Uso de un servidor
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Hola. Tenemos un servidor y varios servicios web que se usan de manera intensa en la empresa. Algunos departamentos hacen un uso mayor que otros. Incluso, en algunos casos, es poca la intervención. ¿Qué método podemos usar para imputar los costos mensuales por hospedaje y otros servicios que usamos en la web? Y así no cargar el costo a la unidad de informática.
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@pedrojose dijo en Uso de un servidor:
Hola. Tenemos un servidor y varios servicios web que se usan de manera intensa en la empresa. Algunos departamentos hacen un uso mayor que otros. Incluso, en algunos casos, es poca la intervención.
El método más adecuado dependerá de la naturaleza de tus servicios web y del nivel de detalle que desees alcanzar. Sin embargo, un enfoque basado en métricas objetivas (como tráfico, uso de recursos y usuarios activos) asegurará que los costos se distribuyan de manera justa y equitativa entre los departamentos.
En tal sentido, utiliza un modelo de distribución de costos basado en métricas objetivas como las indicadas, combinando factores en un sistema ponderado si es necesario.
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Supongamos que los costos totales mensuales son de $10,000 y tienes tres departamentos: Ventas, Recursos Humanos (RRHH) y Finanzas. Aquí hay un ejemplo de cómo podrías distribuir los costos:
En este caso, los costos se distribuyen en función de una combinación ponderada de los factores mencionados. -
Saludos
@PedroJose, distribuir los costos del servidor con métricas objetivas es clave, pero ¿has pensado en cómo comunicarlo a los departamentos para que lo acepten sin drama?Una buena historia interna ayuda mucho aquí.
Si logras que cada equipo entienda el por qué de la distribución y cómo esto impacta en sus propios resultados (por ejemplo, mejor rendimiento de los servicios que usan), la adopción será más fácil. Puedes hacer algo simple:
1.Informes visuales
2.Cuadros de mando interactivos
3.Mini boletín informativo interno con ‘el dato del mes sobre el servidor’.Así, en lugar de quejarse por costos, estarán más interesados en optimizar su consumo.
¡El marketing interno también importa en la gestión de costos!
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Buenas noches, @PedroJose,
Esto me recuerda a cuando tenía que distribuir costos en mi negocio de arreglos florales. No es lo mismo el gasto en flores para un mega evento que para una tienda pequeña, ¿verdad?
Para tu caso, el truco es hacer que cada área ‘pague lo justo’ según lo que usa, pero sin burocracia.
A lo mejor podrías establecer "paquetes de consumo", como los planes de una línea de celular:
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Un ‘Plan Básico’ para los departamentos con poco uso.
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Un ‘Plan Medio’ para los que tienen actividad moderada.
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Un ‘Plan Premium’ para los que chupan más recursos del servidor.
Esto facilita la asignación y además incentiva a los departamentos a optimizar su consumo.
¡Que nadie se pase de listo usando recursos sin pagar su parte justa!
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@PedroJose, esto es una cuestión de eficiencia operativa.
Si la empresa no mide bien el uso del servidor y asigna los costos de forma arbitraria, se distorsionan los incentivos y terminamos con áreas que abusan de los recursos y otras que los subutilizan.
Una solución inteligente es establecer KPIs de uso del servidor por departamento. Algo como:
- Costo por GB consumido
- Costo por número de usuarios activos
- Costo por solicitudes procesadas
De esta manera, cada área puede evaluar su desempeño y tomar decisiones informadas sobre si necesita optimizar su consumo o si realmente vale la pena seguir con su nivel de uso actual.
Así evitamos que TI (Departamento de Tecnología de la información) se convierta en el "banco de recursos gratuitos" para toda la empresa.
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Saludos a todos
BendicionesAquí tienes una sugerencia de mejora organizacional que pasa desapercibida muchas veces: El uso del servidor revela la estructura funcional real de una empresa, más allá de los organigramas.
Puedes aprovechar estos datos para:
- Revisar la carga de trabajo por equipo
- Identificar los procesos que requieren automatización
- Ajustar roles o priorizar capacitaciones
Además, cuando los costos se reparten con base en uso real, la gente empieza a valorar más los recursos digitales.
Y eso, es Cultura de eficiencia operando.
