¿Crear procesos con talento propio o contratar consultora?
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Tenemos una situación en la empresa: Las áreas no cuentan con procesos sencillos y efectivos, ni con flujos de trabajo que garanticen la eficiencia.
Estamos ante el dilema de analizar y diseñar los procesos y sus flujos de trabajo con personal propio, o subcontratar a una consultora para que los desarrolle e implante… El recurso humano está al "tope". ¿Qué opción es la mejor y más segura en términos de resultados?
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@roberto-manzano, dado que el equipo interno ya está al tope, subcontratar a una consultora parece la opción más efectiva y rápida para obtener resultados.
Sin embargo, la mejor decisión dependerá de varios factores clave:
Comparación de Opciones
Factor Personal Propio Consultora Tiempo de implementación Lento, ya que el personal está al límite de su capacidad. Rápido, pues los consultores están dedicados al proyecto. Experiencia Puede haber desconocimiento o falta de herramientas adecuadas. Expertos en análisis y diseño de procesos con metodologías probadas. Costo Menos inversión directa, pero mayor costo en tiempo y posibles errores. Mayor costo inicial, pero optimización de recursos y reducción de fallos. Resistencia al cambio Puede haber mayor resistencia si el cambio es liderado por el mismo equipo. Externos pueden generar mayor objetividad y facilitar la adopción de cambios. Sostenibilidad Puede quedar integrado en la cultura organizacional si el equipo lo desarrolla. Requiere una estrategia de transición para que el equipo lo adopte después de la implementación (alto riesgo si la estrategia no funciona). Recomendaciones para ayudarte a tomar la decisión:
1- Si la urgencia es alta y el equipo no tiene capacidad disponible, lo mejor es subcontratar a una consultora que diseñe e implemente los procesos. Esto garantizará un enfoque profesional y resultados más rápidos.
2- Si la empresa tiene tiempo y quiere fortalecer sus capacidades internas, podría optarse por un modelo híbrido: Que la consultora diseñe los procesos y entrene a un equipo interno para mantenerlos a futuro.
3- Si decides contratar una consultora, asegúrate de que no solo entregue documentos, sino que acompañe la implementación y capacite al personal para que el cambio sea sostenible.
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@gestionafácil, excelente. Creo que es un buen análisis para decidir.
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Es un tema interesante… Lo vivimos hace algún tiempo.
Un asesor nos dio información para que resolviéramos el dilema. Es similar a lo comentado antes.Opciones y evaluación:
1- Analizar y diseñar con personal propio:
Ventajas:
- Conocimiento interno profundo.
- Mayor control sobre el proceso.
- Potencialmente menor costo a largo plazo.
Desventajas:
- Sobrecarga del personal.
- Posible retraso en la implementación.
- Riesgo de soluciones subóptimas debido a la falta de tiempo y experiencia especializada.
2- Subcontratar a una consultora:
Ventajas:
- Experiencia y conocimientos especializados.
- Implementación más rápida y eficiente.
- Objetividad y perspectiva externa.
- Mitigación de la sobrecarga del equipo interno.
Desventajas:
- Mayor costo inicial.
- Posible falta de conocimiento profundo de la cultura y los procesos internos.
- Mayor dependencia de un agente externo.
Recomendación que te hago:
Dada la limitación de recursos humanos y la necesidad de resultados rápidos y efectivos, la subcontratación a una consultora especializada parece ser la opción más segura. Sin embargo, es crucial seleccionar una consultora con experiencia comprobada en el diseño e implementación de procesos similares a los de su empresa. ¡Esta es la clave!
Para mitigar la posible falta de conocimiento de la empresa por parte de la consultora, se recomienda:
- Involucrar al personal interno en el proceso de consultoría, proporcionando información y retroalimentación.
- Establecer una comunicación clara y constante con la consultora.
- Definir claramente los objetivos y expectativas del proyecto.
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Dado que el recurso humano está al límite, contratar a una consultora parece ser la opción más segura y eficaz en términos de resultados. Una consultora especializada puede proporcionar un análisis objetivo y detallado, diseñar procesos óptimos y garantizar una implementación eficiente, lo cual es especialmente valioso cuando los recursos internos están estresados.
Además, al contratar a expertos, se reduce el riesgo de errores y se asegura que los procesos estén alineados con las mejores prácticas del sector.
Sin embargo, es importante que la empresa participe activamente en el proceso para garantizar la transferencia de conocimientos y la adaptación de los nuevos procesos a la realidad interna.
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Interesante dilema, @roberto-manzano. Desde mi experiencia en marketing y negocios, te diría que, además del orden operativo, hay algo clave en juego: la percepción interna y externa de tu marca.
Cuando los procesos están desordenados, eso se nota, y no solo hacia adentro, sino también hacia los clientes.Si el equipo ya está saturado, exigirles más puede terminar afectando no solo la calidad del trabajo, sino también, el clima laboral (y eso eventualmente daña la experiencia del cliente).
Mi sugerencia: apuesta por una consultora, pero con una mentalidad de marca. Es decir, que entienda tu propósito, tu tono, tu promesa como empresa. Los procesos no son solo flujos: son también
- Cultura
- Consistencia
- Experiencia.
Si eliges bien, puedes lograr eficiencia sin perder autenticidad, que es oro puro en mercados competitivos.
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Hola @roberto-manzano, te entiendo perfectamente. A mí me pasó algo similar en mi negocio de arreglos florales cuando quise crecer sin que todo se viniera abajo por desorden.
Yo intenté primero hacer todo con mi equipo, pero entre proveedores, pedidos urgentes y fechas especiales, nadie tenía cabeza para estructurar procesos. Fue ahí cuando decidí buscar ayuda externa.
Lo que me funcionó fue que la consultora trabajara de la mano con nosotros, escuchando cómo funcionaba nuestro día a día, y no imponiendo modelos de otro planeta.
Así que mi consejo práctico es: si están al tope**, busca apoyo externo,** pero haz que se integren a la realidad del equipo. Que no lleguen con soluciones de libro, sino con oídos abiertos.
Al final, los procesos no deben hacerte la vida más difícil, sino más fácil… ¡y eso se nota cuando la operación fluye sin tropiezos!
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Saludos Roberto.
Lo que planteas es una decisión estratégica de alto impacto. Desde una perspectiva de desempeño, hay una palabra clave: alineación.Un proceso bien diseñado que no esté alineado con los objetivos del negocio y con los indicadores clave, no es más que papel bonito.
Si el equipo interno está al límite y no tiene la capacidad de diseñar con foco en resultados medibles, entonces la consultora puede ser la mejor vía para garantizar ejecución y medición efectiva.
Eso sí: exige indicadores desde el inicio. Que cada proceso nuevo venga con su:
1. métrica de éxito
2. Su responsable
3. La frecuencia de revisión.De nada sirve un flujo si no puedes ver si mejora realmente el desempeño. Y recuerda: lo que no se mide, no se mejora.
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Buen día
Qué situación más común en empresas en crecimiento, Cuando los equipos están al límite, pedirles además que estructuren procesos es como querer ordenar la casa en plena mudanza…En estos casos, lo que más me ha funcionado es traer una consultora, pero con un enfoque de transferencia real de conocimiento. No basta con que diseñen procesos: tienen que capacitar a tu equipo y dejar herramientas claras, manuales, roles definidos y espacios de retroalimentación.
También es importante que tu gente sienta que participa, que no se le impone una nueva forma de trabajar sin entender el por qué.
Mi recomendación: busca una consultora que construya contigo, no que imponga. Porque si el equipo no se adueña de los procesos, volverás al caos al poco tiempo.
