Publicados por apereira

Hola, Ana.
La respuesta de @Avance es completa. Esta respuesta ofrece un enfoque integral que:

• Protege legalmente a la empresa
• Minimiza el impacto emocional para el trabajador
• Mantiene un trato profesional y humano
• Reduce riesgos de conflictos laborales posteriores

Recomiendo, sin embargo, que consultes con su asesor legal para personalizar el proceso según las especificidades de su caso y legislación local.

Para llevar el control de costos en una tienda de accesorios para celulares, puedes usar una hoja de cálculo en Google Sheets que te permita registrar y analizar los siguientes aspectos clave:

📌 Elementos esenciales a registrar:

• Inventario inicial – Lista de productos con su costo unitario.
• Compras – Registro de nuevos productos adquiridos, costo y fecha.
• Ventas – Registro de cada venta con precio de venta, cantidad y fecha.
• Gastos operativos – Alquiler, servicios, sueldos, publicidad, etc.
• Margen de ganancia – Diferencia entre precio de venta y costo unitario.
• Costo promedio – Cálculo del costo promedio por producto en inventario.

Crea una hoja de cálculo en Google Sheets con estas funcionalidades para que puedas usarla como plantilla.

Evaluar la consistencia entre el balance general (estado de situación financiera) y el estado de resultados (estado de pérdidas y ganancias) es fundamental para asegurar la integridad de la información financiera.

Aquí te comparto un método útil para verificarlos:

1. Relación entre el Resultado Neto y las Utilidades Retenidas

• Estado de Resultados: El resultado neto (utilidad o pérdida del período) debe coincidir con el cambio en las utilidades retenidas del balance general (a menos que haya distribuciones de dividendos o ajustes contables).
• Verificación: Compara el resultado neto del estado de resultados con el incremento/disminución de las utilidades retenidas en el balance.

2. Depreciación y Amortización

• Estado de Resultados: La depreciación y amortización registrada como gasto debe reflejarse en el balance general como una reducción del valor de los activos fijos (por ejemplo, en “activos fijos netos”).
• Verificación: Asegúrate de que la depreciación acumulada del balance general aumente en el monto del gasto por depreciación del estado de resultados (ajustando por posibles ventas de activos).

3. Deuda e Intereses

• Balance General: Los pasivos financieros (préstamos, bonos) deben relacionarse con los intereses pagados en el estado de resultados.
• Revisión:
  • Calcula el costo promedio de la deuda:
  • Si la tasa es muy diferente a la contractual, puede haber inconsistencias.

4. Impuestos

• Estado de Resultados: El gasto por impuestos debe coincidir con los impuestos por pagar o pagados en el balance general.
• Comprobación:
  • Compara el gasto por impuestos del estado de resultados con el cambio en la cuenta de “impuestos por pagar” del balance (considerando pagos realizados).

5. Cuentas de Trabajo (Capital de Trabajo)

• Relación entre cuentas clave:
  • Cuentas por cobrar: El incremento/disminución en el balance debe relacionarse con las ventas del estado de resultados.
  • Inventarios: El cambio en inventarios debe vincularse con el costo de ventas.
  • Cuentas por pagar: El movimiento debe reflejar los pagos a proveedores relacionados con compras o gastos.

6. Dividendos declarados

• Si la empresa declaró dividendos, estos deben aparecer en dos lugares: (1) Como reducción de las utilidades retenidas en el balance; (2) Como un pasivo (dividendos por pagar) si aún no han sido distribuidos.

7. Coherencia con ratios financieros
Calcula ratios clave que vinculen ambos estados:

• Margen Neto: Debe ser coherente con la rentabilidad histórica.
• Retorno sobre Patrimonio: Vincula utilidad con el patrimonio del balance.
• Razón de Endeudamiento: Debe ser consistente con el nivel de gastos financieros.

8. Verificación de fechas y periodos

• Asegúrate de que las fechas del balance general (p. ej.: 31 de diciembre) coincidan con el periodo reportado en el estado de resultados (p. ej.: 1 de enero al 31 de diciembre).
• Si el balance es a una fecha específica, el estado de resultados debe cubrir desde el inicio del ejercicio hasta esa fecha.

