Colobaradores no competentes
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Hola. Espero encontrar ideas para atender esta situación.
En los últimos meses, hemos observado un incremento en la improvisación en nuestros procesos, lo que se ha traducido en retrasos, errores y una disminución general en la calidad de nuestra actividad. Si bien contamos con personal nuevo (20% aprox.), la magnitud del impacto sugiere que las causas de esta grave problemática podrían ser más amplias y complejas.
La ejecución de nuestras tareas y actividades se caracterizaba, previamente, por una mayor eficiencia. ¿Qué estrategias o enfoques sugieren que podríamos aplicar para comprender esta situación y encontrar soluciones?
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Para abordar la situación que describes, es importante llevar a cabo un análisis detallado y estructurado. Te dejo estrategias y enfoques que podrían ayudarte a comprender y resolver el problema:
- Análisis de Causa Raíz (RCA): Identifica las causas fundamentales de los problemas utilizando diagramas como el de Ishikawa.
- Encuestas y Entrevistas: Recopila información directa del personal para entender los desafíos que enfrentan.
- Revisión de Procesos: Evalúa y rediseña los procesos actuales para eliminar ineficiencias.
- Capacitación y Desarrollo: Implementa programas de formación para mejorar las habilidades del personal.
- Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs): Establece métricas para medir y monitorear el rendimiento y la calidad.
- Comunicación y Colaboración: Promueve una cultura de comunicación abierta y trabajo en equipo.
- Tecnología y Automatización: Utiliza herramientas tecnológicas para automatizar tareas y reducir errores.
- Retroalimentación Continua: Crea un sistema para recibir y actuar sobre las sugerencias del personal.
- Benchmarking: Compara tus procesos con los de líderes de la industria para adoptar mejores prácticas.
- Plan de Acción: Desarrolla un plan detallado con metas, plazos y responsabilidades claras.
Es seguro que al implementar algunas de estas estrategias de manera sistemática y estructurada, podrás identificar las causas subyacentes de los problemas y a desarrollar buenas soluciones para mejorar la eficiencia y la calidad de tus procesos.
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Hola. Yo aplicaría la técnica de los 5 porqués.
Te doy un ejemplo de lo que podría pasar al aplicarla:
Al aplicar la técnica de los 5 porqués al problema que planteas, se logró lo siguiente.
1-. Problema: ¿Por qué estamos experimentando un incremento en la improvisación en nuestros procesos?
- Respuesta: Porque las tareas no se están completando según lo planeado.
2-. Primer ¿Por qué?: ¿Por qué las tareas no se están completando según lo planeado?
- Respuesta: Porque hay una falta de claridad en las responsabilidades y plazos.
3-. Segundo ¿Por qué?: ¿Por qué hay una falta de claridad en las responsabilidades y plazos?
- Respuesta: Porque no hay una asignación clara de tareas y plazos definidos.
4-. Tercer ¿Por qué?: ¿Por qué no hay una asignación clara de tareas y plazos definidos?
- Respuesta: Porque no se ha documentado un procedimiento estándar para la asignación de tareas.
5-. Cuarto ¿Por qué?: ¿Por qué no se ha documentado un procedimiento estándar para la asignación de tareas?
- Respuesta: Porque no se ha priorizado la documentación y estandarización de procesos.
Causa Raíz según lo obtenido:
La causa raíz del problema es que no se ha priorizado la documentación y estandarización de procesos, lo que ha llevado a una falta de claridad en las responsabilidades y plazos, resultando en improvisación y errores.
Acciones recomendadas:
- Documentar Procedimientos: Desarrollar y documentar procedimientos estándar para la asignación de tareas y plazos.
- Capacitación: Capacitar al personal en los nuevos procedimientos y asegurarse de que comprendan sus responsabilidades.
- Monitoreo y Retroalimentación: Implementar un sistema de monitoreo para asegurar que los procedimientos se sigan y recopilar retroalimentación para mejorar continuamente.
- Comunicación: Fomentar una cultura de comunicación abierta para abordar cualquier ambigüedad o problema en los procesos.
Al abordar la causa raíz, se puede reducir la improvisación y mejorar la eficiencia y calidad de los procesos.
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Hola!
Si bien el 20% de personal nuevo podría no ser la causa, es importante abordarlo de manera específica. Por ejemplo, aplica estas tres acciones:
1- Programa de inducción y "onboarding" sólido: Asegúrate de que los nuevos empleados reciban una inducción completa que incluya la presentación de los procesos clave, la capacitación adecuada y el apoyo de un mentor o compañero experimentado.
2- Claridad en las expectativas: Define claramente las expectativas de desempeño y la importancia de seguir los procesos establecidos.
