Tres problemas típicos en pymes
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En una revisión a la situación de una empresa mediana, encontramos tres problemas:
- El esfuerzo (horas/hombre) no está enfocado en una visión. Hay mucha dispersión…
- La ejecución de tareas muestra mucho retrabajo.
- Se dan discusiones “inútiles” y hay poca colaboración entre los equipos.
¿Qué plan de acción aplicarías para dar respuesta y «eliminar» estos problemas que, a su vez, pueden tomarse como síntomas de otros problemas en la empresa?
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Hace algún tiempo tuvimos problemas como estos en nuestra empresa mediana.
Comparto una parte del plan para mejorar:
Para abordar estos problemas y mejorar la eficiencia y colaboración en la empresa mediana, propongo el siguiente plan de acción:
1- Enfoque y alineación estratégica
Definir y comunicar una visión clara
- Organizar sesiones de trabajo con la alta dirección para definir o redefinir la visión de la empresa.
- Crear una declaración de visión concisa y motivadora.
- Comunicar la visión a todos los empleados a través de múltiples canales.
Alinear objetivos y KPI
- Establecer objetivos estratégicos alineados con la visión.
- Definir Indicadores Clave de Desempeño para cada departamento y equipo.
Priorización de tareas
- Implementar una matriz de priorización para evaluar y clasificar proyectos y tareas.
- Capacitar a los colaboradores en técnicas de gestión del tiempo y priorización.
- Realizar revisiones periódicas para asegurar que el esfuerzo se centre en actividades de alto impacto.
2- Optimización de procesos y reducción del retrabajo
Mapeo y análisis de procesos
- Realizar un mapeo detallado de los procesos clave de la empresa.
- Identificar cuellos de botella, redundancias y áreas de mejora.
Mejora continua
- Establecer un programa de mejora continua basado en el ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar).
- Fomentar la cultura de "fallar rápido, aprender rápido" para reducir el miedo al error y promover la innovación.
Automatización de tareas repetitivas
- Identificar tareas susceptibles de automatización.
- Implementar herramientas y software para automatizar procesos repetitivos.
- Fomento de la colaboración y comunicación efectiva
Desarrollo de habilidades de comunicación
- Ofrecer talleres de comunicación efectiva y resolución de conflictos.
- Entrenar a los líderes en técnicas de facilitación y toma de decisiones en grupo.
Implementación de herramientas colaborativas
- Establecer protocolos claros para el uso de tales herramientas.
Mejora de la estructura organizacional
- Revisar y optimizar la estructura organizacional para favorecer la colaboración.
- Considerar la implementación de equipos multifuncionales para proyectos clave.
Seguimiento y evaluación
- Establecer un comité de transformación para supervisar la implementación del plan.
- Realizar encuestas periódicas de satisfacción y compromiso de los empleados.
- Monitorear los KPI establecidos y ajustar el plan según sea necesario.
Este plan de acción aborda los síntomas identificados y busca mejorar la eficiencia, la colaboración y el enfoque estratégico de la empresa.
Es importante implementarlo de manera gradual, priorizando las acciones de mayor impacto y ajustándolo según la retroalimentación y los resultados obtenidos.
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@frank, ¿qué tiempo les llevó poner en práctica este plan? ¿Cuántos trabajadores estaban involucrados?
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@avance - De manera similar a lo que plantea @Frank, te dejo un plan detallado para que los empresarios lo analicen. Pues estos son problemas comunes en las pymes.
Lo primero… Para abordar los problemas mencionados en la empresa, es esencial implementar un plan que se centre en alinear los esfuerzos, mejorar la eficiencia en la ejecución de tareas y fomentar una cultura de colaboración.
Aquí te presento un plan detallado:
Plan de Acción
Definición y comunicación de la visión y de los objetivos
Paso 1: Realizar una sesión de trabajo con la alta dirección para definir claramente la visión, misión y objetivos estratégicos de la empresa.
Paso 2: Comunicar esta visión y objetivos a todos los empleados a través de reuniones, boletines internos y materiales visuales en las oficinas.
Paso 3: Alinear los objetivos individuales y de equipo con los objetivos estratégicos de la empresa.
Optimización y estandarización de procesos
Paso 1: Identificar y mapear los procesos clave de la empresa.
Paso 2: Estandarizar estos procesos mediante la creación de manuales y guías operativas.
Paso 3: Implementar herramientas de gestión de proyectos (como Trello, Asana o Microsoft Project) para monitorear y controlar las tareas y proyectos en curso.
Reducción del retrabajo
Paso 1: Analizar las causas del retrabajo y establecer controles de calidad en cada fase del proceso.
Paso 2: Capacitar a los empleados en buenas prácticas y técnicas de trabajo eficiente.
Paso 3: Implementar un sistema de revisión y retroalimentación continuo para identificar y corregir errores rápidamente.
Fomento de la colaboración y mejora de la comunicación
Paso 1: Crear espacios y oportunidades para la colaboración interdepartamental, como reuniones periódicas y talleres de equipo.
Paso 2: Implementar una herramienta de comunicación interna (como Microsoft Teams o Slack) para mejorar la comunicación entre equipos.
Paso 3: Establecer normas claras de comunicación y resolución de conflictos para evitar discusiones inútiles y mejorar la cohesión del equipo.
Monitoreo y evaluación continua
Paso 1: Establecer indicadores clave de desempeño (KPIs) para medir el progreso en la alineación de esfuerzos, reducción del retrabajo y mejora de la colaboración.
Paso 2: Realizar evaluaciones periódicas del desempeño y ajustes en el plan de acción según sea necesario.
Paso 3: Fomentar una cultura de mejora continua mediante la retroalimentación y el reconocimiento de logros.
Este plan de acción no solo abordará los problemas inmediatos, sino que también contribuirá a una cultura organizacional más eficiente y colaborativa.
La pregunta que dejo es, ¿te parece que estas estrategias serían útiles en tu empresa?
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@carlos1295 dijo en Tres problemas típicos en pymes:
@frank, ¿qué tiempo les llevó poner en práctica este plan? ¿Cuántos trabajadores estaban involucrados?
Hola!
Nos llevó alrededor de dos trimestres implementar este plan, con pequeñas variantes. Fue una experiencia enriquecedora para todo el equipo. Por supuesto, hubo resistencia en algunos miembros. -
@congruencia, es interesante lo indicado, pero me deja una inquietud: ¿un plan como este se puede ejecutar con personal propio? En mi empresa no lo veo viable.
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@jeanspinetti Aunque tomes como alternativa contratar alguna empresa que apoye con el plan, todos deben estar dispuestos a colaborar.
