@josefinav existen distintas medidas de control interno que puedes aplicar para mejorar la gestión contable de tu empresa.
Te voy a mencionar algunas de las más comunes:
1. Separación de funciones. Evita que una misma persona realice tareas incompatibles, como autorizar y registrar pagos, o manejar efectivo y conciliar cuentas bancarias.
En tu caso, podrías considerar asignar la autorización de pagos a un gerente o supervisor, mientras que el registro de pagos lo realiza un empleado de contabilidad.
También es recomendable designar a un responsable del manejo de efectivo y a otro para la conciliación de cuentas bancarias.
Recuerda que la separación de funciones es clave para evitar posibles errores o fraudes.
2. Controles de acceso. Restringe el acceso a la información contable solo al personal autorizado.
Para lograrlo, puedes implementar un sistema de contraseñas seguras para acceder al software contable y limitar el acceso físico a áreas sensibles, como la caja fuerte o la sala de servidores.
3. Conciliaciones regulares. Verifica que los registros contables coincidan con los estados de cuenta bancarios, extractos de tarjetas de crédito y otros documentos financieros.
Por ejemplo, realiza conciliaciones bancarias mensuales, concilia las ventas en efectivo con los registros de caja y compara los movimientos de inventario con las facturas de compra y venta.
4. Documentación y aprobación de transacciones. Asegúrate de que todas las transacciones estén debidamente documentadas y aprobadas por las personas autorizadas.
Exige facturas o comprobantes para todas las compras y gastos, e implementa un sistema de aprobación de pagos, como firmas o autorizaciones electrónicas.
Además, lleva un registro de las aprobaciones de transacciones.
5. Revisiones y auditorías. Verifica periódicamente el funcionamiento de los controles internos e identifica posibles debilidades o áreas de mejora.
Realiza autoevaluaciones periódicas de los controles internos y considera contratar a un auditor externo para realizar una revisión independiente.
En cuanto a la necesidad de más personal, esto dependerá del tamaño y complejidad de tu empresa, así como del volumen de transacciones contables.
Si implementas controles internos eficientes y automatizas algunos procesos contables, es posible que no necesites contratar personal adicional.
Sin embargo, si la carga de trabajo es significativa o si no cuentas con personal con la experiencia necesaria, podría ser necesario considerar la contratación de un contador o asistente de contabilidad.
Recuerda que la implementación exitosa de controles internos requiere la participación y compromiso de todo el personal.
Es importante comunicar la importancia de estos controles, capacitar a los empleados en su aplicación y fomentar una cultura de control interno en la empresa.