciclo de ventas.
Las causas más comunes de esta situación son:
- Errores en la recepción de mercancía.
- Errores en el despacho o picking.
- Movimientos internos no registrados.
- Fallas en el conteo físico.
- Robo o pérdida no identificada.
- Errores de codificación.
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@mr-peligro dijo en Constantes ajustes en el inventario:
Lo que describes es un problema operativo crítico, no solo un síntoma. La necesidad de ajustes constantes en el inventario digital por discrepancias con el físico, a pesar de la automatización de la facturación, indica una probable falla “global” en tus procesos.
Excelente... Y qué acciones sugieres para resolver ese grave problema?
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@aristides_d, buena pregunta!
Para resolver esta situación, te sugiero un enfoque multifacético:
1. Auditoría de procesos:
- Mapea el flujo completo: Desde la entrada de mercancía hasta la salida, identifica cada punto donde el inventario es manipulado, contado o registrado.
- Identifica los "puntos calientes": ¿En qué etapas se producen más errores? ¿Qué productos son los más afectados por las discrepancias?
- Observación directa: Dedica tiempo a observar cómo se realizan las operaciones de recepción, almacenamiento, picking y despacho.
Refuerzo y estandarización de procedimientos:
- Implementa un sistema de doble chequeo en la recepción y el despacho. Que una persona cuente y otra valide.
- Asegúrate de que las listas de picking sean claras y que el personal verifique los productos y cantidades antes de cerrar un pedido.
- Establece un protocolo estricto para registrar cada entrada, salida, devolución, merma o traslado interno de inventario en tiempo real.
Capacitación del personal:
- Invierte en capacitación para todo el personal que maneja inventario. Asegúrate de que comprendan la importancia de la precisión y el impacto de los errores.
- Fomenta una cultura de responsabilidad y atención al detalle.
Tecnología y herramientas:
- Escaneo de códigos de barras: Si no lo usas en todas las etapas, considera implementarlo. Reduce drásticamente los errores de registro manual.
- Conteos cíclicos: En lugar de un conteo anual completo, realiza conteos de pequeñas secciones del inventario de forma regular. Con esto podrás identificar y corregir errores rápidamente y mantiene el inventario más preciso.
Análisis de datos:
- Utiliza los datos de tus ajustes para identificar patrones. ¿Son los faltantes o sobrantes más comunes en ciertos productos, en ciertos turnos, o en ciertas operaciones?
Abordar este problema de raíz no solo mejorará la precisión de tu inventario, sino que también optimizará tus operaciones, reducirá pérdidas y te permitirá tomar mejores decisiones de negocio.
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@aristides_d dijo en Constantes ajustes en el inventario:
Hola. Comparto una situación (¿síntoma o problema?) que se viene presentando en los últimos 6 meses... El caso es que debemos hacer constantes ajustes en el inventario digital por fallas (faltantes y sobrantes) en físico. A pesar de que facturamos y automáticamente el inventario se actualiza, tenemos diferencias. ¿Qué opinan? ¿Qué hacer?
¡Hola! Es un problema común que el inventario físico no coincida con el digital, y puede generar muchos dolores de cabeza. Basándome en lo que describes, aquí tienes dos recomendaciones clave para abordar esos faltantes y sobrantes:
1. Optimiza y audita tus procesos de entrada y salida de mercancía
Es fundamental revisar detalladamente cómo se registra la entrada y salida de cada artículo.
- Implementa un doble chequeo en la recepción y despacho.
- Utiliza códigos de barras y escáneres.
- Realiza conteos cíclicos regulares.
2. Integra y depura la información entre tu sistema de facturación y el de inventario
Mencionas que la facturación actualiza automáticamente el inventario, pero aun así hay diferencias. Esto sugiere que podría haber una desconexión o un error en la forma en que ambos sistemas se comunican o procesan la información.
- Verifica la configuración de integración: Asegúrate de que los códigos de producto sean idénticos en tu sistema de facturación y en tu sistema de inventario. Una pequeña diferencia en un carácter puede causar que las ventas no se registren correctamente contra el inventario real.
- Revisa los puntos de ajuste manual: Identifica cuándo y quién tiene la autoridad para hacer ajustes manuales al inventario digital. Cada ajuste debe estar documentado con su razón y ser revisado periódicamente. A veces, estos ajustes manuales pueden introducir nuevos errores o enmascarar problemas subyacentes en el proceso.