9. Validación de Totales

• Revisa que los totales del balance general (activos = pasivos + patrimonio) estén correctamente calculados.
• En el estado de resultados, verifica que:
  {Ventas} - {Costos y Gastos} = {Resultado Neto}

10. Análisis de movimientos en Cuentas de Patrimonio

• Cualquier cambio en el patrimonio (p. ej: emisión de acciones, revalorizaciones) debe estar documentado y justificado. Asegúrate de que no haya partidas «misteriosas» que afecten el patrimonio sin explicación.

Herramientas útiles

• Software contable: Programas como QuickBooks o SAP suelen validar automáticamente estas relaciones.
• Checklist: Crea una lista de las conexiones clave (p. ej.: resultado neto → utilidades retenidas) para revisarlas una por una.
• Flujo de caja: Si tienes acceso al estado de flujo de efectivo, úsalo para triangular información (p. ej: depreciación, cambios en deuda).

Si encuentras discrepancias, revisa:

• Errores de digitación.
• Transacciones no registradas en ambos estados.
• Tratamiento contable incorrecto (p. ej.: gastos capitalizados como activos).

¿Necesitas profundizar en algún punto específico? 😊

Para calcular el Tiempo Promedio del Ciclo de Venta en una tienda, ya sea de alimentos o repuestos de vehículos, se puede utilizar la siguiente fórmula general:

Fórmula:

Pasos para aplicarla:

1- Definir el ciclo de venta:

• En el caso de una tienda de alimentos, el ciclo podría ser desde que un cliente muestra interés (hace un pedido o entra en la tienda) hasta que paga y recibe el producto.
• Para tu pyme de repuestos, el ciclo podría ser desde el momento en que el cliente hace un pedido o consulta, hasta que el producto es entregado y pagado.

2- Recopilar datos:

• Registra las fechas de inicio y fechas de cierre para cada venta realizada.
• La fecha de inicio sería cuando comienza el contacto (pedido, consulta, cotización, etc.).
• La fecha de cierre sería cuando se concreta la venta (pago y entrega).

3- Sumar las duraciones:

• Resta la fecha de inicio de cada venta de su correspondiente fecha de cierre para obtener el tiempo individual de cada ciclo de venta.
• Luego, suma todos los tiempos obtenidos.

4- Dividir entre el número total de ventas:

• Divide la suma total de tiempos por la cantidad de ventas registradas en el periodo de análisis.

Ejemplo práctico:
Supongamos que en una semana tienes las siguientes ventas con las respectivas fechas:

Venta	Fecha Inicio	Fecha Cierre	Tiempo (días)
1	15/01/2025	17/01/2025	2
2	16/01/2025	18/01/2025	2
3	17/01/2025	20/01/2025	3
4	18/01/2025	21/01/2025	3

Total de días: ( 2 + 2 + 3 + 3 = 10 )

Total de ventas: ( 4 )

Tiempo Promedio del Ciclo de Venta = 2.5 días

Notas:

• Puedes aplicar esta fórmula de forma semanal, mensual o para el período que desees analizar.
• Adaptar el cálculo según las particularidades de tu negocio te permitirá tomar decisiones basadas en datos para optimizar tus procesos.

@avance gracias por la respuesta!

@avance. Ok, ¿y cómo identifico las causas subyacentes de la desmotivación en el equipo?

¿Qué hacer en lo inmediato cuando hay un bajo compromiso del personal? Tenemos desmotivación y falta de involucramiento por parte de los empleados. :-(

Sí, por experiencia, sabemos que es importante contar con esas dos guías para efectos de motivar y tener un faro que guíe la toma de decisiones…

Hemos adoptado la propuesta de EOS que vimos en este foro, sobre la visión en diferentes horizontes de tiempo: 20 años, 10 años, 5 años, 3 años, 1 año y logros trimestrales.

