Manejo de la información

apereira

Tenemos un problema que se agrava con el tiempo..., dado que la empresa tiene cada vez más clientes. Es decir, al tener más compradores se manejan más dato, más información, pero esta no está a la disposición de todos lo que deben hacer uso de ella. ¿Qué solución rápida y eficaz sugieren?

(Pyme de 25 empleados).

GestionaFácil

Hola, @apereira
Una solución rápida.... Para el caso que planteas, con una pyme de 25 empleados, es COMPRAR un software ya probado. Algunas razones son estas:

Tiempo crítico: Mencionaste que el problema se agrava con el tiempo, necesitas una solución rápida.
Tamaño de la empresa: 25 empleados es un tamaño donde los costos de licencias aún son manejables.
Recursos: El costo de mantener un equipo de desarrollo de software propio superaría el costo de las licencias.
Madurez: Los software existentes ya tienen años de desarrollo y optimización.

Entonces, las sugerencias específicas son:

Comenzar con un CRM como HubSpot (tiene versión gratuita) o Platzilla.
Usar período de prueba para validar que cubre tus necesidades.
Negociar precios por paquete anual.
Solicitar capacitación incluida.

Espero que con esta respuesta tengas más claro qué hacer...

MaríaFernanda

Por experiencia sé que una propuesta de solución es implementar una plataforma de gestión de datos centralizada y accesible para todos los empleados.

Esta herramienta permitirá almacenar, organizar y compartir información de manera eficiente, asegurando que todos los equipos cuenten con los datos necesarios para tomar decisiones informadas y optimizar los procesos.

En resumen: Unificar la información en una sola plataforma para facilitar el acceso y la toma de decisiones.

La propuesta de @GestionaFácil es la ideal. Comprar un software, previa evaluación en función de las necesidades específicas de la empresa.

Avance

Para una pyme de 25 empleados que enfrenta desafíos en la gestión y accesibilidad de la información debido al crecimiento de su base de clientes, propongo la siguiente solución rápida y eficaz:

Implementación de un CRM

Un sistema CRM (Customer Relationship Management) es una solución ideal para centralizar y organizar la información de los clientes, facilitando su acceso y uso por parte de todos los empleados que lo necesiten.

Pasos para la implementación:

1- Selección del CRM adecuado

Optar por una solución en la nube, como Platzilla, HubSpot CRM (con versión gratuita), o Zoho CRM, que son escalables y fáciles de implementar.
Elegir una opción que se adapte al tamaño de la empresa y ofrezca una interfaz intuitiva.

2- Configuración rápida

Realizar una configuración básica inicial que incluya los campos esenciales para capturar la información más relevante de los clientes.
Establecer perfiles de usuario y permisos de acceso según las necesidades de cada departamento.

3- Migración de datos

Importar los datos existentes de los clientes al nuevo sistema CRM.
Priorizar la información más crítica y reciente para una migración inicial rápida.

4- Capacitación 'express'

Organizar sesiones de capacitación breves, pero intensivas para todos los empleados que utilizarán el sistema.
Crear guías rápidas de referencia y videos tutoriales cortos para facilitar el aprendizaje continuo.

5- Implementación por fases

Comenzar con un departamento piloto (por ejemplo, ventas) antes de extenderlo a toda la empresa.
Recopilar feedback y realizar ajustes rápidos antes de la implementación completa.

6- Integración con herramientas existentes

Conectar el CRM con otras herramientas que ya se estén utilizando, como el correo electrónico o las aplicaciones de productividad.

7- Establecer procesos claros

Definir protocolos simples para la entrada y actualización de datos en el CRM.
Asignar responsabilidades claras para el mantenimiento y la limpieza de datos.

8- Monitoreo y optimización continua

Designar a un "campeón del CRM" dentro de la empresa para supervisar su uso y promover las mejores prácticas.
Realizar revisiones periódicas para identificar áreas de mejora y optimizar el uso del sistema.

Esta solución permitirá centralizar rápidamente la información de los clientes, mejorar la accesibilidad de los datos para todos los empleados que los necesiten, y sentar las bases para una gestión de información más eficiente a medida que la empresa siga creciendo.

¡¿Qué opinas?!