¿Cómo hacerlo en la práctica?

[JairoVera]

En la práctica, cómo puedo llevar el control de los costos en una tienda de accesorios para celulares. ¿Tienen alguna herramienta u hoja de cálculo para tal fin?

[Avance]

Hola @jairovera. Comparto una solución aplicada en una tienda similar a la tuya, al inicio de su actividad comercial.

Pasos para implementar el control de costos usando la hoja de cálculo:

1. Configuración inicial

• Crea las hojas necesarias: Configura una hoja para cada categoría clave:
  • Inventario: Para registrar productos disponibles, costos y movimientos.
  • Compras: Para registrar las adquisiciones de inventario.
  • Ventas: Para rastrear las ventas realizadas.
  • Gastos operativos: Para registrar costos fijos y variables del negocio.
  • Resumen: Para visualizar métricas clave (Costo de Ventas, Ganancia Bruta, etc.).

2. Registro de inventario

• En la hoja Inventario, ingresa lo siguiente:
  • Categorías: Clasifica los productos (ejemplo: cargadores, fundas, etc.).
  • Producto y código SKU: Identifica cada artículo con un código único.
  • Costo unitario: Registra el costo de adquisición de cada producto.
  • Stock inicial: Introduce la cantidad actual al comienzo del período.
  • Entradas: Registra las unidades adquiridas (del registro de compras).
  • Salidas: Ingresa las unidades vendidas (del registro de ventas).
  • Stock final: Se calcula automáticamente como:
    Stock Final = {Stock Inicial} + {Entradas} - {Salidas}

3. Registro de compras

• En la hoja Compras, introduce:
  • Fecha de compra.
  • Proveedor: Nombre del proveedor del producto.
  • Producto: Nombre del artículo comprado.
  • Cantidad: Número de unidades adquiridas.
  • Costo unitario: Precio de cada unidad comprada.
  • Total: Se calcula como:
    Total = {Cantidad} x {Costo Unitario}

4. Registro de ventas

• En la hoja Ventas, registra:
  • Fecha de venta.
  • Producto: Nombre del artículo vendido.
  • Cantidad: Número de unidades vendidas.
  • Precio unitario: Precio al que se vendió cada unidad.
  • Total Venta: Se calcula como:
    Total Venta = {Cantidad} x {Precio Unitario}

5. Registro de gastos operativos

• En la hoja Gastos Operativos, agrega:
  • Fecha.
  • Tipo de gasto: Ejemplo: alquiler, servicios, publicidad.
  • Descripción: Detalle del gasto.
  • Monto: Valor del gasto.

6. Cálculo de indicadores clave

• En la hoja Resumen, calcula las métricas principales:

  • Costo de Ventas (CMV):
    CMV = {Inventario Inicial} + {Compras} - {Inventario Final}

  • Ganancia Bruta:
    Ganancia Bruta = {Ventas Totales} - {CMV}

  • Margen Bruto:
    Margen Bruto = [{Ganancia Bruta}/{Ventas Totales}] x 100

7. Análisis y seguimiento

• Revisa semanal o mensualmente el Resumen para identificar:
  • Productos con mayor margen.
  • Gastos que puedan optimizarse.
  • Ajustes necesarios en precios o estrategias de compra.

8. Ajustes según necesidades

• Agrega fórmulas adicionales para otros indicadores si es necesario.
• Personaliza las categorías y columnas según los productos específicos de tu tienda.

[GestionaFácil]

Te ayudaré a crear una herramienta práctica para el control de costos de tu tienda de accesorios para celulares. (En Ms Excel)

=== HOJA 1: INVENTARIO ===
A1: Código
B1: Producto
C1: Categoría
D1: Proveedor
E1: Costo Unitario
F1: Precio Venta
G1: Stock Actual
H1: Stock Mínimo
I1: Última Actualización

Fórmulas para margen:
J1: Margen Unitario
J2: =F2-E2

K1: % Margen
K2: =(F2-E2)/F2

=== HOJA 2: REGISTRO_COMPRAS ===
A1: Fecha
B1: Nro. Factura
C1: Proveedor
D1: Producto
E1: Cantidad
F1: Costo Unitario
G1: Costo Total
H1: Forma de Pago
I1: Estado de Pago

Fórmula costo total:
G2: =E2F2*

=== HOJA 3: REGISTRO_VENTAS ===
A1: Fecha
B1: N° Venta
C1: Producto
D1: Cantidad
E1: Precio Unitario
F1: Total Venta
G1: Costo Unitario
H1: Costo Total
I1: Margen

Fórmulas:
F2: =D2E2
H2: =D2G2
I2: =F2-H2

=== HOJA 4: DASHBOARD ===
A1: Resumen del Mes

• Ventas Totales: =SUMA(REGISTRO_VENTAS!F:F)
• Costos Totales: =SUMA(REGISTRO_VENTAS!H:H)
• Margen Total: =SUMA(REGISTRO_VENTAS!I:I)
• Productos Bajo Stock: =CONTAR.SI(INVENTARIO!G:G,"<"&INVENTARIO!H:H)

Gráficos sugeridos:

1. Ventas vs. Costos por día
2. Productos más vendidos
3. Margen por categoría
4. Tendencia de ventas mensual

--
Estructura completa en MsExcel para controlar los costos y el inventario de tu tienda. Consta de cuatro hojas principales:

1. INVENTARIO:

• Registro maestro de todos tus productos
• Control de stock actual y mínimo
• Cálculo automático de márgenes

2. REGISTRO_COMPRAS:

• Control de todas las compras a proveedores
• Seguimiento de pagos pendientes
• Cálculo automático de costos totales

3. REGISTRO_VENTAS:

• Registro diario de ventas
• Cálculo automático de márgenes por venta
• Seguimiento de rentabilidad por producto

4. DASHBOARD:

• Resumen de indicadores clave
• Visualización gráfica de tendencias
• Alertas de productos bajo stock

Beneficios de usar este sistema:

• Conocerás tu rentabilidad real por producto
• Podrás identificar qué productos tienen mejor margen
• Tendrás control de tu inventario
• Podrás anticipar necesidades de reposición
• Seguimiento de pagos a proveedores

[JairoVera]

Hola! Gracias por las respuestas. Veré cómo concreto estas recomendaciones en mi caso...

[LuisF]

Hola, Jairo.

Como emprendedor, entiendo lo esencial que es mantener las finanzas claras para saber qué está funcionando en tu negocio.

Solo quiero dejarte algunos consejos prácticos que te ayudarán en la marcha:

Apunta a los costos indirectos: Muchas veces nos enfocamos en el inventario, pero ¿qué pasa con las pequeñas fugas de dinero? Electricidad, empaques, transporte… ¡Sumados afectan tus márgenes!

Usa plantillas prácticas. Si Excel no es lo tuyo, busca opciones como Google Sheets con fórmulas ya configuradas. Es gratuito y fácil de usar desde cualquier dispositivo.

Simplifica. En mi negocio floral, aprendí que no necesitas un sistema súper complejo para empezar. Lo importante es ser constante y ajustar sobre la marcha.

Recuerda, en los detalles está la rentabilidad.