@avance dijo en Manejo de la información:

Para una pyme de 25 empleados que enfrenta desafíos en la gestión y accesibilidad de la información debido al crecimiento de su base de clientes, propongo la siguiente solución rápida y eficaz:

Implementación de un CRM

Un sistema CRM (Customer Relationship Management) es una solución ideal para centralizar y organizar la información de los clientes, facilitando su acceso y uso por parte de todos los empleados que lo necesiten.

Pasos para la implementación:

1- Selección del CRM adecuado

• Optar por una solución en la nube, como Platzilla, HubSpot CRM (con versión gratuita), o Zoho CRM, que son escalables y fáciles de implementar.
• Elegir una opción que se adapte al tamaño de la empresa y ofrezca una interfaz intuitiva.

2- Configuración rápida

• Realizar una configuración básica inicial que incluya los campos esenciales para capturar la información más relevante de los clientes.
• Establecer perfiles de usuario y permisos de acceso según las necesidades de cada departamento.

3- Migración de datos

• Importar los datos existentes de los clientes al nuevo sistema CRM.
• Priorizar la información más crítica y reciente para una migración inicial rápida.

4- Capacitación 'express'

• Organizar sesiones de capacitación breves, pero intensivas para todos los empleados que utilizarán el sistema.
• Crear guías rápidas de referencia y videos tutoriales cortos para facilitar el aprendizaje continuo.

5- Implementación por fases

• Comenzar con un departamento piloto (por ejemplo, ventas) antes de extenderlo a toda la empresa.
• Recopilar feedback y realizar ajustes rápidos antes de la implementación completa.

6- Integración con herramientas existentes

• Conectar el CRM con otras herramientas que ya se estén utilizando, como el correo electrónico o las aplicaciones de productividad.

7- Establecer procesos claros

• Definir protocolos simples para la entrada y actualización de datos en el CRM.
• Asignar responsabilidades claras para el mantenimiento y la limpieza de datos.

8- Monitoreo y optimización continua

• Designar a un "campeón del CRM" dentro de la empresa para supervisar su uso y promover las mejores prácticas.
• Realizar revisiones periódicas para identificar áreas de mejora y optimizar el uso del sistema.

Esta solución permitirá centralizar rápidamente la información de los clientes, mejorar la accesibilidad de los datos para todos los empleados que los necesiten, y sentar las bases para una gestión de información más eficiente a medida que la empresa siga creciendo.

¡¿Qué opinas?!

Sí, estos pasos me parecen una buena guía para resolver el problema. Lo haremos, tal como lo planteas. De verdad, gracias a todos los que se interesaron por mi caso.

Tenemos un problema que se agrava con el tiempo..., dado que la empresa tiene cada vez más clientes. Es decir, al tener más compradores se manejan más dato, más información, pero esta no está a la disposición de todos lo que deben hacer uso de ella. ¿Qué solución rápida y eficaz sugieren?

(Pyme de 25 empleados).

Se ha incrementado la desorganización y el caos en la ejecución de actividades de nuestra pyme. Hay falta de comunicación y poca atención de los colaboradores a lo importante.

Esto ha generado un dilema: Imponer un liderazgo autoritario o mantener un liderazgo inspirador y flexible, mientras la empresa entra en un modo de trabajo organizado.

¿Qué creen que debemos hacer en esta situación?

Gracias a todos por sus intervenciones. De lo comentado, observo la importancia de la diferenciación, en cuanto a lo siguiente:

• Conocer el costo real de producción permite fijar precios competitivos y tomar decisiones sobre la rentabilidad de productos/servicios.
• Una contabilidad precisa evita problemas con el fisco.
• Los bancos suelen solicitar estados financieros detallados.
• Permite identificar posibles fugas de dinero o áreas de mejora.

Otras recomendaciones adicionales que me han dado, y que coinciden con algunas de las expuestas, son las siguientes:

1. Crear cuentas específicas para cada tipo de costo, con el fin de facilitar el análisis (categorización detallada).
2. Evaluar la frecuencia de cada gasto, lo que ayuda a planificar presupuestos y asignar recursos.
3. Establecer un orden de prioridad, permitiendo tomar decisiones que no comprometan el crecimiento del negocio.
4. Llevar un registro mensual… lo que ayuda a evaluar la eficiencia y el cumplimiento de objetivos.

