¿Cómo gestionar al equipo de trabajo?

JosefinaV

En unos de los artículos de Gestionar Fácil leí esto: «Para muchos empresarios, la gestión de personas representa al menos el 60 % del esfuerzo dedicado a la gestión de la empresa».

En mi caso, este valor puede ser 70 % o más. Aprovecho este foro para preguntar lo siguiente: ¿Cómo organizo el departamento del RRH para bajar la dedicación a 20 % o menos? ¿Creen que es una opción subcontratar esta función (delegarla en una empresa especializada)? Tengo una empresa con 35 trabajadores.

GestionaFácil

@josefinav ¡Hola! Es muy interesante que hayas planteado esta pregunta. La gestión de personas es un aspecto crucial en cualquier empresa y es comprensible que quieras optimizar este proceso.

Analizando la situación actual:

Carga de trabajo: Parece que la gestión de personas está absorbiendo una gran parte de tu tiempo.
Tamaño de la empresa: Con 35 empleados, la gestión de RRHH puede ser demandante, pero no necesariamente abrumadora.
Objetivo: Reducir la dedicación a un 20% o menos.

Opciones para reducir la dedicación a la gestión de personas:

Automatización de procesos:
- Software de RRHH: Implementa un sistema que gestione tareas como nóminas, vacaciones, ausencias, evaluaciones de desempeño, etc.
- Herramientas de reclutamiento en línea: Simplifica el proceso de selección de personal.
- Comunicación interna digital: Utiliza plataformas para compartir información y facilitar la interacción entre empleados.
Delegación de tareas:
- Asistente administrativo: Delega tareas administrativas como la gestión de documentos y la organización de eventos.
- Jefes de equipo: Empodera a los líderes de equipo para que gestionen aspectos como la resolución de conflictos y el desarrollo de sus colaboradores.
Outsourcing:
- Empresas especializadas: Contrata los servicios de una empresa de recursos humanos para gestionar áreas como la nómina, la selección de personal, el desarrollo de programas de capacitación, etc.

Sobre subcontratar o no…

La decisión de subcontratar depende de varios factores:

Presupuesto: Evalúa el costo de los servicios de una empresa especializada frente a los beneficios que obtendrás.
Tamaño y complejidad de la empresa: Si tienes una empresa pequeña y con procesos relativamente simples, el outsourcing puede ser una opción viable.
Necesidades específicas: Identifica las áreas en las que necesitas mayor apoyo y busca un proveedor que se especialice en ellas.
Control: Si prefieres tener un mayor control sobre los procesos de RRHH, quizás debas considerar otras opciones.

Consideraciones adicionales:

Cultura organizacional: Asegúrate de que la empresa que contrates se ajuste a la cultura de tu organización.
Confidencialidad: Verifica que la empresa de outsourcing cuente con las medidas de seguridad necesarias para proteger los datos de tus empleados.
Flexibilidad: Busca un proveedor que pueda adaptarse a las necesidades cambiantes de tu empresa.

Recomendaciones:

Realiza un análisis detallado: Identifica las tareas que más tiempo te consumen y evalúa la posibilidad de automatizarlas o delegarlas.
Consulta a otros empresarios: Habla con otros dueños de negocios de tu sector para conocer sus experiencias y obtener recomendaciones.
Considera una combinación de opciones: No es necesario que te decidas por una sola opción. Puedes combinar la automatización, la delegación y el outsourcing para encontrar la solución más adecuada para tu empresa.

Congruencia

Hola @JosefinaV

Sin duda estás dedicando demasiado tiempo a la gestión de la empresa, pero es muy positivo que ya tengas identificado por dónde puedes comenzar a optimizar el trabajo, para dedicar más tiempo, por ejemplo, a desarrollar tu negocio y alcanzar tus objetivos.

Como lo recomienda @GestionarFacil, lo mejor sería combinar opciones, es decir, delegar funciones de RRHH en un departamento (con 2 personas podría marchar bien), contratar externos para funciones puntuales como capacitación o seguridad laboral, y además, utilizar herramientas digitales para facilitar la gestión de nómina, control de asistencia, evaluación de desempeño, trámites de vacaciones o permisos, entre otros.

Aquí lo principal es que todo funcione como debe ser, y que el trabajador tenga una experiencia positiva que incida en su rendimiento, así como también, tu empresa cumpla con todas las regulaciones laborales.

¿Te gustaría profundizar en alguna de estas opciones o tienes alguna otra pregunta?

Aquí seguiremos atentos.

Golfredo

@josefinav - Otro aporte que puede serle útil es el siguiente:

En la metodología EOS (Entrepreneurial Operating System), el componente personas sugiere que el trabajador/empleado o colaborador debe cumplir con varias condiciones. Y es que en EOS, el concepto de tener a la «persona correcta en el puesto correcto» es un pilar para la gestión.

Las dos condiciones principales a cumplir son las siguientes:

Uno, ser la «Persona Correcta». Esto implica que la persona…

Comparte los valores de la empresa.
Se ajusta a la cultura organizacional.
Demuestra un alto nivel de integridad y ética de trabajo.
Tiene una actitud positiva y una mentalidad de crecimiento.

