Publicados por María José

@pedrojose, es una pregunta importante, por dos razones:

• El flujo de caja es el alma de tu negocio.
• Un buen control del flujo de caja te permitirá tomar mejores decisiones y asegurar la sostenibilidad de tu negocio.

¡Hola! Me uno al debate sobre cómo estructurar tu pyme de servicios profesionales en atención al cliente y finanzas/contabilidad. El comentario de @Avance me parece un gran punto de partida, pero voy a añadir un toque práctico y un poco de chispa para que tu estructura no solo funcione, sino que también tenga personalidad.

Si tu pyme está empezando, yo iría por una estructura funcional con un twist: separa atención al cliente y finanzas/contabilidad, pero nombra “embajadores” que roten entre áreas cada cierto tiempo.

¿Por qué?

Porque así evitas que se conviertan en islas y todos entienden el negocio desde ambos lados. Imagina a tu equipo como una banda: cada uno toca su instrumento (especialización), pero también sabe improvisar en el solo del otro (polivalencia).

Para el tamaño inicial, manténlo simple: un líder por área y un pequeño equipo multifunción que pueda echar una mano donde se necesite. Añade un CRM ligero y un software contable básico para que la tecnología sea tu aliada sin romper el banco.

A medida que crezcas, puedes evolucionar a una matricial light: proyectos específicos con líderes temporales, pero sin el caos de “¿a quién reporto hoy?”.

Y un consejo final con un guiño: no subestimes el poder de una buena cafetera en la oficina. La comunicación fluye mejor con cafeína, y en una pyme, las mejores ideas suelen salir en los descansos. ¿Qué opinas de este enfoque?

@milagros-torres dijo en ¿Técnica sencilla para determinar causas raíz?:

Hoal @maría-josé. Quiero darte otra técnica sencilla y efectiva para determinar la causa raíz de la disminución de ventas y pérdida de clientes: el Análisis de Ishikawa o Diagrama de Espina de Pescado. Este método te ayuda a visualizar todas las posibles causas del problema agrupándolas en categorías clave.

¿Cómo vas a aplicarlo a tu caso?

Dibuja un diagrama con el problema principal a la derecha ("Disminución de ventas y pérdida de clientes") y traza ramas con factores que pueden influir. Generalmente, se agrupan en estas categorías:

1. Producto o Servicio. ¿Ha cambiado la calidad? ¿Ha dejado de ser atractivo para el mercado?
2. Precio. ¿La competencia ofrece mejores precios o promociones? ¿El valor percibido por los clientes ha bajado?
3. Clientes. ¿Han cambiado sus hábitos de compra? ¿Han surgido nuevas necesidades que no estás atendiendo?
4. Competencia ¿Han aparecido nuevos jugadores en el mercado? ¿Han mejorado su servicio o productos?
5. Canales de Venta y Marketing ¿Ha disminuido la efectividad de tu publicidad? ¿Tu estrategia de ventas es la misma y el mercado ha cambiado?
6. Atención al Cliente ¿El servicio ha empeorado? ¿Los clientes tienen quejas no resueltas?
   Reúne a tu equipo y llenen el diagrama con las posibles causas bajo cada categoría, analizando
   datos reales (ventas por segmento, feedback de clientes, rendimiento de campañas, etc.).

Prioriza las causas más probables y actúa sobre ellas.
Por ejemplo, si notas que la competencia ha lanzado descuentos agresivos y tu precio no ha cambiado, quizás sea momento de revisar tu propuesta de valor o mejorar la experiencia del cliente para diferenciarte.

Este método te dará una visión clara y estructurada del problema, ayudándote a tomar decisiones basadas en hechos, no en suposiciones.

¡Ya tienes otra alternativa para analizar la causa raíz de los problemas!

Excelente aporte!
Gracias

@carlos1295 dijo en ¿Técnica sencilla para determinar causas raíz?:

En la misma línea de @Avance, para analizar la causa raíz de la disminución de ventas, podemos usar el método de los «5 Porqués». Es simple y efectivo:

1. ¿Por qué disminuyeron las ventas?

   • ¿Los clientes compran menos?
   • ¿Hay menos clientes nuevos?
   • ¿Los clientes existentes se van?

2. Para cada respuesta, preguntar «¿Por qué?», nuevamente. Ejemplo:

   • Si los clientes se van: ¿Por qué dejan de comprar?
   • Si hay menos ventas por cliente: ¿Por qué redujeron su consumo?

