Colobaradores no competentes

JoséTJ

Hola. Espero encontrar ideas para atender esta situación.

En los últimos meses, hemos observado un incremento en la improvisación en nuestros procesos, lo que se ha traducido en retrasos, errores y una disminución general en la calidad de nuestra actividad. Si bien contamos con personal nuevo (20% aprox.), la magnitud del impacto sugiere que las causas de esta grave problemática podrían ser más amplias y complejas.

La ejecución de nuestras tareas y actividades se caracterizaba, previamente, por una mayor eficiencia. ¿Qué estrategias o enfoques sugieren que podríamos aplicar para comprender esta situación y encontrar soluciones?

GestionaFácil

Para abordar la situación que describes, es importante llevar a cabo un análisis detallado y estructurado. Te dejo estrategias y enfoques que podrían ayudarte a comprender y resolver el problema:

Análisis de Causa Raíz (RCA): Identifica las causas fundamentales de los problemas utilizando diagramas como el de Ishikawa.
Encuestas y Entrevistas: Recopila información directa del personal para entender los desafíos que enfrentan.
Revisión de Procesos: Evalúa y rediseña los procesos actuales para eliminar ineficiencias.
Capacitación y Desarrollo: Implementa programas de formación para mejorar las habilidades del personal.
Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs): Establece métricas para medir y monitorear el rendimiento y la calidad.
Comunicación y Colaboración: Promueve una cultura de comunicación abierta y trabajo en equipo.
Tecnología y Automatización: Utiliza herramientas tecnológicas para automatizar tareas y reducir errores.
Retroalimentación Continua: Crea un sistema para recibir y actuar sobre las sugerencias del personal.
Benchmarking: Compara tus procesos con los de líderes de la industria para adoptar mejores prácticas.
Plan de Acción: Desarrolla un plan detallado con metas, plazos y responsabilidades claras.

Es seguro que al implementar algunas de estas estrategias de manera sistemática y estructurada, podrás identificar las causas subyacentes de los problemas y a desarrollar buenas soluciones para mejorar la eficiencia y la calidad de tus procesos.

María José

Hola. Yo aplicaría la técnica de los 5 porqués.

Te doy un ejemplo de lo que podría pasar al aplicarla:

Al aplicar la técnica de los 5 porqués al problema que planteas, se logró lo siguiente.

1-. Problema: ¿Por qué estamos experimentando un incremento en la improvisación en nuestros procesos?

Respuesta: Porque las tareas no se están completando según lo planeado.

2-. Primer ¿Por qué?: ¿Por qué las tareas no se están completando según lo planeado?

Respuesta: Porque hay una falta de claridad en las responsabilidades y plazos.

3-. Segundo ¿Por qué?: ¿Por qué hay una falta de claridad en las responsabilidades y plazos?

Respuesta: Porque no hay una asignación clara de tareas y plazos definidos.

4-. Tercer ¿Por qué?: ¿Por qué no hay una asignación clara de tareas y plazos definidos?

Respuesta: Porque no se ha documentado un procedimiento estándar para la asignación de tareas.

5-. Cuarto ¿Por qué?: ¿Por qué no se ha documentado un procedimiento estándar para la asignación de tareas?

Respuesta: Porque no se ha priorizado la documentación y estandarización de procesos.

Causa Raíz según lo obtenido:

La causa raíz del problema es que no se ha priorizado la documentación y estandarización de procesos, lo que ha llevado a una falta de claridad en las responsabilidades y plazos, resultando en improvisación y errores.

Acciones recomendadas:

Documentar Procedimientos: Desarrollar y documentar procedimientos estándar para la asignación de tareas y plazos.
Capacitación: Capacitar al personal en los nuevos procedimientos y asegurarse de que comprendan sus responsabilidades.
Monitoreo y Retroalimentación: Implementar un sistema de monitoreo para asegurar que los procedimientos se sigan y recopilar retroalimentación para mejorar continuamente.
Comunicación: Fomentar una cultura de comunicación abierta para abordar cualquier ambigüedad o problema en los procesos.

Al abordar la causa raíz, se puede reducir la improvisación y mejorar la eficiencia y calidad de los procesos.

Carlos1295

Hola!

Si bien el 20% de personal nuevo podría no ser la causa, es importante abordarlo de manera específica. Por ejemplo, aplica estas tres acciones:

1- Programa de inducción y "onboarding" sólido: Asegúrate de que los nuevos empleados reciban una inducción completa que incluya la presentación de los procesos clave, la capacitación adecuada y el apoyo de un mentor o compañero experimentado.

2- Claridad en las expectativas: Define claramente las expectativas de desempeño y la importancia de seguir los procesos establecidos.

3- Canales de preguntas y apoyo: Establece canales claros para que los nuevos empleados puedan hacer preguntas y obtener ayuda cuando la necesiten, sin temor a ser juzgados.

Con respecto al problema planteado, sugiero un enfoque en tres fases:

Entender profundamente la situación: Recopila datos y analiza los procesos para identificar dónde y cómo está ocurriendo la improvisación.
Identificar las causas raíz: Utiliza herramientas y técnicas para determinar los factores subyacentes que están contribuyendo al problema.
Implementar soluciones efectivas: Desarrolla y aplica estrategias que aborden las causas raíz, enfocándose en la revisión de procesos, la gestión del cambio, la comunicación y la capacitación.

Recuerda que este es un proceso que requiere tiempo y compromiso. La clave está en obtener una comprensión clara de la situación, involucrar al personal en la búsqueda de soluciones y realizar un seguimiento continuo.