Dos, estar en el «Puesto Correcto»; es decir, la persona…

Tiene las habilidades y capacidades necesarias para el puesto.
Entiende claramente su rol y responsabilidades.
Tiene pasión por el trabajo que realiza.
Puede cumplir con las expectativas del puesto.

Asimismo, para determinar si una persona cumple con estas condiciones, EOS sugiere dos opciones:

1- La prueba GWC (Get it, Want it, Capacity to do it):

Get it: La persona entiende verdaderamente el rol y sus responsabilidades.
Want it: La persona genuinamente desea el puesto y está motivada para tener éxito en él.
Capacity to do it: La persona tiene las habilidades, el tiempo y el conocimiento para realizar el trabajo de manera efectiva.

2- La evaluación de Personas:

Se utiliza para evaluar si un individuo comparte los valores relevantes de la empresa.
Generalmente, se califica a cada persona en una escala del +3 al -3, donde +3 indica que la persona encarna completamente los valores de la empresa, y -3 sugiere que la persona va en contra de estos valores.

Además, EOS enfatiza la importancia de los siguientes puntos:

Definir claramente la estructura organizacional utilizando un «Accountability Chart».
Establecer expectativas claras para cada rol.
Proporcionar retroalimentación regular y coaching.
Tomar decisiones difíciles cuando sea necesario; por ejemplo, el despido de personas que no alcancen a cumplir con los criterios señalados.

Mr peligro

@JosefinaV - Con las recomendaciones que han expuesto puedes diseñar un plan para ir solventando la situación planteada.

Ten en cuenta que para un empresario que dedica el 70% o más de su tiempo a la gestión de personas, existen varios riesgos significativos si no se atiende esta situación adecuadamente:

Desgaste personal del empresario:
Lo que se traduce en agotamiento y estrés. El empresario puede experimentar un alto nivel de agotamiento y estrés, lo que afecta negativamente su capacidad para tomar decisiones estratégicas y liderar la empresa.
Pérdida de enfoque, porque al dedicar tanto tiempo a la gestión de personas, puede desviar la atención de áreas críticas del negocio, como la innovación, el crecimiento y la planificación estratégica.

Con respecto al desempeño de la empresa, pueden surgir problemas por decisiones tardías (que afecten la competitividad de la empresa); además, una gestión de RRHH ineficiente puede generar insatisfacción entre los empleados, afectando su moral y motivación.

Desempeño

@josefinav Hola,

Es totalmente comprensible que la gestión de personas se coma gran parte de tu tiempo, especialmente con 35 trabajadores en la empresa.

Reducir ese 70% a un 20% suena ambicioso, pero no imposible. Aquí te dejo algunas ideas:

Primero, si no lo has hecho ya, digitaliza todo lo que puedas en RRHH: desde la gestión de nóminas hasta el seguimiento del desempeño.

Herramientas como sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS) pueden automatizar procesos tediosos y ahorrar un montón de tiempo.
Como lo presenta @GestionaFácil en automatización de procesos.

Segundo, considera la opción de subcontratar ciertas funciones de RRHH.

Esto no significa que pierdas el control, sino que delegas tareas específicas como la administración de nóminas, el reclutamiento o la gestión de beneficios a expertos que se encargan de ello diariamente.

Así, puedes enfocarte en lo estratégico sin perderte en la operativa.

Por último, invierte en capacitar a tus gerentes o líderes de equipo para que asuman más responsabilidades en la gestión diaria de sus equipos.

Descentralizar el control no solo aligera tu carga, sino que también empodera a tus empleados y mejora la toma de decisiones.

Reducir la dedicación a RRHH es totalmente posible con una combinación de tecnología, delegación estratégica y empoderamiento del equipo.

Saludos...

Maricí

Saludos Cordiales @josefinav

Te comento el caso de un laboratorio geológico que gestionaba a 55 personas bajo la dirección de un gerente y un equipo estructurado: un líder por disciplina, y, con una persona dedicada exclusivamente a la gestión del personal, un analista mayor de administración que controlaba aspectos administrativos como vacaciones, asistencias y procura, en sí se tenía un sistema robusto para reducir la carga en la gestión de RRHH.

Al delegar ciertas responsabilidades, particularmente en el analista de administración, el porcentaje de la dedicación a la gestión del personal se vio reducida considerablemente.

Esto, sumado a que cada departamento tenía su propio supervisor para asignar y seguir proyectos, significó que la operativa diaria estaba en gran medida descentralizada.

En este caso la dedicación por parte del gerente en la gestión del equipo del laboratorio geológico se enfocaba a revisar lo que cada líder tenía, según un plan mensual, ajustando los que se debía mejorar.

En sí se debe tener un seguimiento y control de todos los involucrados, para que al final el porcentaje del tiempo tuyo dedicado a la gestión del equipo baje.

Sin embargo, si el porcentaje de tiempo dedicado sigue siendo alto, podría ser porque aún te encuentras involucrado en decisiones o tareas que podrían ser completamente delegadas o porque la estructura de reporte no es lo suficientemente clara, lo que genera duplicidad en el trabajo.

Recuerda con una buena estructura del personal asumiendo "la persona correcta en el puesto correcto", la dedicación debería disminuir, y podría optimizarse aún más revisando los flujos de trabajo y la comunicación entre los diferentes roles de tu empresa.
Saludos...