falta de estructura organizacional

[GerardoPerez]

Laboro en una empresa en que subestiman el trabajo administrativo. Quizás, porque no hay una estructura formal. Esa situación está generando problemas e incluso riesgos por falta de control en nóminas, pagos, contabilidad, etc. ¿Cómo convencer a quienes toman las decisiones de la necesidad de atender este grave problema?

[GestionaFácil]

@gerardoperez dijo en falta de estructura organizacional:

Laboro en una empresa en que subestiman el trabajo administrativo. Quizás, porque no hay una estructura formal. Esa situación está generando problemas e incluso riesgos por falta de control en nóminas, pagos, contabilidad, etc. ¿Cómo convencer a quienes toman las decisiones de la necesidad de atender este grave problema?

Hola, Gerardo.
Existen muchas pymes en las que el empresario no da la importancia justa a las áreas que no sean las de producción del bien o servicio.

En principio, puedes "hacer ver" las consecuencias de la falta de control. No basta con decir que el área administrativa es importante, necesitas mostrar los riesgos reales que ya están afectando a la empresa o que podrían impactarla pronto. Usa datos concretos:

1. Errores en nómina → Esto puede generar descontento entre empleados, incluso problemas legales.

2. Pagos atrasados o incorrectos → Afecta la reputación con proveedores y la relación con bancos.

3. Errores contables → Pueden derivar en multas, sanciones o dificultades financieras.

4. Falta de registros claros → En caso de auditoría o expansión, la empresa podría enfrentar problemas serios.

Además, haz cálculos de los costos ocultos. Ojo, muchos empresarios creen que el trabajo administrativo es «solo papelería», pero en realidad una mala gestión cuesta dinero. Si puedes demostrar cuánto se pierde por errores administrativos, tomarán el tema más en serio.

[AnaDavila]

¡Hola! Entiendo perfectamente tu frustración. Es muy común que el trabajo administrativo no reciba la atención que merece. Eso ocurre principalmente en empresas con estructuras poco formales.

Sin embargo, como bien dices, la falta de una gestión administrativa sólida puede acarrear problemas serios. Te comparto estrategias para intentar persuadir a quienes toman las decisiones sobre la urgencia de abordar la situación:

1. Cuantifica los riesgos y las pérdidas actuales:

• Recopila ejemplos concretos, incluso si son aproximados. ¿Ha habido errores en nóminas que generaron pagos incorrectos? ¿Se han perdido facturas o se han realizado pagos duplicados?

• Calcula el costo del tiempo en términos de productividad perdida. ¿Cuánto tiempo dedican empleados de otras áreas a tareas administrativas que podrían ser gestionadas de manera eficiente?

• La falta de control en pagos e impuestos puede acarrear sanciones económicas y problemas legales. ¿Cuáles son los riesgos relacionados?

• Explica cómo esto limita el crecimiento y la rentabilidad de la empresa. ¿La ausencia de una contabilidad clara dificulta la toma de decisiones estratégicas?

2. Presenta soluciones concretas y sus beneficios:

• Propón una estructura administrativa básica
• Investiga herramientas y software y demuestra cómo pueden automatizar tareas, reducir errores y ahorrar tiempo.
• Enfatiza cómo una buena gestión administrativa no es un gasto, sino una inversión que mejora la eficiencia y genera información para el crecimiento.

3. Comunica de manera efectiva y persuasiva:

• Elige el momento adecuado.
• Utiliza un lenguaje claro y conciso.
• Apela a sus intereses.
• Sé proactivo y ofrece tu ayuda.

Recuerda que el cambio lleva tiempo y requiere paciencia. No te desanimes si la respuesta inicial no es la que esperabas. Sigue presentando tus argumentos respaldados por datos, ¡en algún momento reconocerán la importancia del trabajo administrativo!

[Congruencia]

@gerardoperez cuando el trabajo administrativo es subestimado, es porque no se percibe de forma directa cómo impacta en los resultados del negocio.

Hazle saber a quienes toman decisiones, que una gestión deficiente en áreas como nómina, pagos, y contabilidad puede generar consecuencias graves: desde sanciones legales hasta pérdida de confianza del personal y bloqueos financieros.

