Datos inconsistentes

[María José]

Buen día. Traigo por aquí una inquietud sobre los datos... Estamos viviendo situaciones como las siguientes:

• Hay inconsistencia en datos sobre un mismo "hecho o ente" (por ejemplo, entre clientes, oportunidades, pedidos, etc.).
• Por otro lado, desde siempre cada área asume los datos como un activo de su propiedad y los comparte con ciertos ¡"celos"!
• A esto se agrega una queja de clientes y proveedores sobre la solicitud de los mismos “datos” en dos o más áreas de la pyme.

Quisiera conocer sus opiniones al respecto. La solución parece obvia, pero creo importante escuchar o leer opiniones al respecto.

[Frank]

@maría-josé, este es un problema típico en las pymes cuando están en sus primeras etapas.

[Avance]

Saludos, @María-José
Te comparto una respuesta para tu inquietud algo extensa, pero necesaria.

La situación que describes sobre la inconsistencia de datos y la falta de colaboración en su manejo es un desafío común en muchas organizaciones, especialmente en pequeñas y medianas empresas (pymes).

A continuación, te presento algunas consideraciones y posibles soluciones para abordar estos problemas.

Causas de la inconsistencia de datos

1. Errores humanos: La entrada manual de datos es propensa a errores, lo que puede llevar a discrepancias significativas. Por ejemplo, errores tipográficos en nombres de clientes o cantidades incorrectas pueden distorsionar los registros.

2. Sistemas no integrados: Muchas pymes utilizan sistemas heredados o diferentes aplicaciones que no se comunican entre sí. Esto dificulta la creación de una "única fuente", lo que resulta en datos inconsistentes entre departamentos o unidades.

3. Falta de normas comunes: Sin estándares claros para la entrada y manejo de datos, diferentes áreas pueden utilizar formatos y terminologías distintas, lo que complica la comparación y el análisis.

4. Duplicación de datos: La falta de coordinación puede llevar a la creación de registros duplicados, lo que no solo afecta la precisión sino también la eficiencia operativa[4][6].

Dos «impactos» en la organización

• Quejas de clientes y proveedores: Si los mismos datos son solicitados por múltiples áreas, esto genera frustración... La percepción de desorganización puede afectar negativamente las relaciones comerciales.

• Oportunidades Perdidas: La mala calidad de los datos puede resultar en la pérdida de oportunidades comerciales. Por ejemplo, un cliente potencial podría ser mal clasificado debido a información incorrecta, impidiendo su seguimiento adecuado.

Soluciones Propuestas

1. Centralización de Datos: Implementar un sistema de gestión centralizado (como un ERP) puede ayudar a consolidar todos los datos en una única plataforma accesible para todos los departamentos. Esto facilita el acceso a información actualizada y reduce las discrepancias.

2. Establecimiento de normas: Definir estándares claros para la entrada y manejo de datos es crucial. Esto incluye formatos uniformes para fechas, nombres y otros campos relevantes.

3. Fomento del intercambio de datos: Promover una cultura donde los datos sean vistos como un activo compartido puede ayudar a romper los 'silos' existentes. Esto no solo mejora la comunicación interna, sino que también optimiza procesos y recursos.

4. Auditorías y revisiones periódicas: Realizar auditorías regulares sobre la calidad de los datos puede ayudar a identificar errores y corregirlos antes de que se conviertan en problemas mayores.

5. Capacitación del personal: Invertir en capacitación para el personal sobre la importancia del manejo adecuado de datos y las herramientas disponibles puede mejorar significativamente la calidad general de la información manejada por la empresa.

Podemos afirmar que la inconsistencia en los datos y la falta de colaboración son problemas serios que pueden afectar tanto la eficiencia operativa como las relaciones con clientes y proveedores.

Abordar estos desafíos requiere un enfoque estratégico que incluya centralización, estandarización y una cultura organizacional que valore el intercambio abierto de información.

¡Espero que estos comentarios te sean útiles!

[GestionaFácil]

Hola, @María-José!

Lo explicado por @Avance cubre los puntos principales para dar solución al problema de inconsistencia de datos. La clave está, sin duda, en internalizar la importancia y el valor de los datos, en verlos como el activo que son… Esto moverá al equipo en la dirección correcta.

La centralización mediante la implementación de un sistema tipo ERP ayudará a consolidar todos los datos en una única plataforma, con accesibilidad para todos los departamentos o áreas. Esto facilitará el acceso a información actualizada y reducirá las discrepancias. Creo que es la solución ideal...

[Carlos1295]

@maría-josé, buen día.
Si buscas alguna solución intermedia, puedes probar algunas opciones sin pago y luego decidir por una suscripción. En línea encuentras alternativas. Por ejemplo: Odoo ERP.

Te recomiendo este vídeo: https://youtu.be/diM-IN0_aTY?si=-AbRw5YwjFxi5O-6