Comunicación deficiente
-
Dentro de la problemática que tenemos en la atención de pedidos, que conlleva actividades a ser ejecutadas por diversos colaboradores y unidades, está el tema de la comunicación.
La comunicación deficiente entre los diferentes departamentos de la empresa está provocando problemas - y malos entendidos - en la atención de los pedidos de los clientes B2B, que deben ser “traducidos a proyectos”. Hay falta de comunicación entre las áreas involucradas en la planificación y ejecución de proyectos y los responsables de conversar con el cliente (hacer entregas, exponer resultados). María Fernanda, de Geosama.
-
Hola @maríafernanda
Te sugiero 4 acciones:
- Establece canales de comunicación claros y definidos.
- Fomenta la comunicación proactiva y transparente.
- Utilizar herramientas tecnológicas para optimizar la comunicación
- Capacitar a los colaboradores en comunicación efectiva.
Ahora, te explico cada una:
Establece canales de comunicación claros y definidos.
Esto implica:
• Definir roles y responsabilidades: Implica que cada colaborador involucrado en el proceso de atención de pedidos conozca claramente sus roles y responsabilidades. Esto ayudará a evitar duplicidades de trabajo, confusiones y hasta rivalidades sobre quién debe encargarse de cada tarea.
• Crear canales de comunicación formales: Pueden ser la mensajería instantánea, correos electrónicos específicos para pedidos B2B o reuniones periódicas. Esto permitirá que la información fluya entre los departamentos.
• Establecer protocolos de comunicación: Incluyendo la frecuencia de los mensajes, el formato de la información y los canales a utilizar, ayudará a mantener una comunicación organizada y eficiente.Fomenta la comunicación proactiva y transparente:
• Cultura de comunicación abierta: Los colaboradores deben sentirse cómodos para compartir información relevante con sus compañeros, incluso si esta implica reportar problemas o errores.
• Comunicación regular: Permitirá mantener a todos informados sobre el estado de los proyectos y evitar malentendidos.
• Reuniones periódicas: Permitirá discutir el avance de los proyectos, identificar potenciales problemas y tomar decisiones conjuntas de manera oportuna.Utilizar herramientas tecnológicas para optimizar la comunicación:
• Software de gestión de proyectos: Permitirá centralizar la información sobre los pedidos, asignar tareas a los responsables, monitorear el avance y facilitar la comunicación entre los equipos.
• Herramientas de colaboración: Existen herramientas como plataformas de mensajería instantánea, videoconferencias, herramientas para compartir archivos y documentos, etc.
• Herramientas de automatización: Automatizar tareas repetitivas, como el envío de correos electrónicos de seguimiento o la generación de informes, puede liberar tiempo para que los colaboradores se enfoquen en tareas más estratégicas y que requieran mayor interacción humana.
Capacitar a los colaboradores en comunicación efectiva:
• Brindar talleres de comunicación: Para mejorar sus habilidades y comunicarse de manera clara, concisa y asertiva, tanto oralmente como por escrito.
• Enfatizar la importancia de la escucha activa: Deben aprender a escuchar atentamente a sus compañeros, hacer preguntas para asegurarse de comprender la información y evitar interrumpir.
• Promover la empatía y la resolución de conflictos: Esto ayudará a trabajar en equipo de manera efectiva, incluso cuando surjan diferencias de opinión.