Comunicación deficiente

[MaríaFernanda]

Dentro de la problemática que tenemos en la atención de pedidos, que conlleva actividades a ser ejecutadas por diversos colaboradores y unidades, está el tema de la comunicación.

La comunicación deficiente entre los diferentes departamentos de la empresa está provocando problemas - y malos entendidos - en la atención de los pedidos de los clientes B2B, que deben ser “traducidos a proyectos”. Hay falta de comunicación entre las áreas involucradas en la planificación y ejecución de proyectos y los responsables de conversar con el cliente (hacer entregas, exponer resultados). María Fernanda, de Geosama.

[Congruencia]

Hola @maríafernanda

Te sugiero 4 acciones:

1. Establece canales de comunicación claros y definidos.
2. Fomenta la comunicación proactiva y transparente.
3. Utilizar herramientas tecnológicas para optimizar la comunicación
4. Capacitar a los colaboradores en comunicación efectiva.

Ahora, te explico cada una:

Establece canales de comunicación claros y definidos.
Esto implica:
• Definir roles y responsabilidades: Implica que cada colaborador involucrado en el proceso de atención de pedidos conozca claramente sus roles y responsabilidades. Esto ayudará a evitar duplicidades de trabajo, confusiones y hasta rivalidades sobre quién debe encargarse de cada tarea.
• Crear canales de comunicación formales: Pueden ser la mensajería instantánea, correos electrónicos específicos para pedidos B2B o reuniones periódicas. Esto permitirá que la información fluya entre los departamentos.
• Establecer protocolos de comunicación: Incluyendo la frecuencia de los mensajes, el formato de la información y los canales a utilizar, ayudará a mantener una comunicación organizada y eficiente.

Fomenta la comunicación proactiva y transparente:
• Cultura de comunicación abierta: Los colaboradores deben sentirse cómodos para compartir información relevante con sus compañeros, incluso si esta implica reportar problemas o errores.
• Comunicación regular: Permitirá mantener a todos informados sobre el estado de los proyectos y evitar malentendidos.
• Reuniones periódicas: Permitirá discutir el avance de los proyectos, identificar potenciales problemas y tomar decisiones conjuntas de manera oportuna.

Utilizar herramientas tecnológicas para optimizar la comunicación:
• Software de gestión de proyectos: Permitirá centralizar la información sobre los pedidos, asignar tareas a los responsables, monitorear el avance y facilitar la comunicación entre los equipos.
• Herramientas de colaboración: Existen herramientas como plataformas de mensajería instantánea, videoconferencias, herramientas para compartir archivos y documentos, etc.
• Herramientas de automatización: Automatizar tareas repetitivas, como el envío de correos electrónicos de seguimiento o la generación de informes, puede liberar tiempo para que los colaboradores se enfoquen en tareas más estratégicas y que requieran mayor interacción humana.
Capacitar a los colaboradores en comunicación efectiva:
• Brindar talleres de comunicación: Para mejorar sus habilidades y comunicarse de manera clara, concisa y asertiva, tanto oralmente como por escrito.
• Enfatizar la importancia de la escucha activa: Deben aprender a escuchar atentamente a sus compañeros, hacer preguntas para asegurarse de comprender la información y evitar interrumpir.
• Promover la empatía y la resolución de conflictos: Esto ayudará a trabajar en equipo de manera efectiva, incluso cuando surjan diferencias de opinión.

[Golfredo]

@maríafernanda — Hay muchas formas de abordar la problemática de la comunicación en una pyme.

Un primer paso que recomiendo es realizar un análisis detallado de los problemas de comunicación existentes.

Este análisis es crucial para comprender completamente la magnitud y la naturaleza de los problemas, y para identificar las áreas y los puntos críticos donde se producen malentendidos o fallas en la comunicación. Tareas a desarrollar en el primer paso:

1. Recopilar Información: Entrevista a empleados de diferentes departamentos y niveles jerárquicos para entender sus perspectivas sobre los problemas de comunicación.

2. Identificar Problemas Específicos: Determinar en qué situaciones ocurren los problemas de comunicación, qué información no se está compartiendo o se está compartiendo de manera inadecuada, y cómo esto impacta en la atención de los pedidos y la satisfacción del cliente.

3. Mapa de Flujo de Comunicación: Crear un mapa de flujo que aclare el cómo debe fluir la información entre los diferentes departamentos y colaboradores, y comparar esto con la realidad.

4. Evaluar los Procesos Actuales: Analizar los procesos actuales de comunicación, incluyendo las herramientas y métodos utilizados, para identificar lagunas y puntos de falla.

5. Diagnóstico de Comunicación: Utilizar cuestionarios, encuestas o grupos de discusión para obtener una visión más amplia de las dificultades y las necesidades de comunicación de los empleados.

6. Priorizar las Áreas de Mejora: Identificar las áreas donde la mejora de la comunicación tendría el mayor impacto en la eficiencia y la satisfacción del cliente.

7. Generar un Informe de Hallazgos: Preparar un informe que resuma los hallazgos del análisis, destacando los problemas críticos y proponiendo posibles soluciones o áreas para enfocar en el siguiente paso del proceso de mejora.

8. Presentar y Discutir los Hallazgos: Compartir los hallazgos con los empleados y los líderes clave de la empresa para asegurar una comprensión común de los problemas y el compromiso para abordarlos.

Este primer paso es fundamental, ya que proporciona una base sólida para el resto del proceso de mejora, asegurando que cualquier cambio en la comunicación esté apoyado por una comprensión profunda de los problemas subyacentes.

[MaríaFernanda]

@golfredo @Congruencia ¡Gracias por las respuestas! Estaremos considerando las recomendaciones para mejorar la comunicación.