En resumen, ahora tengo muy claro que separar los costos de producción de otros gastos es esencial para una gestión empresarial eficiente y precisa. Y que al comprender la naturaleza de cada costo y llevar un registro detallado, la empresa puede tomar mejores decisiones y mejorar su rentabilidad.

¡Gracias!

Hola.
Aún me cuesta entender cómo separar correctamente los costos de producción de otros gastos en mi contabilidad. ¿Alguien podría explicarme cómo diferenciarlos y registrarlos de manera adecuada?
Gracias de antemano por su ayuda.

Buen día. Espero que puedan darme algunos consejos prácticos para resolver un problema…
Tengo una pequeña fábrica de ropa escolar. El punto es que casi nadie sabe cómo priorizar tareas y actividades para lograr eficiencia. Esto conlleva mala organización del trabajo. Y pocos siguen instrucciones. ¿Qué puedo hacer para solventar el desorden antes de tomar la medida extrema de despedir personal?

@maríafernanda ¡Hola! No es sencillo iniciar un cambio con enfoque en procesos.

Para abordar los problemas descritos y definir y documentar los procesos de manera efectiva, es importante seguir un enfoque sistemático que involucre a todos los miembros de la organización. Aquí hay una serie de pasos que podrían ser útiles:

1. Diagnóstico Inicial:

   • Realizar una revisión detallada de los problemas actuales y de las áreas problemáticas.

2. Participación del Equipo:

   • Involucramiento activo de los empleados en el proceso de mejora, ya que su conocimiento y experiencia son valiosos para entender y solucionar problemas.

3. Mapa de Procesos:

   • Utilizar técnicas como el mapa de flujo para identificar y visualizar los procesos actuales, incluyendo los puntos de contacto con los clientes y los procesos internos.

4. Identificación de Procesos Clave:

   • Determinar qué procesos son fundamentales para el éxito de la empresa y enfocar la mejora en ellos primero.

5. Establecimiento de Objetivos:

   • Definir claramente los objetivos de la redefinición de los procesos, en términos de eficiencia, calidad, tiempo y costes.

6. Análisis de Procesos:

   • Analizar cada proceso paso a paso para identificar cuellos de botella, redundancias y oportunidades de mejora.

7. Definición de Procesos:

   • Documentar cada proceso de manera detallada, incluyendo los pasos necesarios, las decisiones críticas y los roles y responsabilidades de los empleados.

8. Estandarización de Procesos:

   • Convertir los procesos definidos en estándares operativos, para que todos los empleados sigan las mismas prácticas y procedimientos.

9. Capacitación y Comunicación:

   • Capacitar a los empleados sobre los nuevos procesos y asegurarse de que comprendan su importancia y cómo se relacionan con el éxito de la empresa.

10. Implementación Gradual:

    • Implementar los nuevos procesos de manera gradual, permitiendo un tiempo de adaptación y aprendizaje para los empleados.

11. Monitoreo y Control:

    • Establecer indicadores de rendimiento (KPI) para medir el éxito de los nuevos procesos y monitorear su eficacia.

12. Revisar y Adaptar:

    • Realizar revisiones periódicas de los procesos y adaptarlos según sea necesario, en respuesta a los cambios en el mercado o la industria.

13. Gestión del Cambio:

    • Gestionar el cambio de manera efectiva, abordando cualquier resistencia y asegurándose de que los empleados vean el valor en los nuevos procesos.

14. Feedback y mejora continua:

    • Establecer un sistema para recopilar el feedback de los empleados y los clientes, y utilizar esta información para realizar mejoras continuas.

15. Documentación y Políticas:

    • Mantener una documentación clara y accesible de todos los procesos y políticas, y actualizarla regularmente.

16. Cultura Organizacional:

    • Fomentar una cultura de mejora continua y responsabilidad, donde los empleados se sientan motivados a mejorar los procesos y la eficiencia.

No es fácil, pero con disciplina y constancia es posible lograr una organización con funcionamiento óptimo. Esto puede llevar muchos meses... Lo importante es mantener el foco.