Para apoyarte... ¿Podría compartir más detalles sobre:

• ¿Qué tipo de productos/servicios venden?
• ¿Han notado cambios en el comportamiento de compra de los clientes?

¡Hola!
Los productos son, principalmente, para consumo en el hogar, relacionados con limpieza, mantenimiento y decoración.

En efecto, hemos visto que las compras han bajado y algunos clientes regulares no volvieron...

¿Tienen alguna técnica sencilla para determinar causas raíz? Leí algunos casos en el foro y me animé a plantear este problema: "Disminución progresiva de ventas y pérdida de clientes…". Esto está ocurriendo desde hace unos 3 o 4 meses.

Buen día. Todo lo indicado es válido y se puede poner en práctica. No es sencillo mantenerlo cuando la empresa está en caos y los empleados apagando fuegos día a día. Pero si se logra el hábito, tendrá resultados que ayudarán, precisamente, a pasar la gestión apagafuegos.

Trabajar en el "antes", "durante" y "después" de una reunión es lo mejor que puedes hacer. Y no quita tiempo, realmente.

¡Ojo!, la baja satisfacción del cliente puede considerarse tanto un síntoma como un problema, dependiendo del contexto. Y esto aplica para todos los casos:

• Síntoma:
  En muchos casos, la baja satisfacción del cliente es un síntoma de problemas subyacentes en otros aspectos de la empresa, como la calidad del producto, el servicio al cliente, la eficiencia operativa o la comunicación interna.
  En este sentido, la baja satisfacción del cliente indica que algo más está fallando y necesita ser abordado.

• Problema:
  Al mismo tiempo, la baja satisfacción del cliente es un problema en sí mismo porque puede llevar a consecuencias negativas directas, como la pérdida de clientes, disminución de ventas, y daño a la reputación de la empresa. Es un problema tangible que debe ser solucionado para evitar impactos negativos mayores.

La distinción entre «síntoma» y «problema» en una pyme puede parecer clara, pero en la práctica, ambos conceptos son altamente relativos y dependen del contexto en el que se analicen. En el ámbito empresarial, es crucial identificar correctamente estos términos para tomar decisiones efectivas y evitar malinterpretaciones que pueden perjudicar la gestión.

Buen día. Traigo por aquí una inquietud sobre los datos... Estamos viviendo situaciones como las siguientes:

• Hay inconsistencia en datos sobre un mismo "hecho o ente" (por ejemplo, entre clientes, oportunidades, pedidos, etc.).
• Por otro lado, desde siempre cada área asume los datos como un activo de su propiedad y los comparte con ciertos ¡"celos"!
• A esto se agrega una queja de clientes y proveedores sobre la solicitud de los mismos “datos” en dos o más áreas de la pyme.

Quisiera conocer sus opiniones al respecto. La solución parece obvia, pero creo importante escuchar o leer opiniones al respecto.

Hola. Tengo una pyme que vende repuestos para coches o vehículos de marcas reconocidas. Me piden llevar varios indicadores, entre ellos, el Tiempo promedio del ciclo de venta.

¿Cómo puedo calcularlo?

Saludos para todos. Tengo una situación que ha dado lugar a un dilema. Espero que puedan apoyarme…

El punto es que el crecimiento de la empresa podría estar estancándose en términos de ventas y en captación efectiva de clientes.

El dilema es este: Invertimos en marketing y publicidad o mantenemos un enfoque orgánico (es decir, ¿será preferible destinar recursos a estrategias de marketing para acelerar el crecimiento o centrarse en el crecimiento orgánico más lento pero sostenible?).

Interesante tema.
En la gestión de empresas, el término «problema» a menudo se utiliza de manera intercambiable con «síntoma», pero es importante entender que estos conceptos tienen matices distintos que pueden ser cruciales para abordarlos de manera efectiva.

1.- Problema: Es una condición o situación que impide o interfiere con el logro de un objetivo de la empresa. Un problema es una realidad objetiva que necesita ser abordada para permitir el progreso o el crecimiento.

2.- Síntoma: Es una señal o indicio de un problema subyacente. Los síntomas son manifestaciones o efectos que pueden ser observados y que apuntan a un problema más profundo que no es inmediatamente visible.

Por otra parte, la relación entre «problema» y «síntoma» no es necesariamente equivalente a la relación “causa-efecto”, aunque hay similitudes. Aquí están las diferencias clave:

— Causa: Es lo que da lugar a un efecto. Es la razón por la cual algo sucede. En el contexto de la gestión de empresas, una causa puede ser una falla en el proceso, una mala toma de decisiones, una mala planificación, etc.