Si es posible, prepara una breve lista con hechos reales, con claridad para que puedas respaldar tus afirmaciones y el mensaje llegue con claridad.

Y un punto clave: Habla en función del negocio.

Quienes toman decisiones suelen reaccionar mejor si entienden que estás buscando proteger la empresa, no defender tu puesto.

Propón una solución concreta y gradual, pero específica, como por ejemplo: definir responsables claros para tareas clave, crear un calendario básico de pagos y compromisos, implementar controles simples (checklists, hojas compartidas, software básico).

Y sugiere una reunión mensual de revisión administrativa. Así, notarán las mejoras para la empresa.

Saludos.

[JosefinaV]

Hola.
Para convencer sobre la urgencia de fortalecer la administración, presenta un informe conciso que cuantifique pérdidas actuales (errores en nóminas, pagos, contabilidad) y alerte sobre riesgos futuros (sanciones, decisiones erróneas). Destaca cómo una buena administración reduce pérdidas y mejora la toma de decisiones. Propón soluciones concretas (personal, software, procesos claros) como una inversión, no un gasto.

[Desempeño]

Buen dia
@gerardoperez, el punto que planteás está directamente relacionado con algo que muchas organizaciones subestiman: la conexión entre estructura y resultados.

Si no hay una estructura clara, los indicadores de desempeño pierden sentido, los flujos de trabajo se vuelven caóticos y la toma de decisiones estratégicas se ve distorsionada.

Se puede arma una matriz muy simple donde relaciones errores o fallos administrativos recientes con su impacto directo en indicadores clave:

1. Costos
2. Eficiencia
3. Tiempos
4. Satisfacción interna.

No lo plantees solo como “lo que falta”, sino como “lo que ya se está afectando”. Esa relación entre causa y efecto es lo que puede mover al tomador de decisiones a priorizar este tema.

Y si puedes incorporar un plan de acción en fases, con entregables y responsables, aún mejor. Eso da credibilidad y refuerza tu liderazgo dentro del equipo.

[Maricí]

Hola, Gerardo.
Te comparto algo que suelo trabajar con equipos: cuando no hay estructura, cada quien termina haciendo “lo que puede”, no “lo que le toca”. Eso genera sobrecarga, frustración y caos.

Siempre debemos partir de ordenar lo básico:
1.Roles claros
2. Procesos documentados (aunque sea en forma de checklists) 3. Responsables visibles.
No se trata de burocracia, sino de facilitar que el trabajo fluya

Te recomiendo que no empieces por pedir una reestructura gigante. Proponé primero una pequeña prueba piloto: ¿qué tal si durante un mes se define un calendario administrativo básico (pagos, nómina, entregas)? ¿Y si alguien se responsabiliza de controlarlo?

Los resultados de ese piloto te servirán como argumento para escalar la propuesta. Mostrar impacto concreto es mucho más poderoso que hablar de estructuras teóricas.

[SabrinaNegocios]

Hola, Gerardo
Desde mi experiencia en marketing y estrategia de negocios, te comparto algo clave: Si la gestión administrativa no funciona, toda la experiencia del cliente (y la marca) se resiente.

Hoy más que nunca, los negocios deben moverse con precisión. Si hay errores en pagos, desorden contable o demoras en decisiones financieras también, se ve afectado el branding, la atención al cliente y hasta la confianza del equipo interno. ¿Resultado? Una marca débil.

Mi consejo: plantea este tema desde el impacto que tiene en el cliente final y la reputación de la empresa. A veces, los líderes reaccionan más cuando comprenden que una estructura desordenada también está afectando las ventas y el posicionamiento.
Si puedes mostrar un pequeño plan de mejora administrativa con beneficios comerciales directos (ej. agilizar pagos para negociar descuentos con proveedores), tendrás más chance de que te escuchen.

[LuisF]

Hola, Gerardo.
Al no tener orden administrativo, puedes terminar perdiendo proveedores,errores en cobros.

Como sugerencia, baja el tema a lo cotidiano. Muestra lo que ya se perdió o podría perderse:

1. El tiempo
2. Dinero
3. Reputación.

Después, proponé soluciones simples: un Excel compartido, alguien encargado solo de pagos o un software básico. El cambio empieza con ordenarse, aunque sea con lo mínimo.