Confusión y retrabajo
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Tengo dos problemas que están afectando la productividad, en forma creciente, de los empleados:
- El primero es la confusión sobre quién es el responsable de una tarea. Además de que, estamos conscientes, la distribución de tareas en la pyme es deficiente. Aún no hemos atendido este punto.
- El segundo es el retrabajo o la duplicación de esfuerzo en áreas diversas, lo que se evidencia de muchas formas. Por ejemplo, la transcripción de un mismo documento en dos o más áreas; o la repetición de "tareas/actividades" debido a errores que pueden ser evitados sin mayor esfuerzo.
¿Qué pasos o qué métodos podemos aplicar para eliminar estos problemas y, sobre todo, para que no reaparezcan?
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Nos comentas dos problemas críticos que se relacionan de manera importante. Creo que debes atender el primero antes de “tratar” el retrabajo.
Para abordar los problemas de confusión en la responsabilidad de tareas y el retrabajo, se pueden implementar muchos pasos, pero los dos principales son los siguientes:
Definición clara de roles y tareas
- Realizar un análisis detallado de las funciones de cada empleado y las tareas asociadas. Esto ayudará a identificar responsabilidades específicas.
- Crear una guía que detalle las tareas y responsabilidades de cada puesto. Asegurarse de que todos los empleados tengan acceso a este documento.
Mejora en la Comunicación
- Establecer reuniones periódicas para discutir el progreso de las tareas y aclarar dudas sobre responsabilidades. Esto fomenta la colaboración y reduce la confusión.
- Implementar herramientas digitales (como Trello, Asana o Slack) para la asignación y seguimiento de tareas. Estas plataformas permiten visualizar quién es responsable de qué.
Habrá otros pasos importantes para resolver los problemas planteados, pero estos serán clave a la hora de cambiar la situación.
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Otra opción que estamos aplicando, en nuestro caso, es la definición de todos los procesos claves. Con esa actividad se logra poner orden en la organización. Porque al definir procesos debes establecer pasos, tareas, productos a generar en cada proceso, responsables, tiempos, entre otros aspectos. Y por esa vía, después de tener todo claro, eliminas el retrabajo. Espero que nuestra experiencia también les sirva.
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¡Vaya! Los problemas que mencionas son más comunes de lo que pensamos en las pymes.
Aparte de lo que ya se ha dicho, una técnica que te puede ayudar es aplicar la metodología de matrices de responsabilidad.
Con estas matrices, como la RACI (Responsable, Aprobador, Consultado e Informado), cada tarea queda clara desde el inicio.
Además, al utilizar una herramienta digital para organizar todo esto, se hace más visual y accesible para el equipo.
Así, tanto la asignación de responsabilidades como el seguimiento son más sencillos, y evitarás la duplicación de esfuerzos.
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@maría-josé dijo en Confusión y retrabajo:
Otra opción que estamos aplicando, en nuestro caso, es la definición de todos los procesos claves. Con esa actividad se logra poner orden en la organización. Porque al definir procesos debes establecer pasos, tareas, productos a generar en cada proceso, responsables, tiempos, entre otros aspectos. Y por esa vía, después de tener todo claro, eliminas el retrabajo. Espero que nuestra experiencia también les sirva.
¿Cuentan con alguna guía sencilla, pero efectiva, para plasmar los procesos de la empresa y mantener actualizada la documentación?
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@maría-josé - Sí, te comparto dos artículos en el blog de Gestionar Fácil, que te ayudarán sin duda:
- Cómo hacer un mapa de procesos en una pyme: paso a paso. https://www.gestionar-facil.com/como-hacer-un-mapa-de-procesos/
- Documentación de procesos: claves para pymes. https://www.gestionar-facil.com/documentacion-de-procesos/
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