¡Auxilio! La contabilidad es un caos

JosefinaV

¡Hola! Tenemos un caos con la contabilidad después de que el analista clave renunciara. El punto es que debemos partir de «cero» (las razones no las comentaré). ¿Alguien con un plan sencillo para poner en orden el área?

Avance

Hola @josefinav. Aquí te propongo un plan de acción que puede ayudarte a enrumbar el área de contabilidad del negocio.

Te lo expongo por fases:
Fase 1. Realiza una evaluación inicial:

Reúne toda la información disponible, como facturas, recibos, estados de cuenta bancarios, etc.
Analiza la información para identificar los problemas y las áreas que requieren atención:

Identifica los períodos contables que no han sido registrados o conciliados.
Detecta posibles errores o inconsistencias en la información contable.
Evalúa el estado general de la organización contable.

Fase 2: Organiza y actualiza:
3. Establece un sistema de archivo:

Implementa un sistema de carpetas físicas o digitales para organizar la documentación contable de manera eficiente.
Clasifica los documentos por tipo, fecha y relevancia.

Registra y concilia la información:

Ingresa todas las transacciones pendientes en el sistema contable.
Concilia las cuentas bancarias y tarjetas de crédito.

Actualiza los libros contables. Asegúrate que los libros contables reflejen la situación financiera real de la empresa.

Fase 3: Implementa mejoras
6. Considera la implementación de un software contable que automatice y facilite los procesos contables.
7. Brinda capacitación al personal sobre el uso del software contable y los principios básicos de contabilidad.
8. Establecer controles internos:

Implementa controles internos para prevenir errores y fraudes.
Separa las funciones contables y establece mecanismos de aprobación para las transacciones.

@JosefinaV recuerda que también es muy importante considerar la asesoría de un contador profesional. Este profesional te será útil al momento de elaborar los informes financieros y cumplir con las obligaciones fiscales.

JosefinaV

@avance Gracias por la respuesta.
Una pregunta adicional, cuando hablas de controles internos, ¿cuáles debo aplicar y cómo…? ¿Necesitaré más personal?

Avance

@josefinav existen distintas medidas de control interno que puedes aplicar para mejorar la gestión contable de tu empresa.

Te voy a mencionar algunas de las más comunes:

1. Separación de funciones. Evita que una misma persona realice tareas incompatibles, como autorizar y registrar pagos, o manejar efectivo y conciliar cuentas bancarias.
En tu caso, podrías considerar asignar la autorización de pagos a un gerente o supervisor, mientras que el registro de pagos lo realiza un empleado de contabilidad.
También es recomendable designar a un responsable del manejo de efectivo y a otro para la conciliación de cuentas bancarias.
Recuerda que la separación de funciones es clave para evitar posibles errores o fraudes.

2. Controles de acceso. Restringe el acceso a la información contable solo al personal autorizado.
Para lograrlo, puedes implementar un sistema de contraseñas seguras para acceder al software contable y limitar el acceso físico a áreas sensibles, como la caja fuerte o la sala de servidores.

3. Conciliaciones regulares. Verifica que los registros contables coincidan con los estados de cuenta bancarios, extractos de tarjetas de crédito y otros documentos financieros.
Por ejemplo, realiza conciliaciones bancarias mensuales, concilia las ventas en efectivo con los registros de caja y compara los movimientos de inventario con las facturas de compra y venta.

4. Documentación y aprobación de transacciones. Asegúrate de que todas las transacciones estén debidamente documentadas y aprobadas por las personas autorizadas.
Exige facturas o comprobantes para todas las compras y gastos, e implementa un sistema de aprobación de pagos, como firmas o autorizaciones electrónicas.
Además, lleva un registro de las aprobaciones de transacciones.

5. Revisiones y auditorías. Verifica periódicamente el funcionamiento de los controles internos e identifica posibles debilidades o áreas de mejora.
Realiza autoevaluaciones periódicas de los controles internos y considera contratar a un auditor externo para realizar una revisión independiente.

En cuanto a la necesidad de más personal, esto dependerá del tamaño y complejidad de tu empresa, así como del volumen de transacciones contables.
Si implementas controles internos eficientes y automatizas algunos procesos contables, es posible que no necesites contratar personal adicional.
Sin embargo, si la carga de trabajo es significativa o si no cuentas con personal con la experiencia necesaria, podría ser necesario considerar la contratación de un contador o asistente de contabilidad.
Recuerda que la implementación exitosa de controles internos requiere la participación y compromiso de todo el personal.
Es importante comunicar la importancia de estos controles, capacitar a los empleados en su aplicación y fomentar una cultura de control interno en la empresa.

Mr peligro

@JosefinaV

Los riesgos de no tener la contabilidad bajo control para una empresa son numerosos y significativos:

1. Imprecisiones financieras:

Información financiera errónea dificulta la toma de decisiones estratégicas acertadas, inversiones correctas y evaluaciones de riesgos precisas.
El equipo puede subestimar los costos, sobreestimar las ganancias o tener una imagen distorsionada de la liquidez, lo que lleva a decisiones financieras comprometedoras.

2. Problemas de cumplimiento:

El incumplimiento de las normas fiscales, laborales o contables puede acarrear multas, sanciones e incluso procesos legales. ¡Y hasta el cierre!
La falta de registros contables dificulta o imposibilita demostrar el cumplimiento de las regulaciones, lo que pone en riesgo la reputación.

3. Fraude y robo:

La falta de controles contables internos adecuados aumenta el riesgo de fraude y robo.
Los empleados o terceros pueden aprovecharse del caos contable para malversar fondos o activos de la empresa sin ser detectados. ¡Este es un hecho común en pymes sin orden en sus cuentas!

4. Pérdida de control operativo:

Sin una contabilidad precisa, es difícil hacer un seguimiento de las operaciones diarias, el inventario y la cadena de suministro.
La empresa puede perder el control sobre sus gastos, lo que puede conducir a ineficiencias y pérdidas.

5. Dificultades para obtener financiamiento:

Las empresas con una contabilidad desordenada suelen tener problemas para obtener préstamos o inversiones.
Los bancos e inversores consideran la información financiera precisa como un factor crucial para evaluar el riesgo crediticio, y la falta de ella puede ser un obstáculo importante para el crecimiento.

Puedo afirmar, en resumen, que no tener la contabilidad bajo control tendrá consecuencias graves para la empresa, tanto a corto como a largo plazo. Por lo tanto, es fundamental implementar medidas para organizar y fortalecer los procesos contables y minimizar los riesgos, además de garantizar la salud financiera de la organización.