En búsqueda de soluciones permanentes.
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Hola.
Tenemos una situación en la pyme que no nos permite erradicar los problemas. Esto es porque los colaboradores/empleados no tienen el hábito de registrar los problemas que surgen, ya sean casos o «asuntos», para una búsqueda de soluciones permanentes. Una de las razones es que no contamos con una aplicación para tal fin, por lo que no se registra de manera oportuna. ¿Qué opciones recomiendan? -
Hola, @victor
Visto tu planteamiento, te recomendamos implementar una solución simple y accesible para que los colaboradores puedan registrar los problemas de forma rápida y ordenada. Opciones concretas que conozco:
- Usar aplicaciones de gestión de tareas o incidencias como Trello, Asana o Monday, donde se pueden crear tableros específicos para problemas y asignar responsables.
- Adoptar una herramienta de registro de incidencias o gestión de calidad como Jira Service Management o Zoho Desk, que permiten un seguimiento más formal y análisis de causas.
- En caso de querer algo muy simple y sin costo, se puede usar un formulario compartido en Google Forms o Microsoft Forms para que los empleados reporten problemas fácilmente desde su móvil o PC.
- Capacitar y sensibilizar al equipo sobre la importancia del registro oportuno para generar soluciones permanentes y hacer un seguimiento constante.
La clave está en elegir una herramienta que se adapte a la cultura y recursos de la pyme, que sea fácil de usar y promover su uso constante para crear el hábito de registrar y solucionar problemas.
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¡Hola, @Victor!
Entiendo el desafío que están enfrentando. También lo hemos tenido en nuestra empresa. La falta de registro sistemático de problemas impide identificar patrones y soluciones permanentes, lo que lleva a repetir los mismos errores.
Algunas opciones para abordar esta situación:
1. Implementar una herramienta sencilla de registro
No es necesario empezar con un software complejo, no lo recomiendo. Pueden usar:- Planillas compartidas (Excel/Google Sheets): Crear un formato básico con campos como:
- Fecha, Problema, Área afectada, Gravedad, Posible causa, Solución temporal, Responsable de seguimiento.
- Formularios digitales (Google Forms/Microsoft Forms): Los colaboradores llenan un formulario rápido desde sus celulares o PC, y los datos se consolidan automáticamente.
2. Usar herramientas gratuitas o de bajo costo
- Ya @GestionaFácil comentó sobre varias aplicaciones disponibles y gratuitas, pero yo las dejaría para otro momento.
3. Establecer un proceso claro y capacitación
- Definir un flujo de reporte: ¿Dónde se registra? ¿Quién es responsable de revisarlo? ¿Cada cuánto se analizan los datos?
- Capacitar en la importancia de documentar: Si los colaboradores no ven el impacto de reportar problemas, no lo harán. Puedes:
- Mostrar ejemplos de cómo un problema registrado y solucionado evitó pérdidas.
- Reconocer a quienes reporten incidencias relevantes.
4. Automatizar recordatorios y seguimiento (esto es muy importante cuando el equipo está a tope con sus actividades diarias)
- Usar recordatorios periódicos (vía email o mensajería interna como Slack/Teams) para que el equipo actualice los casos pendientes.
- Designar a un responsable semanal para revisar los problemas no resueltos.
Recomendación inicial: Comiencen con algo simple (Google Forms + planilla) y ajusten según la adopción del equipo. La clave es que el registro sea fácil, rápido y visible para todos.
Saludos.
- Planillas compartidas (Excel/Google Sheets): Crear un formato básico con campos como:
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Hola, Víctor. Para registrar problemas sin complicaciones:
- Usa Google Forms o Trello (gratis y fáciles).
- Establece la regla: "Sin registro, no hay solución".
- Designa un responsable semanal para revisar reportes.
Herramientas simples + compromiso = solución. ¿Qué tal probarlo 15 días?
Ejemplo: Un formato con 3 campos: Problema, Fecha y Urgencia (Alta/Media/Baja).