- Genera reportes de inconsistencias: Configura reportes que muestren automáticamente las diferencias entre las ventas registradas y las unidades esperadas en inventario, o entre lo facturado y lo que se despachó. Esto te permitirá identificar patrones de errores y depurar la información en los puntos de origen.
Implementar estas recomendaciones te ayudará a identificar la raíz de las discrepancias y a establecer un control más robusto sobre tu inventario. ¡Mucha suerte!
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Hola.
Leo excelentes recomendaciones para abordar el problema planteado. Es un caso que demanda, tal como lo indican, un enfoque multifacético.Recomiendo abordar el tema de la integración automatizada entre facturación e inventario como primer punto a descartar. De no ser esta la causa raíz de las discrepancias (faltantes y sobrantes), entonces aplica analizar todo el flujo y los procesos involucrados en el manejo del inventario, desde la entrada hasta la salida. Haciendo hincapié en los puntos críticos en que interviene el personal (tareas manuales).
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Colega
Saludos
Este caso de AArístides_D es un ejemplo claro donde tus herramientas de análisis estratégico pueden marcar la diferencia.
El hecho de tener constantes ajustes refleja una falla en el sistema de control interno, pero también una pérdida de alineación entre el plan operativo y los KPIs del área logística.Desde tu enfoque, te sugiero proponer un dashboard de integridad de inventario, que cruce automáticamente:
1.Las diferencias por producto
2.Frecuencia de ajustes
3.Turnos u operarios involucrados
4.Tiempos entre ajustes sucesivos
Esto no solo permite cuantificar el impacto, sino identificar correlaciones que muchas veces escapan a la intuición. También es útil para medir el “desempeño del sistema de control”, y no solo del personal.
Además, podrías aplicar un enfoque de auditoría cruzada entre lo que se planifica en el flujo de inventario y lo que efectivamente ocurre, para detectar brechas de cumplimiento operacional.
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HOLA
Aquí tu experiencia con equipos y procesos puede destrabar una de las causas más comunes pero menos visibles de estos errores: La informalidad en roles y responsabilidades dentro del almacén o puntos de contacto con el inventario.No es raro que en las pymes varias personas hagan “de todo”, y eso está bien, hasta que nadie sabe exactamente quién debía registrar una devolución o reportar una merma.
En estos casos, te recomendaría promover algo simple: un Cuadro de responsabilidades operativo (tipo RACI, pero simplificado), donde quede claro quién registra, quién valida y quién supervisa cada tipo de movimiento de inventario.Además, podrías sugerir sesiones breves de retroalimentación semanal entre los equipos de despacho y recepción.
Esto crea cultura de mejora continua, ayuda a identificar malos hábitos, y refuerza los lazos internos sin necesidad de implantar un sistema complejo. -
Saludos
En todo negocio cada error de conteo o movimiento no registrado se traduce en pérdida inmediata.
El “ajuste constante” en estos casos no solo es un problema operativo, sino que te puede estar ocultando algo más serio: malas rotaciones o subregistro de mermas.Mi sugerencia para ti es aplicar algo sencillo pero efectivo:
Un registro visual diario. :Fotos del inventario físico antes y después de cada jornada, comparado con el registro digital. No solo te ayuda a ver los desvíos, sino que también genera responsabilidad en el equipo (nadie quiere que su desorden quede registrado). Esto es especialmente útil en fechas clave como San Valentín o el Día de la Madre, donde el volumen de movimiento se dispara.Además, ten en cuenta la posibilidad de diferencias por manipulación en puntos de venta o por ajustes rápidos que no se documentan. Una hoja de control físico rápida y amigable para el equipo puede reducir estos errores.
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Buen dia
Colegas.
Aunque el tema de inventarios parece más de “backstage” que de marketing, hay un punto clave donde tu experiencia suma: el impacto del inventario en la experiencia del cliente. Cuando hay faltantes por errores de stock, se afecta la promesa de entrega y eso, tú lo sabes bien, daña la percepción de marca.Tu visión puede ser clave para integrar el área de operaciones con las expectativas del cliente final. ¿Te has planteado una estrategia de “inventario orientado al cliente”?
Por ejemplo, usar análisis de comportamiento digital para ajustar el stock visible en e-commerce según la demanda real. Es una capa de marketing predictivo que puede alinear perfectamente lo físico con lo digital, evitando sobreventas o promesas rotas.Desde marketing, también puedes impulsar la trazabilidad de productos desde una perspectiva de reputación y transparencia, algo que genera mucha confianza y fidelización.