3- Canales de preguntas y apoyo: Establece canales claros para que los nuevos empleados puedan hacer preguntas y obtener ayuda cuando la necesiten, sin temor a ser juzgados.
Con respecto al problema planteado, sugiero un enfoque en tres fases:
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Entender profundamente la situación: Recopila datos y analiza los procesos para identificar dónde y cómo está ocurriendo la improvisación.
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Identificar las causas raíz: Utiliza herramientas y técnicas para determinar los factores subyacentes que están contribuyendo al problema.
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Implementar soluciones efectivas: Desarrolla y aplica estrategias que aborden las causas raíz, enfocándose en la revisión de procesos, la gestión del cambio, la comunicación y la capacitación.
Recuerda que este es un proceso que requiere tiempo y compromiso. La clave está en obtener una comprensión clara de la situación, involucrar al personal en la búsqueda de soluciones y realizar un seguimiento continuo.
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Hola JoséTJ,
Lo que planteas me suena a desajuste en las estructuras de trabajo y roles mal definidos, algo común cuando hay cambios de personal o crecimiento no del todo planificado.
Te comparto una estrategia que me ha funcionado bien:
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Mapa de roles actualizado: ¿Cada quién sabe qué tareas le tocan, con qué estándares y en qué plazos? Si no está por escrito, no existe. Define y comunica.
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Rituales de equipo: No subestimes el poder de una breve reunión diaria o semanal para alinear prioridades, resolver dudas y reforzar el estándar. Evita que la improvisación se vuelva “costumbre”.
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Puntos de control visuales: Si hay tareas críticas (entregas, calidad, tiempos), asegúrate de que estén visibles para todos. Un tablero de seguimiento o checklists simples evitan muchos errores y reacciones tardías.
Y si notas que la resistencia al cambio o la falta de compromiso es parte del problema, no lo ignores. Tal vez sea momento de revisar el perfil de los nuevos ingresos vs. la cultura que quieres construir.
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Saludos
Colegas
Lo que estás describiendo no es solo un problema operativo, sino una alerta de desviación de desempeño colectivo.
Te sugiero aplicar un análisis de brechas: compara el nivel de ejecución actual vs. el esperado, y ubica exactamente dónde están fallando los indicadores (tiempo, calidad, cumplimiento).Preguntas clave para tu análisis:
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¿Cuáles procesos tienen más errores o tiempos muertos?
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¿Qué tareas generan retrabajo?
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¿Qué indicadores han cambiado desde la llegada del nuevo personal?
A partir de ahí, define acciones correctivas por nivel de responsabilidad (individual, equipo, liderazgo, sistema). Recuerda que si solo corriges los síntomas (como improvisación), el problema se recicla más adelante.
Puedes apoyarte también en objetivos medibles a corto plazo para enfocar a los equipos y alinear esfuerzos con metas claras.
Éxito en tu análisis. ¡Medir para mejorar siempre será el mejor camino!
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Buen día
Me tocó vivir algo parecido hace unos años cuando contraté personal nuevo para fechas especiales. Me di cuenta de que no era solo un tema de saber hacer arreglos florales, sino de entender la rutina, los ritmos y las prioridades del negocio.
Mi sugerencia: dedica algo de tiempo a armar una especie de “bitácora de operaciones”. Yo la llamo mi “libreta de no improvisar”. Ahí pongo paso a paso los procesos clave, tips de experiencia y lo que no se puede dejar al azar. No es un manual formal, pero ayuda mucho.
Y también, que alguien del equipo más experimentado actúe como sombra o tutor al principio. Aprenden más rápido y evitas errores que después cuestan clientes y reputación.
¡Ánimo, que la curva de aprendizaje se puede domar!
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Hola José y comunidad
Desde el marketing, cuando una marca pierde coherencia en su mensaje o ejecución, suele deberse a una desconexión entre el propósito y quienes lo comunican. Lo mismo pasa en una empresa: si el equipo no entiende el “para qué” de lo que hace, es más probable que improvise o actúe por inercia.
Te sugiero revisar cómo estás comunicando los objetivos y el impacto de cada tarea:
¿Tu equipo ve cómo su trabajo contribuye al “todo”? Muchas veces no es falta de capacidad, sino de conexión emocional y claridad. Y eso se arregla con algo tan simpleComo alinear propósito + reconocimiento constante + una buena narrativa interna.
Además, ¿has probado aplicar una pequeña campaña interna de “calidad sin improvisación”? Puede ser algo lúdico, que refuerce los valores sin caer en sermones. Una cultura fuerte empieza desde los detalles.
¡Abrazo y éxito!
