¿Cuál es la mejor estrategia para mapear los procesos de una clínica odontológica?
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Recientemente, Marco Tulio nos compartió un comentario muy positivo sobre un artículo de David Polo Moya: ¿Cómo hacer el mapa de procesos de una clínica odontológica?, el cual elogiaba la claridad y precisión en la descripción de cómo gestionar centros dentales.
Este tema no solo es vital para mejorar la operación de las clínicas odontológicas, sino que también es un gran apoyo para la docencia en esta área.
Planteamos el siguiente caso para discutir y aportar ideas:
Imaginemos que estamos ayudando a una clínica odontológica a estructurar sus procesos.
Los objetivos son mejorar la eficiencia operativa, asegurar la calidad del servicio y maximizar la satisfacción del paciente.
¿Cuál sería la estrategia más adecuada para crear un mapa de proceso?
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@desempeño - Para crear un mapa de procesos efectivo para una clínica odontológica, con el objetivo de mejorar la eficiencia operativa, asegurar la calidad del servicio y la satisfacción del paciente, podemos sugerirle a Marco Tulio la siguiente estrategia:
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Identificar los procesos clave: Comenzar por identificar los principales procesos que componen el flujo de trabajo de la clínica, como la admisión del paciente, el examen inicial, el tratamiento, el cobro, el seguimiento, entre otros. Estos pueden ser los procesos “macro” que deberá estructurar. Es importante verificar que no quede ningún proceso por fuera.
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Mapear los subprocesos: Descomponer cada proceso clave en sus subprocesos y actividades más detalladas. Esto le permitirá entender la secuencia lógica y las interacciones entre las diferentes partes del servicio.
Para cada proceso, es importante responder preguntas como: ¿qué hace qué?, ¿cómo lo hace?, ¿con qué recursos e insumos?, ¿cuál es la calidad del resultado esperado?, entre otras. -
Involucrar al equipo: Trabajar cerca del personal de la clínica (recepcionistas, asistentes, mensajeros, odontólogos, etc.) para capturar su perspectiva y experiencia. Ellos conocen en detalle cómo se realizan las tareas y pueden aportar ideas valiosas para mejorar los procesos.
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Identificar los puntos críticos: Detectar aquellos puntos en los procesos donde puede haber cuellos de botella, demoras, reprocesos o problemas de calidad. Estos serán los focos principales de mejora.
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Estandarizar y documentar: Establecer procedimientos e instrucciones de trabajo claros y estandarizados para cada proceso. Documentar el mapa de procesos de manera visual, que esté accesible para todo el personal.
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Implementar controles y métricas: Definir indicadores clave de desempeño (KPI) que le permitan monitorear y evaluar constantemente la eficiencia y calidad de los procesos. Establecer puntos de control y mecanismos de retroalimentación.
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Mejora continua: Mantener una actitud abierta al cambio y a la mejora continua. Revisar periódicamente el mapa de procesos, identificar oportunidades de optimización y realizar los ajustes necesarios.
Al seguir esta estrategia o una similar, podrá crear un mapa de procesos robusto que le ayude a alcanzar los objetivos planteados para la clínica odontológica.
La clave está en involucrar al equipo, estandarizar los procedimientos y mantener un enfoque de mejora continua.
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Saludos.
Sobre este punto, en la entrada: https://foro.gestionar-facil.com/topic/20/cómo-defino-procesos de este mismo foro también se habló de «procesos». Creo que vale la pena leer lo que se indica allí para complementar - y compartir - la respuesta a Marco Tulio. -
Excelente @golfredo porque allí también se presentan momentos clave para organizar los procesos, como lo son: el diagnóstico y la formalización de procesos para dar orden, la implementación de mejoras y dar reimpulso al negocio.
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Se le debe dedicar el tiempo suficiente para estructurar un mapa de procesos en una clínica odontológica.
Y, si, se debe identificar todas las etapas clave del servicio, desde la recepción del paciente hasta el seguimiento post-tratamiento.
También, se puede usar herramientas visuales como diagramas de flujo y asegurar el involucramiento de todo el equipo para una implementación efectiva.
Saludos
