¿Las reuniones son tiempo perdido?
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En mi empresa existe una creencia, algo que se repite sin análisis. Esto es lo que dicen: “Las reuniones con el supervisor y las de equipo son pérdida de tiempo”, es decir, los integrantes (o la mayoría de ellos) consideran que las reuniones con el supervisor aportan poco a los logros del equipo, por tal razón son tiempo perdido. ¿Qué opiniones tienen al respecto?
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¡Víctor, hola!
Esta respuesta en algo extensa. La dividiré en tres puntos.Lo primero, entiendo perfectamente la situación. Ya han expuesto casos similares en este foro.
Es bastante común encontrar equipos donde las reuniones se perciben como improductivas. Sin embargo, esta creencia merece un análisis más profundo, ya que bien gestionadas, estas reuniones pueden ser herramientas poderosas para el éxito del equipo.
Reflexiones y perspectivas al respecto:
Sobre las reuniones con el supervisor:
- Potencial desperdiciado:
Si los integrantes sienten que estas reuniones son una pérdida de tiempo, es probable que no se estén utilizando de manera efectiva. ¿Es claro, no? Quizás se centran demasiado en el control, en la revisión del estatus, sin aportar soluciones, o en temas que no son relevantes. - Oportunidad de crecimiento y alineación:
Una reunión individual bien llevada es una excelente oportunidad para que el supervisor brinde retroalimentación personalizada, discuta el progreso individual en relación con los objetivos del equipo, identifique obstáculos y ofrezca apoyo. También es un espacio para alinear expectativas y fomentar una comunicación abierta. - Falta de claridad en el propósito:
Es posible que los integrantes no comprendan el objetivo de estas reuniones. Si no se definen claramente los temas a tratar y el valor que aportarán, es natural que se perciban como una obligación sin sentido. - Comunicación unidireccional:
Si la reunión se convierte en un monólogo del supervisor o en una simple rendición de cuentas por parte del empleado, se pierde la oportunidad de un diálogo constructivo y de la generación conjunta de soluciones.
- Potencial desperdiciado:
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@avance dijo en ¿Las reuniones son tiempo perdido?:
¡Víctor, hola!
Esta respuesta en algo extensa. La dividiré en tres puntos.Sobre las reuniones de equipo:
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Falta de objetivos claros y agenda definida:
Muchas reuniones de equipo fallan por no tener un propósito definido ni una agenda clara. Esto lleva a discusiones dispersas, divagaciones.... no se logra nada concreto.
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Participación desigual:
Si solo unas pocas personas monopolizan la conversación o si algunos miembros se sienten intimidados para expresar sus opiniones, la reunión no estará aprovechando todo el potencial del equipo. Esto pasa con frecuencia.
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Foco en problemas sin soluciones:
Dedicar demasiado tiempo a enumerar problemas sin avanzar en la búsqueda de soluciones concretas puede generar frustración y la percepción de ineficacia.
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Falta de seguimiento y rendición de cuentas:
Si los acuerdos y las decisiones no se documentan ni se les da seguimiento, la reunión se convierte en una mera conversación sin impacto real.
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Alternativas no consideradas:
A veces, la información se puede compartir de manera más eficiente a través de otros canales (correo electrónico, herramientas de colaboración, etc.), y la reunión podría reservarse para discusiones que realmente requieren la interacción cara-a-cara del equipo.
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@avance dijo en ¿Las reuniones son tiempo perdido?:
@avance dijo en ¿Las reuniones son tiempo perdido?:
¡Víctor, hola!
Esta respuesta en algo extensa. La dividiré en tres puntos.Sobre las reuniones de equipo:
Ahora, ¿qué podemos hacer al respecto?
Creemos que en lugar de descartar las reuniones por completo, es más productivo analizar por qué se perciben como una pérdida de tiempo y tomar medidas para transformarlas en espacios valiosos.
Por ejemplo, las siguientes estrategias son útiles en la mayoría de casos:
- Definir el propósito de cada tipo de reunión: ¿Cuál es el objetivo de las reuniones individuales y de equipo? Comunicar claramente estos propósitos.
- Establecer agendas claras y concisas: Enviar la agenda con anticipación para que los participantes puedan prepararse y enfocarse en los temas relevantes.
- Fomentar la participación activa: Crear un ambiente abierto donde todos se sientan cómodos compartiendo sus ideas y perspectivas. Utilizar técnicas de facilitación para asegurar que todas las voces sean escuchadas es la mejor opción.
- Centrar la reunión en la resolución de problemas y la toma de decisiones. Utilizar las reuniones para avanzar en temas importantes, generar soluciones...
- Documentar los acuerdos y realizar un seguimiento.
- Pedir retroalimentación al equipo sobre qué funciona y qué no en las reuniones, y realizar ajustes en función de sus comentarios.
- Capacitar a los supervisores en la facilitación de reuniones efectivas.
En resumen, la percepción de que las reuniones son una pérdida de tiempo suele ser un síntoma de una mala gestión de las mismas.
Con un enfoque reflexivo y proactivo, es posible transformar estas reuniones en herramientas valiosas que contribuyan significativamente a los logros del equipo y al bienestar de sus integrantes.