— Efecto: Es el resultado o consecuencia de una causa. En la gestión de empresas, un efecto puede ser un problema que se presenta, como una disminución en las ventas, un aumento en los costos, una baja en la motivación del personal, etc.

La relación "causa - efecto" es directa y lineal: una causa da lugar a un efecto.

Por otro lado, un "problema" suele tener múltiples "síntomas" y un "síntoma" puede ser indicativo de múltiples problemas. Además, un síntoma puede ser el efecto de una causa, pero también puede ser un problema en sí mismo si está interfiriendo con las operaciones de la empresa.

@golfredo dijo en Trabajar con presupuestos:

@maría-josé
Te dejo una plantilla que puede servirte de ejemplo. Ten en cuenta que puedes discriminar las partidas o categorías tanto como desees para tener mayor control en la ejecución del presupuesto de gastos e ingresos.

Consejos:

1. Sé lo más detallado posible: Cuantos más detalles incluyas, mejor podrás controlar tus gastos e identificar áreas de mejora.
2. Sé realista: Evita ser demasiado optimista al estimar tus ingresos y gastos.
3. Revisa y ajusta tu presupuesto regularmente: Las condiciones del mercado cambian constantemente, por lo que es importante revisar y ajustar el presupuesto periódicamente.
4. Utiliza herramientas tecnológicas: Existen numerosas herramientas y software de contabilidad que pueden ayudarte a crear y gestionar tu presupuesto de manera eficiente.

¡Gracias!

@maríafernanda dijo en Delegar decisiones:

En la empresa tenemos problemas con el "poder de decisión" que se ha delegado. No es claro el alcance y esto conlleva extralimitaciones al decidir en forma autónoma en algunas áreas. En particular, cuando se trata de gastos o adquisición de insumos.

¿Qué nos sugieren para poner orden en este aspecto? (Centralizar todas las decisiones es imposible).

Aprovecho este planteamiento para preguntar sobre los pasos a seguir - ideales - para comenzar a delegar. Tenemos cierto temor de hacerlo, pero ya es necesario en nuestro caso. Gracias por el apoyo.

@maría-josé dijo en Confusión y retrabajo:

Otra opción que estamos aplicando, en nuestro caso, es la definición de todos los procesos claves. Con esa actividad se logra poner orden en la organización. Porque al definir procesos debes establecer pasos, tareas, productos a generar en cada proceso, responsables, tiempos, entre otros aspectos. Y por esa vía, después de tener todo claro, eliminas el retrabajo. Espero que nuestra experiencia también les sirva.

¿Cuentan con alguna guía sencilla, pero efectiva, para plasmar los procesos de la empresa y mantener actualizada la documentación?

Otra opción que estamos aplicando, en nuestro caso, es la definición de todos los procesos claves. Con esa actividad se logra poner orden en la organización. Porque al definir procesos debes establecer pasos, tareas, productos a generar en cada proceso, responsables, tiempos, entre otros aspectos. Y por esa vía, después de tener todo claro, eliminas el retrabajo. Espero que nuestra experiencia también les sirva.

Buen día.
Gracias por los comentarios y sugerencias.
Tienen algún ejemplo que sirva de guía?

Saludos. En otros momentos me han dado consejos interesantes, por lo que quiero preguntarles sobre cómo incorporar el trabajo con presupuestos en la empresa. El caso es que hay desorden y caos en los gastos, poca previsión y planificación. En fin, qué implica trabajar con presupuestos?

Tengo una pregunta, espero que puedan ayudarme. La empresa que fundé - compra-venta de equipos electrónicos - ha tenido buenas ventas y deseo mejorar la oferta. Es decir, deseo triplicar el inventario en los rubros con mayor demanda. Para ello necesito dinero. ¿Qué opciones puedo considerar más allá de pedir crédito a un banco?

¡Hola! Gracias por las sugerencias. Estamos evaluando los cambios que haremos, tomando como claves los sugeridos por @Congruencia en su respuesta. Esperamos aplicarlos de inmediato. Saludos.

Saludos. Tengo una empresa en crecimiento rápido, dedicada a la compra-venta de equipos electrónicos. El punto es que tenemos desorden en el manejo de caja. Hemos eliminado algunos malos hábitos, como pagar compromisos personales con el dinero de la empresa. Sin embargo, no hay claridad en el dinero que entra y sale. ¿De qué forma podemos resolver esto?